A medida que los empleadores adoptan el trabajo remoto, uno de los mayores obstáculos es el sistema telefónico de su empresa. Un sistema telefónico virtual le brinda mucha más funcionalidad en comparación con las líneas fijas.
Old-fashioned phone systems are incompatible with this new normal. Team members aren’t in the office to take calls, nor do they necessarily have access to a desk phone.
El cambio al trabajo remoto y distribuido significa que las empresas necesitan un sistema telefónico virtual.
So, can you run your business from a cloud-based phone system? Is it too difficult to set up? What features should I look for? We’ll cover all these and more in this comprehensive guide.
¿Qué es un sistema telefónico virtual?
Un sistema telefónico virtual es una plataforma de comunicaciones que maneja las llamadas de su empresa a través de una conexión a Internet. Permite a los usuarios aceptar llamadas entrantes y salientes en una aplicación de escritorio, teléfono móvil o teléfono de escritorio.
A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales que solo funcionan en una ubicación, puede usar su hardware existente para trabajar en cualquier lugar. Si tiene una conexión a Internet, puede hacer y recibir llamadas telefónicas.
La principal razón por la que las empresas trasladan su sistema telefónico a la nube es para aprovechar las funciones avanzadas que solo puede proporcionar un sistema telefónico virtual. Permite a las empresas de todos los tamaños mejorar la productividad y hacer crecer su equipo.
Los proveedores de sistemas telefónicos virtuales mantienen una infraestructura de comunicaciones escalable para los usuarios. Estos proveedores mantienen una infraestructura de comunicaciones escalable para los usuarios. Además del propio servicio de telefonía VoIP, implementan funciones avanzadas como mensajes de texto SMS, números de teléfono comerciales y transcripción de mensajes de voz.
En pocas palabras, un sistema telefónico virtual es una forma rentable de mantener conectado a todo su equipo. Una nueva investigación sugiere que casi 40% de empresas have team members that work remotely. You’ll need a phone system that works in and out of the office.
¿Cómo funciona un sistema telefónico virtual?
Un sistema telefónico virtual conecta llamadas entre números gratuitos y números de teléfono locales y usuarios. Before your phone rings, there’s a lot of technological magic that happens.
These cloud phone services work by managing all the telecom infrastructure and relationships with the Public-Switched Telephone Network, better known as PSTN. That’s just for connectivity.
Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) existe en el núcleo de un sistema telefónico virtual. Las extensiones telefónicas existen virtualmente y no como líneas físicas. Puede usar cualquier número de teléfono comercial existente, incluso números personalizados. A partir de ahí, convierte sus llamadas telefónicas de sonido analógico con códecs VoIP para lograr una calidad de llamada superior.
Para un rendimiento óptimo, los proveedores de VoIP configuran una red redundante de centros de datos. En caso de mal tiempo, las comunicaciones se conmutan automáticamente a otros servidores sin perder el ritmo.
números de teléfono locales
Likewise, a virtual phone system doesn’t terminate at your building. It exists on the internet. You can forward calls from your office phone to your cell phone with ease. If you’re taking time off, you can direct calls to another colleague.
En el front-end, los usuarios obtienen un montón de nuevas capacidades para trabajar y colaborar de manera efectiva. Desde el momento en que llega una llamada entrante, puede enrutarla a un operador automático, que a veces se denomina árbol telefónico. También pueden intercambiar mensajes de texto con clientes desde la misma plataforma que su servicio telefónico comercial.
Landlines work much differently. You’re confined to wherever the telephone company installs it. Connectivity can only be established over wired connections. You also can’t ignore the increasing tolls and monthly fees. VoIP lets you place calls anywhere you have internet access — it works well with a strong Wi-Fi signal.
Los sistemas telefónicos virtuales le permiten a usted y a su equipo aprovechar una mayor confiabilidad, una mejor calidad de llamadas y una gran cantidad de funciones avanzadas para trabajar mejor.
Diferencias entre una PBX y un sistema telefónico virtual
If you’re not already using a VoIP phone service, you might be using a Private Branch Exchange (PBX) setup. It’s not fancy, but it works. Below is a breakdown of the key differences between a virtual phone system and a PBX.
| Función | Centralita privada | Sistema telefónico virtual |
|---|---|---|
| Llamadas entre oficinas |  | |
| llamadas PSTN | | |
| Requisitos de hardware | | |
| Mantenimiento en proceso | | |
| Transporte | Analógico, RDSI o PRI | Internet (100 kbps por línea) |
| Listo para trabajar desde casa | | |
| Facilidad de configuración | ★ | ★★★★★ |
| Transcripción de mensajes de voz | | |
| Mensaje de texto | | |
| Escalabilidad | ★★ | ★★★★★ |
| Fiabilidad | ★★★ | ★★★★★ |
| Costo por usuario | $$$ | $$ |
Beneficios de usar un sistema telefónico virtual
Not all business phone systems are made equal. You need more than standard phone service. Here’s why a virtual phone system is the preferred option for small businesses and enterprises.
1. Fácil configuración
One of the top advantages of a virtual phone system is that it’s easy to set up and use.
Traditional phone systems are difficult to configure. You need to wait for an installer to run wires and cut holes all around the office. During this time, your team won’t be able to make or receive phone calls. Can you afford to halt business?
A virtual phone system works wherever you have a high-speed internet connection. Since phone hardware is optional, you can get started right away. And when you get your VoIP phones, all you need to do is plug them in. That’s it.
Nextiva’s servicio telefónico VoIP is ideal for remote employees and in the office. You can set it up yourself without the need for IT — it’s that easy.
2. Costos más bajos
All too often, businesses pay for solutions and don’t use them to the fullest. This results in a lot of waste. A virtual phone system lets you select the right combination of features and lines that work for you.
Ya sea que necesite un completo sistema telefónico de oficina Ahora plan de telefonía para pequeñas empresas, obtienes el máximo valor al volverte virtual.
Nextiva’s virtual phone system provides a direct replacement for several business apps from day one. Don’t forget that you’ll save up to 65% compared to traditional phone systems. Built-in features save you even more. You will lower your costs with these premium features included:
- Operadores automáticos y saludos personalizados
- Música en espera y mensajes de consuelo
- Enrutamiento automático de llamadas según el horario comercial
- Reenvío de llamadas a diferentes extensiones de teléfono y ubicaciones
- Registros detallados de llamadas Tendencias de llamadas entrantes y salientes
- Identificador de llamadas administrado para mantener su número de celular privado
- Grabacion de llamada para la formación del personal
- Llamadas internacionales asequibles
All of these features make a virtual phone system a superb option for every business. It’s a budget-friendly option for small businesses. Plus, it contains every calling feature that empresas han disfrutado durante años.
3. Números de teléfono bajo demanda
If you have a remote team, it’s likely their phone numbers all have different area codes and inconsistent prefixes, making communication a hurdle. If it’s a challenge for you, just imagine how it is for your customers.
Virtual phone systems give your team a professional identity to level up their conversations. You have the option of using a toll-free number, picking out a local number, or even no direct-dial numbers altogether. It’s all up to you.
If you need to set up regionally focused phone numbers, you can. It’s a great way to make your campañas de llamadas más exitoso.
No importa el caso de uso, su equipo siempre puede usar el número de teléfono preferido. El enrutamiento de llamadas avanzado puede dirigir las llamadas a su dispositivo móvil, correo de voz u otra persona si lo desea.
La privacidad es fundamental para un sistema telefónico virtual. Sus empleados pueden ocultar su identificador de llamadas para realizar y recibir llamadas comerciales sin revelar los números de teléfono celular. Además, cifra las llamadas telefónicas para obtener el máximo seguridad VoIP.
4. Opciones de dispositivos flexibles
Wired phone systems require your team to take calls through a desk phone. That’s it. With Voice over IP, your team can communicate from a variety of devices.
Los sistemas telefónicos virtuales adoptan estándares abiertos y universales. Esta interoperabilidad significa que puede recibir llamadas desde cualquier dispositivo basado en IP, en lugar de solo un teléfono de escritorio. Los dispositivos de ejemplo incluyen:
- Softphones de escritorio o portátiles
- iPads y tabletas
- teléfonos de conferencia
- Aplicaciones de Android o iOS
- Teléfonos VoIP inalámbricos
Estos estándares le permiten mezclar y combinar el hardware adecuado para su individuo. Un ejecutivo tiene necesidades diferentes a las de un representante de soporte. Estos dispositivos se basan en el Protocolo de inicio de sesión (sorbo) para llamadas comerciales confiables.
¿La mejor parte? Nuestra investigación ha demostrado que 59% de los profesionales de negocios ya utilizan en menos tres dispositivos while at work. You don’t need to purchase any extra equipment. It works with the communications devices you already use.
5. Enrutamiento inteligente de llamadas
Maneje las llamadas telefónicas entrantes con facilidad y diríjalas a las personas adecuadas. Si solo se puede acceder a su equipo por teléfono celular, ya sabe lo frustrante que es transferir llamadas. Los proveedores de servicios telefónicos virtuales eliminan esta molestia.
En primer lugar, puede dirigir las llamadas telefónicas comerciales a su número principal a través de un asistente automático. Esta función permite a las personas que llaman elegir el departamento o la persona con la que desean comunicarse. Todo negocio debería tener esta configuración.
En segundo lugar, puede configurar el desvío automático de llamadas según el horario comercial. Si tiene un servicio de contestador, puede ajustarlo a su horario desde una interfaz amigable y sencilla.
En tercer lugar, su equipo tiene el control de su disponibilidad. Los usuarios pueden ajustar su reenvío o enviar a las personas que llaman al correo de voz. Este control detallado sobre el servicio telefónico aumenta la satisfacción del cliente y las ventas.
Para necesidades comerciales más exigentes, no busque más allá de un centro de llamadas basado en la nube. It lets you leverage advanced features like skills-based routing, artificial intelligence, call queuing, and interactive voice response (IVR) to handle any call volume. It’s all virtual, too!
6. Informes y análisis robustos
¿Qué días de la semana son los más ocupados? ¿Cómo se ve el volumen de llamadas durante las vacaciones? ¿Necesitamos contratar más agentes? Estas preguntas solo se pueden responder con análisis e informes de llamadas en tiempo real.
Estos paneles pueden ayudarlo a administrar el volumen de llamadas y relacionarlas con los resultados comerciales. Históricamente, solo las organizaciones de tamaño empresarial tenían estas capacidades. Ahora, las pequeñas empresas pueden usar la analítica para escalar.
Virtual phone systems make this data easy and accessible. It’s instrumental if you’re managing call center agents. You can enhance the team’s one-on-one evaluaciones de desempeño. You don’t need to manually keep track of their time nor micromanage their time on the phones.
Y lo mejor: puede ver informes en tiempo real y análisis de llamadas a través de una conexión a Internet en cualquier dispositivo. Usted y su equipo estarán en la misma página.
7. Mayor colaboración en equipo
This is where the rubber meets the road for remote teams. Your remote team needs to answer questions promptly. You can’t let projects be held up due to communication breakdowns.
Instead of juggling multiple messaging and communication apps, you have one. Instead of dialing a colleague, you can send them a quick text message. It’s less formal than an email and faster, too. Plus, it doesn’t ping everyone else in your project management app.
Las conferencias de audio y video son un elemento básico de cualquier sistema telefónico virtual. Puede reunir a su equipo con un solo clic y proporcionar el acceso telefónico para aquellos que no tienen una conexión VoIP sólida. Para aumentar aún más la productividad, puede centralizar sus proyectos y la colaboración en equipo dentro de Conspicuo.
It’s not just for your internal team. You can set up a dedicated conference line for your clients so they can get the hands-on engagement they need. These virtual workspaces promote a collaborative approach to business communication.
Buyer’s checklist for your next phone system
It can be a bit overwhelming to think about upgrading your phone system. It’s easier than you think. Here are our recommendations to help select the right phone system.
- Acreditación – Does the business phone system meet industry standards? PCI, HIPAA, and SOC 2 are examples of trusted accreditations.
- Fiabilidad – Any recent downtime in the last year or two? Check their status page as well as Downdetector for guidance on real-world uptime. Look for 99.999% uptime or better.
- Funcionalidad – This is the big one. Identify which features you need versus want. There are hundreds of VoIP features available. Anticipate your needs over the next couple of years.
- Configuración – Determine if you can set up your phone service on your own or will you need an installer? Can you get up and running with no impact on routine operations?
- Apoyo – What the availability and additional cost of support. How can you get help (phone, email, chat)?
- Reputación – Check out their online reviews. GetVoIP and G2 are good sources to check. Do most users enjoy their virtual phone service?
- Costo – Cost is almost always a factor, so get clear on the monthly fees, one-time charges, and add-ons. Consider the cost savings from getting rid of your on-premise PBX, too.
- Hardware – Can you select ready-to-use VoIP phones and have them shipped to your team? Is it from a reputable manufacturer?
Preguntas frecuentes sobre el sistema telefónico virtual
We’ve answered the most common questions about virtual phone systems below. Of course, if you have more specific questions, Haznos saber!
¿Cuál es el mejor sistema telefónico virtual?
De nueve sistemas telefónicos virtuales, US News & World Report calificó a Nextiva #1. Nextiva obtuvo la puntuación más alta en rendimiento, confiabilidad, gama de funciones y atención al cliente. Además, Nextiva es el sistema telefónico mejor calificado en GetVoIP según más de 1600 reseñas de clientes.
¿Cómo configuro un sistema telefónico virtual?
Puede configurar un sistema telefónico virtual en solo cuatro pasos:
- Elija un plan de telefonía empresarial.
- Asigne sus números de teléfono.
- Graba los saludos de tu teléfono.
- Comience a realizar y contestar llamadas.
¿Qué números de teléfono puedo usar?
Un sistema telefónico virtual admite cualquier número de teléfono asignado que posea. Para usar su número de teléfono comercial existente, deberá transferirlo a través de un proceso conocido como portabilidad. Toma aproximadamente de 1 a 4 semanas, dependiendo de su proveedor de servicios telefónicos actual.
También puede elegir un número de teléfono virtual al agregar o cambiar extensiones de teléfono. Asimismo, puede utilizar o eliminar estos números de teléfono si ya no los desea.
También puede usar números gratuitos con un sistema telefónico virtual, pero transferirlos lleva un poco más de tiempo. Consulte con su proveedor de VoIP para conocer los requisitos de portabilidad.
¿Cuánto cuesta un sistema telefónico virtual?
A virtual phone system’s cost ranges from $17 to $80 monthly per user, depending on the features. VoIP desk phones cost between $75 and $350 each based on their capabilities.
A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, no hay contratos de servicio, costos de TI, interrupciones climáticas ni hardware obsoleto que mantener. Las empresas pueden ahorrar hasta 65% en sus costos de comunicación empresarial.
¿Cuáles son las características principales de un sistema telefónico virtual?
Hay cientos de funciones en un sistema telefónico virtual, pero estas son las principales funciones para usuarios comerciales:
- Aplicaciones móviles y de escritorio
- Gestión avanzada de llamadas
- Enrutamiento dinámico de llamadas
- Rechazo de llamadas anónimas
- Operador automático
- Mensaje de texto
- análisis de llamadas
- Reenvío de llamadas
- Conferencia con un clic
- E911 fidelidad
¿Se puede usar un sistema telefónico virtual en casa?
Un sistema telefónico virtual se puede usar desde casa y en la oficina sin ningún hardware para configurar. Todo lo que necesita es una conexión a Internet para realizar y recibir llamadas telefónicas desde su línea comercial. Casi todas las conexiones de cable y DSL pueden satisfacer las necesidades de un sistema telefónico VoIP moderno.
Virtual phone systems give remote employees the freedom to work anywhere using only their laptop, mobile device, or desk phone. Customers and coworkers won’t notice a difference. Pair it with your CRM for an added boost to your productivity and workflow.
Siga nuestra práctica guía sobre cómo configurar VoIP para ver lo fácil que puede ser.
What’s the difference between a PBX and virtual phone system?
Una central telefónica privada es un sistema telefónico tradicional que utiliza señales analógicas. Los sistemas de telefonía virtual convierten las señales analógicas en digitales y las transmiten a través de Internet. Ambos brindan funcionalidad telefónica, pero de diferentes maneras.
Las diferencias clave entre un PBX y un sistema telefónico virtual son cómo se manejan las llamadas y cómo se conecta a la red telefónica pública conmutada. Los sistemas de telefonía virtual cuestan mucho menos y tienen mucha más escalabilidad que un PBX tradicional.
Obtenga más información en nuestro detallado Guía comparativa de PBX y VoIP. Te lo desglosa todo.
¿Pueden las startups usar un sistema telefónico virtual?
Las empresas en etapa inicial son las que más se beneficiarán de un sistema telefónico virtual. A medida que agrega roles de ventas y servicio, debe asegurarse de que su equipo esté accesible y disponible para reuniones de equipo. Las empresas emergentes pueden agregar y ajustar funciones para satisfacer sus necesidades comerciales, como el desvío de llamadas, el seguimiento de llamadas y la grabación de llamadas.
Curioso sobre cuantas lineas telefonicas necesitas? It’s more than you might think.
El mejor sistema telefónico virtual está aquí
La forma en que trabajamos ha cambiado. Incluso cuando todos regresen a la oficina, ¿realmente querrá volver a un sistema telefónico limitado y obsoleto? No es probable.
Your team is ready for you to select a phone system made for remote employees. You don’t have time for games or sharing GIFs. You need it to handle incoming calls with the utmost reliability. It also needs to be dead-simple for everyone to use.
gracias por el blog