A medida que los empleadores adoptan el trabajo remoto, uno de los mayores obstáculos es el sistema telefónico de su empresa. Un sistema telefónico virtual le brinda mucha más funcionalidad en comparación con las líneas fijas.
Los sistemas telefónicos anticuados son incompatibles con esta nueva normalidad. Los miembros del equipo no están en la oficina para recibir llamadas, ni necesariamente tienen acceso a un teléfono de escritorio.
El cambio al trabajo remoto y distribuido significa que las empresas necesitan un sistema telefónico virtual.
Entonces, ¿puede administrar su negocio desde un sistema telefónico basado en la nube? ¿Es muy difícil de configurar? ¿Qué características debo buscar? Cubriremos todo esto y más en esta guía completa.
¿Qué es un sistema telefónico virtual?
Un sistema telefónico virtual es una plataforma de comunicaciones que maneja las llamadas de su empresa a través de una conexión a Internet. Permite a los usuarios aceptar llamadas entrantes y salientes en una aplicación de escritorio, teléfono móvil o teléfono de escritorio.
A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales que solo funcionan en una ubicación, puede usar su hardware existente para trabajar en cualquier lugar. Si tiene una conexión a Internet, puede hacer y recibir llamadas telefónicas.
La principal razón por la que las empresas trasladan su sistema telefónico a la nube es para aprovechar las funciones avanzadas que solo puede proporcionar un sistema telefónico virtual. Permite a las empresas de todos los tamaños mejorar la productividad y hacer crecer su equipo.
Los proveedores de sistemas telefónicos virtuales mantienen una infraestructura de comunicaciones escalable para los usuarios. Estos proveedores mantienen una infraestructura de comunicaciones escalable para los usuarios. Además del propio servicio de telefonía VoIP, implementan funciones avanzadas como mensajes de texto SMS, números de teléfono comerciales y transcripción de mensajes de voz.
En pocas palabras, un sistema telefónico virtual es una forma rentable de mantener conectado a todo su equipo. Una nueva investigación sugiere que casi 40% de empresas Tener miembros del equipo que trabajen de forma remota. Necesitará un sistema telefónico que funcione dentro y fuera de la oficina.
¿Cómo funciona un sistema telefónico virtual?
Un sistema telefónico virtual conecta llamadas entre números gratuitos y números de teléfono locales y usuarios. Antes de que suene el teléfono, sucede mucha magia tecnológica.
Estos servicios de telefonía en la nube funcionan administrando toda la infraestructura de telecomunicaciones y las relaciones con la red telefónica pública conmutada, más conocida como PSTN. Eso es solo por conectividad.
Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) existe en el núcleo de un sistema telefónico virtual. Las extensiones telefónicas existen virtualmente y no como líneas físicas. Puede usar cualquier número de teléfono comercial existente, incluso números personalizados. A partir de ahí, convierte sus llamadas telefónicas de sonido analógico con códecs VoIP para lograr una calidad de llamada superior.
Para un rendimiento óptimo, los proveedores de VoIP configuran una red redundante de centros de datos. En caso de mal tiempo, las comunicaciones se conmutan automáticamente a otros servidores sin perder el ritmo.
números de teléfono locales
Del mismo modo, un sistema telefónico virtual no termina en su edificio. Existe en internet. Puede desviar llamadas desde el teléfono de su oficina a su teléfono celular con facilidad. Si se está tomando un tiempo libre, puede dirigir las llamadas a otro colega.
En el front-end, los usuarios obtienen un montón de nuevas capacidades para trabajar y colaborar de manera efectiva. Desde el momento en que llega una llamada entrante, puede enrutarla a un operador automático, que a veces se denomina árbol telefónico. También pueden intercambiar mensajes de texto con clientes desde la misma plataforma que su servicio telefónico comercial.
Los teléfonos fijos funcionan de manera muy diferente. Estás confinado a donde lo instale la compañía telefónica. La conectividad solo se puede establecer a través de conexiones por cable. Tampoco puede ignorar el aumento de los peajes y las tarifas mensuales. VoIP le permite realizar llamadas en cualquier lugar donde tenga acceso a Internet; funciona bien con una señal Wi-Fi fuerte.
Los sistemas telefónicos virtuales le permiten a usted y a su equipo aprovechar una mayor confiabilidad, una mejor calidad de llamadas y una gran cantidad de funciones avanzadas para trabajar mejor.
Diferencias entre una PBX y un sistema telefónico virtual
Si aún no está usando un servicio telefónico VoIP, es posible que esté usando una configuración de centralita privada (PBX). No es lujoso, pero funciona. A continuación se muestra un desglose de las diferencias clave entre un sistema telefónico virtual y un PBX.
| Función | Centralita privada | Sistema telefónico virtual |
|---|---|---|
| Llamadas entre oficinas |  | |
| llamadas PSTN | | |
| Requisitos de hardware | | |
| Mantenimiento en proceso | | |
| Transporte | Analógico, RDSI o PRI | Internet (100 kbps por línea) |
| Listo para trabajar desde casa | | |
| Facilidad de configuración | ★ | ★★★★★ |
| Transcripción de mensajes de voz | | |
| Mensaje de texto | | |
| Escalabilidad | ★★ | ★★★★★ |
| Fiabilidad | ★★★ | ★★★★★ |
| Costo por usuario | $$$ | $$ |
Beneficios de usar un sistema telefónico virtual
No todos los sistemas telefónicos comerciales son iguales. Necesita más que un servicio telefónico estándar. He aquí por qué un sistema telefónico virtual es la opción preferida para pequeñas empresas y empresas.
1. Fácil configuración
Una de las principales ventajas de un sistema telefónico virtual es que es fácil de configurar y usar.
Los sistemas telefónicos tradicionales son difíciles de configurar. Debe esperar a que un instalador pase los cables y corte agujeros en toda la oficina. Durante este tiempo, su equipo no podrá realizar ni recibir llamadas telefónicas. ¿Puede permitirse el lujo de detener el negocio?
Un sistema telefónico virtual funciona dondequiera que tenga una conexión a Internet de alta velocidad. Dado que el hardware del teléfono es opcional, puede comenzar de inmediato. Y cuando obtenga sus teléfonos VoIP, todo lo que necesita hacer es enchufarlos. Eso es.
de nextiva servicio telefónico VoIP es ideal para empleados remotos y en la oficina. Puede configurarlo usted mismo sin necesidad de TI, así de fácil.
2. Costos más bajos
Con demasiada frecuencia, las empresas pagan por las soluciones y no las utilizan al máximo. Esto resulta en una gran cantidad de residuos. Un sistema telefónico virtual le permite seleccionar la combinación correcta de funciones y líneas que funcionen para usted.
Ya sea que necesite un completo sistema telefónico de oficina Ahora plan de telefonía para pequeñas empresas, obtienes el máximo valor al volverte virtual.
El sistema telefónico virtual de Nextiva proporciona un reemplazo directo para varias aplicaciones comerciales desde el primer día. No olvide que ahorrará hasta 651 TP2T en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales. Las funciones integradas le ahorran aún más. Reducirá sus costos con estas características premium incluidas:
- Operadores automáticos y saludos personalizados
- Música en espera y mensajes de consuelo
- Enrutamiento automático de llamadas según el horario comercial
- Reenvío de llamadas a diferentes extensiones de teléfono y ubicaciones
- Registros detallados de llamadas Tendencias de llamadas entrantes y salientes
- Identificador de llamadas administrado para mantener su número de celular privado
- Grabacion de llamada para la formación del personal
- Llamadas internacionales asequibles
Todas estas características hacen que un sistema telefónico virtual sea una excelente opción para todas las empresas. Es una opción económica para pequeñas empresas. Además, contiene todas las funciones de llamadas que empresas han disfrutado durante años.
3. Números de teléfono bajo demanda
Si tiene un equipo remoto, es probable que todos sus números de teléfono tengan códigos de área diferentes y prefijos inconsistentes, lo que dificulta la comunicación. Si es un desafío para usted, imagínese cómo lo es para sus clientes.
Los sistemas telefónicos virtuales le dan a su equipo una identidad profesional para mejorar sus conversaciones. Tiene la opción de utilizar un número gratuito, elegir un número local o incluso ningún número de marcación directa. Todo depende de usted.
Si necesita configurar números de teléfono enfocados regionalmente, puede hacerlo. Es una gran manera de hacer su campañas de llamadas más exitoso.
No importa el caso de uso, su equipo siempre puede usar el número de teléfono preferido. El enrutamiento de llamadas avanzado puede dirigir las llamadas a su dispositivo móvil, correo de voz u otra persona si lo desea.
La privacidad es fundamental para un sistema telefónico virtual. Sus empleados pueden ocultar su identificador de llamadas para realizar y recibir llamadas comerciales sin revelar los números de teléfono celular. Además, cifra las llamadas telefónicas para obtener el máximo seguridad VoIP.
4. Opciones de dispositivos flexibles
Los sistemas de telefonía con cable requieren que su equipo reciba llamadas a través de un teléfono de escritorio. Eso es. Con Voz sobre IP, su equipo puede comunicarse desde una variedad de dispositivos.
Los sistemas telefónicos virtuales adoptan estándares abiertos y universales. Esta interoperabilidad significa que puede recibir llamadas desde cualquier dispositivo basado en IP, en lugar de solo un teléfono de escritorio. Los dispositivos de ejemplo incluyen:
- Softphones de escritorio o portátiles
- iPads y tabletas
- teléfonos de conferencia
- Aplicaciones de Android o iOS
- Teléfonos VoIP inalámbricos
Estos estándares le permiten mezclar y combinar el hardware adecuado para su individuo. Un ejecutivo tiene necesidades diferentes a las de un representante de soporte. Estos dispositivos se basan en el Protocolo de inicio de sesión (sorbo) para llamadas comerciales confiables.
¿La mejor parte? Nuestra investigación ha demostrado que 59% de los profesionales de negocios ya utilizan en menos tres dispositivos mientras está en el trabajo. No es necesario comprar ningún equipo adicional. Funciona con los dispositivos de comunicación que ya utiliza.
5. Enrutamiento inteligente de llamadas
Maneje las llamadas telefónicas entrantes con facilidad y diríjalas a las personas adecuadas. Si solo se puede acceder a su equipo por teléfono celular, ya sabe lo frustrante que es transferir llamadas. Los proveedores de servicios telefónicos virtuales eliminan esta molestia.
En primer lugar, puede dirigir las llamadas telefónicas comerciales a su número principal a través de un asistente automático. Esta función permite a las personas que llaman elegir el departamento o la persona con la que desean comunicarse. Todo negocio debería tener esta configuración.
En segundo lugar, puede configurar el desvío automático de llamadas según el horario comercial. Si tiene un servicio de contestador, puede ajustarlo a su horario desde una interfaz amigable y sencilla.
En tercer lugar, su equipo tiene el control de su disponibilidad. Los usuarios pueden ajustar su reenvío o enviar a las personas que llaman al correo de voz. Este control detallado sobre el servicio telefónico aumenta la satisfacción del cliente y las ventas.
Para necesidades comerciales más exigentes, no busque más allá de un centro de llamadas basado en la nube. Le permite aprovechar funciones avanzadas como enrutamiento basado en habilidades, inteligencia artificial, cola de llamadas y respuesta de voz interactiva (IVR) para manejar cualquier volumen de llamadas. ¡También es todo virtual!
6. Informes y análisis robustos
¿Qué días de la semana son los más ocupados? ¿Cómo se ve el volumen de llamadas durante las vacaciones? ¿Necesitamos contratar más agentes? Estas preguntas solo se pueden responder con análisis e informes de llamadas en tiempo real.
Estos paneles pueden ayudarlo a administrar el volumen de llamadas y relacionarlas con los resultados comerciales. Históricamente, solo las organizaciones de tamaño empresarial tenían estas capacidades. Ahora, las pequeñas empresas pueden usar la analítica para escalar.
Los sistemas telefónicos virtuales hacen que estos datos sean fáciles y accesibles. Es fundamental si está administrando agentes del centro de llamadas. Puedes potenciar el uno contra uno del equipo evaluaciones de desempeño. No necesita realizar un seguimiento manual de su tiempo ni microgestionar su tiempo en los teléfonos.
Y lo mejor: puede ver informes en tiempo real y análisis de llamadas a través de una conexión a Internet en cualquier dispositivo. Usted y su equipo estarán en la misma página.
7. Mayor colaboración en equipo
Aquí es donde la goma se encuentra con el camino para los equipos remotos. Su equipo remoto necesita responder preguntas con prontitud. No puede dejar que los proyectos se retrasen debido a fallas en la comunicación.
En lugar de hacer malabarismos con múltiples aplicaciones de mensajería y comunicación, tienes una. En lugar de llamar a un colega, puede enviarle un mensaje de texto rápido. Es menos formal que un correo electrónico y también más rápido. Además, no hace ping a todos los demás en su aplicación de gestión de proyectos.
Las conferencias de audio y video son un elemento básico de cualquier sistema telefónico virtual. Puede reunir a su equipo con un solo clic y proporcionar el acceso telefónico para aquellos que no tienen una conexión VoIP sólida. Para aumentar aún más la productividad, puede centralizar sus proyectos y la colaboración en equipo dentro de Conspicuo.
No es solo para su equipo interno. Puede configurar una línea de conferencia dedicada para sus clientes para que puedan obtener el compromiso práctico que necesitan. Estos espacios de trabajo virtuales promueven un enfoque colaborativo para la comunicación empresarial.
Lista de verificación del comprador para su próximo sistema telefónico
Puede ser un poco abrumador pensar en actualizar su sistema telefónico. Es más fácil de lo que piensas. Estas son nuestras recomendaciones para ayudar a seleccionar el sistema telefónico adecuado.
- Acreditación - ¿El sistema telefónico comercial cumple con los estándares de la industria? PCI, HIPAA y SOC 2 son ejemplos de acreditaciones confiables.
- Fiabilidad - ¿Algún tiempo de inactividad reciente en el último año o dos? Consulte su página de estado y Downdetector para obtener orientación sobre el tiempo de actividad en el mundo real. Busque un tiempo de actividad de 99.999% o superior.
- Funcionalidad - Este es el grande. Identifique qué funciones necesita y cuáles quiere. Hay cientos de funciones de VoIP disponibles. Anticipe sus necesidades durante los próximos dos años.
- Configuración - Determine si puede configurar su servicio telefónico por su cuenta o necesitará un instalador. ¿Puede ponerse en marcha sin afectar las operaciones de rutina?
- Apoyo - Cuál es la disponibilidad y costo adicional de soporte. ¿Cómo puede obtener ayuda (teléfono, correo electrónico, chat)?
- Reputación - Echa un vistazo a sus reseñas en línea. GetVoIP y G2 son buenas fuentes para verificar. ¿Disfruta la mayoría de los usuarios de su servicio telefónico virtual?
- Costo - El costo casi siempre es un factor, por lo tanto, aclare las tarifas mensuales, los cargos únicos y los complementos. Considere también los ahorros en costos al deshacerse de su PBX local.
- Hardware - ¿Puede seleccionar teléfonos VoIP listos para usar y enviarlos a su equipo? ¿Es de un fabricante de renombre?
Preguntas frecuentes sobre el sistema telefónico virtual
Hemos respondido las preguntas más comunes sobre los sistemas telefónicos virtuales a continuación. Por supuesto, si tienes preguntas más específicas, Haznos saber!
¿Cuál es el mejor sistema telefónico virtual?
De nueve sistemas telefónicos virtuales, US News & World Report calificó a Nextiva #1. Nextiva obtuvo la puntuación más alta en rendimiento, confiabilidad, gama de funciones y atención al cliente. Además, Nextiva es el sistema telefónico mejor calificado en GetVoIP según más de 1600 reseñas de clientes.
¿Cómo configuro un sistema telefónico virtual?
Puede configurar un sistema telefónico virtual en solo cuatro pasos:
- Elija un plan de telefonía empresarial.
- Asigne sus números de teléfono.
- Graba los saludos de tu teléfono.
- Comience a realizar y contestar llamadas.
¿Qué números de teléfono puedo usar?
Un sistema telefónico virtual admite cualquier número de teléfono asignado que posea. Para usar su número de teléfono comercial existente, deberá transferirlo a través de un proceso conocido como portabilidad. Toma aproximadamente de 1 a 4 semanas, dependiendo de su proveedor de servicios telefónicos actual.
También puede elegir un número de teléfono virtual al agregar o cambiar extensiones de teléfono. Asimismo, puede utilizar o eliminar estos números de teléfono si ya no los desea.
También puede usar números gratuitos con un sistema telefónico virtual, pero transferirlos lleva un poco más de tiempo. Consulte con su proveedor de VoIP para conocer los requisitos de portabilidad.
¿Cuánto cuesta un sistema telefónico virtual?
El costo de un sistema telefónico virtual oscila entre $17 y $80 mensuales por usuario, según las características. Los teléfonos de escritorio VoIP cuestan entre $75 y $350 cada uno según sus capacidades.
A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, no hay contratos de servicio, costos de TI, interrupciones climáticas ni hardware obsoleto que mantener. Las empresas pueden ahorrar hasta 65% en sus costos de comunicación empresarial.
¿Cuáles son las características principales de un sistema telefónico virtual?
Hay cientos de funciones en un sistema telefónico virtual, pero estas son las principales funciones para usuarios comerciales:
- Aplicaciones móviles y de escritorio
- Gestión avanzada de llamadas
- Enrutamiento dinámico de llamadas
- Rechazo de llamadas anónimas
- Operador automático
- Mensaje de texto
- análisis de llamadas
- Reenvío de llamadas
- Conferencia con un clic
- E911 fidelidad
¿Se puede usar un sistema telefónico virtual en casa?
Un sistema telefónico virtual se puede usar desde casa y en la oficina sin ningún hardware para configurar. Todo lo que necesita es una conexión a Internet para realizar y recibir llamadas telefónicas desde su línea comercial. Casi todas las conexiones de cable y DSL pueden satisfacer las necesidades de un sistema telefónico VoIP moderno.
Los sistemas de telefonía virtual brindan a los empleados remotos la libertad de trabajar en cualquier lugar usando solo su computadora portátil, dispositivo móvil o teléfono de escritorio. Los clientes y compañeros de trabajo no notarán la diferencia. Combínelo con su CRM para aumentar su productividad y flujo de trabajo.
Siga nuestra práctica guía sobre cómo configurar VoIP para ver lo fácil que puede ser.
¿Cuál es la diferencia entre un PBX y un sistema telefónico virtual?
Una central telefónica privada es un sistema telefónico tradicional que utiliza señales analógicas. Los sistemas de telefonía virtual convierten las señales analógicas en digitales y las transmiten a través de Internet. Ambos brindan funcionalidad telefónica, pero de diferentes maneras.
Las diferencias clave entre un PBX y un sistema telefónico virtual son cómo se manejan las llamadas y cómo se conecta a la red telefónica pública conmutada. Los sistemas de telefonía virtual cuestan mucho menos y tienen mucha más escalabilidad que un PBX tradicional.
Obtenga más información en nuestro detallado Guía comparativa de PBX y VoIP. Te lo desglosa todo.
¿Pueden las startups usar un sistema telefónico virtual?
Las empresas en etapa inicial son las que más se beneficiarán de un sistema telefónico virtual. A medida que agrega roles de ventas y servicio, debe asegurarse de que su equipo esté accesible y disponible para reuniones de equipo. Las empresas emergentes pueden agregar y ajustar funciones para satisfacer sus necesidades comerciales, como el desvío de llamadas, el seguimiento de llamadas y la grabación de llamadas.
Curioso sobre cuantas lineas telefonicas necesitas? Es más de lo que piensas.
El mejor sistema telefónico virtual está aquí
La forma en que trabajamos ha cambiado. Incluso cuando todos regresen a la oficina, ¿realmente querrá volver a un sistema telefónico limitado y obsoleto? No es probable.
Su equipo está listo para que seleccione un sistema telefónico hecho para empleados remotos. No tienes tiempo para juegos o compartir GIF. Lo necesita para gestionar las llamadas entrantes con la máxima fiabilidad. También debe ser absolutamente simple para que todos lo usen.
gracias por el blog