Sistema de telefonia virtual: o que é e como funciona?

À medida que os empregadores adotam o trabalho remoto, um dos maiores obstáculos é o sistema telefônico comercial. Um sistema de telefone virtual oferece muito mais funcionalidade em comparação com telefones fixos.

Os sistemas telefônicos antigos são incompatíveis com esse novo normal. Os membros da equipe não estão no escritório para receber chamadas, nem necessariamente têm acesso a um telefone fixo.

A mudança para o trabalho remoto e distribuído significa que as empresas precisam de um sistema de telefone virtual.

Então, você pode administrar sua empresa a partir de um sistema telefônico baseado em nuvem? É muito difícil de configurar? Quais recursos devo procurar? Cobriremos tudo isso e muito mais neste guia abrangente.

O que é um sistema telefônico virtual?

Um sistema de telefonia virtual é uma plataforma de comunicação que lida com suas chamadas comerciais por meio de uma conexão com a Internet. Ele permite que os usuários aceitem e façam chamadas em um aplicativo de desktop, telefone celular ou telefone de mesa.

Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais que funcionam apenas em um local, você pode usar o seu hardware existente para trabalhar em qualquer lugar. Se você tiver uma conexão com a Internet, poderá fazer e receber chamadas.

O maior motivo pelo qual as empresas mudam seu sistema de telefonia para a nuvem é tirar proveito dos recursos avançados que apenas um sistema de telefonia virtual pode fornecer. Ele permite que empresas de todos os tamanhos aumentem a produtividade e aumentem sua equipe.

Os provedores de sistema de telefonia virtual mantêm uma infraestrutura de comunicação escalonável para os usuários. Esses provedores mantêm uma infraestrutura de comunicação escalonável para os usuários. Além do serviço de telefone VoIP em si, eles implementam recursos avançados como mensagens de texto SMS, números de telefone comerciais e transcrição de correio de voz.

Simplificando, um sistema de telefonia virtual é uma maneira econômica de manter toda a sua equipe conectada. Uma nova pesquisa sugere que quase 40% de empresas ter membros da equipe que trabalham remotamente. Você precisará de um sistema telefônico que funcione dentro e fora do escritório.

Como funciona um sistema telefônico virtual?

Um sistema de telefonia virtual conecta chamadas gratuitas e números de telefone locais e usuários. Antes que seu telefone toque, muita magia tecnológica acontece.

Esses serviços de telefonia em nuvem funcionam gerenciando toda a infraestrutura de telecomunicações e relacionamentos com a Rede Telefônica Pública Comutada, mais conhecida como PSTN. Isso é apenas para conectividade.

Voice over Internet Protocol (VoIP) existe no núcleo de um sistema de telefone virtual. As extensões de telefone existem virtualmente e não como linhas físicas. Você pode usar qualquer número de telefone comercial existente, até mesmo números personalizados. A partir daí, ele converte suas chamadas de som analógico com Codecs VoIP para obter uma qualidade de chamada superior.

Para um desempenho ideal, os provedores de VoIP configuram uma rede redundante de data centers. Em caso de mau tempo, as comunicações passam automaticamente por failover para outros servidores sem perder o ritmo.

números de telefone locais

Da mesma forma, um sistema de telefonia virtual não termina em seu prédio. Ele existe na internet. Você pode encaminhar chamadas do telefone do escritório para o celular com facilidade. Se estiver tirando uma folga, você pode direcionar as chamadas para outro colega.

No front-end, os usuários obtêm muitos novos recursos para trabalhar e colaborar com eficácia. A partir do momento em que uma chamada de entrada chega, você pode encaminhá-la para um atendedor automático, que às vezes é chamado de árvore telefônica. Eles também podem trocar mensagens de texto com clientes na mesma plataforma de seu serviço de telefone comercial.

Os telefones fixos funcionam de maneira muito diferente. Você está confinado onde quer que a companhia telefônica o instale. A conectividade só pode ser estabelecida por meio de conexões com fio. Você também não pode ignorar o aumento de pedágios e taxas mensais. O VoIP permite que você faça chamadas em qualquer lugar com acesso à Internet - funciona bem com um sinal Wi-Fi forte.

Os sistemas de telefonia virtual permitem que você e sua equipe aproveitem a maior confiabilidade, melhor qualidade de chamada e uma variedade de recursos avançados para trabalhar melhor.

Diferenças entre um PBX e um sistema de telefone virtual

Se ainda não estiver usando um serviço de telefone VoIP, você pode estar usando uma configuração de Private Branch Exchange (PBX). Não é sofisticado, mas funciona. Abaixo está uma análise das principais diferenças entre um sistema de telefonia virtual e um PBX.

Benefícios de usar um sistema de telefone virtual

Nem todos os sistemas telefônicos comerciais são iguais. Você precisa de mais do que um serviço telefônico padrão. Veja por que um sistema de telefonia virtual é a opção preferida para pequenas empresas e empresas.

1. Fácil configuração

Uma das principais vantagens de um sistema de telefonia virtual é que ele é fácil de configurar e usar.

Os sistemas telefônicos tradicionais são difíceis de configurar. Você precisa esperar que um instalador passe os fios e faça buracos por todo o escritório. Durante esse tempo, sua equipe não poderá fazer ou receber chamadas. Você pode interromper o negócio?

Um sistema de telefonia virtual funciona onde quer que você tenha uma conexão de alta velocidade com a Internet. Como o hardware do telefone é opcional, você pode começar imediatamente. E quando você adquirir seus telefones VoIP, tudo o que você precisa fazer é conectá-los. É isso.

Nextiva Serviço de telefone VoIP é ideal para funcionários remotos e no escritório. Você mesmo pode configurar sem a necessidade de TI - é muito fácil.

2. Custos mais baixos

Com muita frequência, as empresas pagam por soluções e não as usam ao máximo. Isso resulta em muito desperdício. Um sistema de telefone virtual permite que você selecione a combinação certa de recursos e linhas que funcionam para você.

Se você precisa de um completo sistema de telefone do escritório Agora plano de telefone para pequenas empresas, você obtém o máximo valor ao se tornar virtual.

O sistema de telefone virtual do Nextiva fornece uma substituição direta para vários aplicativos de negócios desde o primeiro dia. Não se esqueça de que você economizará até 65% em comparação com os sistemas de telefonia tradicionais. Os recursos integrados economizam ainda mais. Você reduzirá seus custos com estes recursos premium incluídos:

• Atendentes automáticos e saudações personalizadas
• Segure música e mensagens de conforto
• Roteamento automático de chamadas com base no horário comercial
• Encaminhamento de chamadas para diferentes extensões de telefone e locais
• Registros de chamadas detalhados tendências de chamadas de entrada e saída
• Identificador de chamadas gerenciado para manter seu número de celular privado
• Gravação de chamadas para treinamento de pessoal
• Chamadas internacionais acessíveis

Todos esses recursos tornam um sistema de telefonia virtual uma excelente opção para todas as empresas. É uma opção econômica para pequenas empresas. Além disso, contém todos os recursos de chamada que empreendimentos desfrutei durante anos.

3. Números de telefone sob demanda

Se você tem uma equipe remota, é provável que todos os números de telefone tenham códigos de área diferentes e prefixos inconsistentes, tornando a comunicação um obstáculo. Se é um desafio para você, imagine como é para seus clientes.

Os sistemas telefônicos virtuais fornecem à sua equipe uma identidade profissional para elevar o nível de suas conversas. Você tem a opção de usar um número gratuito, escolher um número local ou até mesmo nenhum número de discagem direta. Está tudo nas tuas mãos.

Se precisar configurar números de telefone com foco regional, você pode. É uma ótima maneira de tornar o seu campanhas de chamada mais bem sucedido.

Não importa o caso de uso, sua equipe sempre pode usar o número de telefone de sua preferência. O roteamento de chamada avançado pode direcionar chamadas para seu dispositivo móvel, correio de voz ou outra pessoa, se desejado.

A privacidade é fundamental para um sistema telefônico virtual. Seus funcionários podem ocultar o identificador de chamadas para fazer e receber chamadas comerciais sem revelar números de telefone celular. Além disso, ele criptografa chamadas para o máximo Segurança VoIP.

4. Opções de dispositivos flexíveis

Os sistemas de telefonia com fio exigem que sua equipe receba chamadas por meio de um telefone fixo. É isso. Com Voice over IP, sua equipe pode se comunicar de uma variedade de dispositivos.

Os sistemas de telefonia virtual adotam padrões abertos e universais. Essa interoperabilidade significa que você pode receber chamadas de qualquer dispositivo baseado em IP, em vez de apenas um telefone de mesa. Dispositivos de exemplo incluem:

• Softphones para desktop ou laptop
• iPads e tablets
• Telefones de conferência
• Aplicativos Android ou iOS
• Telefones VoIP sem fio

Esses padrões permitem que você combine e combine o hardware certo para o seu indivíduo. Um executivo tem necessidades diferentes de um representante de suporte. Esses dispositivos contam com o Protocolo de Iniciação de Sessão (trago) para ligações comerciais confiáveis.

A melhor parte? Nossa pesquisa mostrou que 59% de profissionais de negócios já usam em pelo menos três dispositivos enquanto no trabalho. Você não precisa comprar nenhum equipamento extra. Funciona com os dispositivos de comunicação que você já usa.

5. Roteamento inteligente de chamadas

Trate as chamadas telefônicas com facilidade e encaminhe-as para as pessoas certas. Se sua equipe só tem acesso pelo celular, você já sabe como é frustrante transferir ligações. Os provedores de serviços de telefonia virtual eliminam esse incômodo.

Primeiro, você pode direcionar chamadas telefônicas comerciais para seu número principal por meio de um atendedor automático. Esta função permite que os chamadores escolham o departamento ou pessoa que desejam contatar. Cada empresa deve ter essa configuração.

Em segundo lugar, você pode configurar o encaminhamento automático de chamadas com base no horário comercial. Se você tiver um serviço de atendimento ao cliente, poderá ajustá-lo de acordo com sua programação a partir de uma interface amigável e direta.

Terceiro, sua equipe está no controle de sua disponibilidade. Os usuários podem ajustar seu encaminhamento ou enviar chamadores para o correio de voz. Esse controle refinado sobre o serviço telefônico aumenta a satisfação do cliente e as vendas.

Para necessidades de negócios mais íngremes, não procure mais do que um call center baseado na nuvem. Ele permite que você aproveite recursos avançados, como roteamento baseado em habilidades, inteligência artificial, enfileiramento de chamadas e resposta de voz interativa (IVR) para lidar com qualquer volume de chamada. É tudo virtual também!

6. Análise e relatórios robustos

Quais dias da semana são mais movimentados? Como é o volume de chamadas durante as férias? Precisamos contratar mais agentes? Essas perguntas só podem ser respondidas com análises e relatórios de chamadas em tempo real.

Esses painéis podem ajudá-lo a gerenciar o volume de chamadas e vinculá-las aos resultados de negócios. Historicamente, apenas organizações de porte corporativo tinham esses recursos. Agora, as pequenas empresas podem usar análises para escalar.

Os sistemas de telefonia virtual tornam esses dados fáceis e acessíveis. É fundamental se você estiver gerenciando agentes de call center. Você pode aprimorar a equipe individual análises de desempenho. Você não precisa controlar o tempo manualmente nem microgerenciar o tempo nos telefones.

E a melhor parte: você pode visualizar relatórios em tempo real e análises de chamadas por meio de uma conexão com a Internet em qualquer dispositivo. Você e sua equipe estarão na mesma página.

7. Maior colaboração da equipe

É aqui que a borracha encontra a estrada para equipes remotas. Sua equipe remota precisa responder às perguntas imediatamente. Você não pode permitir que projetos sejam atrasados devido a falhas de comunicação.

Em vez de fazer malabarismos com vários aplicativos de mensagens e comunicação, você tem um. Em vez de discar para um colega, você pode enviar uma mensagem de texto rápida. É menos formal do que um e-mail e também mais rápido. Além disso, ele não executa ping em todas as outras pessoas em seu aplicativo de gerenciamento de projeto.

A conferência de áudio e vídeo é um componente básico de qualquer sistema telefônico virtual. Você pode reunir sua equipe com um clique e fornecer o dial-in para aqueles que não têm uma conexão VoIP forte. Para obter mais ganhos de produtividade, você pode centralizar seus projetos e colaboração de equipe em Conspícuo.

Não é apenas para sua equipe interna. Você pode configurar uma linha de conferência dedicada para seus clientes, para que eles possam obter o envolvimento prático de que precisam. Esses espaços de trabalho virtuais promovem uma abordagem colaborativa para a comunicação empresarial.

Lista de verificação do comprador para o seu próximo sistema telefônico

Pode ser um pouco cansativo pensar em atualizar seu sistema telefônico. É mais fácil do que você pensa. Aqui estão nossas recomendações para ajudar a selecionar o sistema de telefonia certo.

• Acreditação - O sistema telefônico comercial atende aos padrões do setor? PCI, HIPAA e SOC 2 são exemplos de acreditações confiáveis.
• Confiabilidade - Algum tempo de inatividade recente nos últimos um ou dois anos? Verifique sua página de status e também o Downdetector para obter orientação sobre o tempo de atividade no mundo real. Procure o tempo de atividade 99,999% ou melhor.
• Funcionalidade - Este é o grande. Identifique quais recursos você precisa e quais deseja. Existem centenas de recursos de VoIP disponíveis. Antecipe suas necessidades nos próximos anos.
• Configurar - Determine se você pode configurar seu serviço telefônico por conta própria ou se precisará de um instalador? Você pode começar a trabalhar sem afetar as operações de rotina?
• Apoio, suporte - Qual a disponibilidade e custo adicional de suporte. Como você pode obter ajuda (telefone, e-mail, chat)?
• Reputação - Confira suas análises online. GetVoIP e G2 são boas fontes para verificar. A maioria dos usuários gosta de seu serviço de telefone virtual?
• Custo - O custo quase sempre é um fator, portanto, fique claro sobre as taxas mensais, cobranças únicas e add-ons. Considere a economia de custos ao se livrar do PBX local também.
• Hardware - Você pode selecionar telefones VoIP prontos para uso e despachá-los para sua equipe? É de um fabricante confiável?

Perguntas frequentes do sistema de telefone virtual

Respondemos às perguntas mais comuns sobre sistemas telefônicos virtuais abaixo. Claro, se você tiver perguntas mais específicas, nos informe!

Qual é o melhor sistema de telefone virtual?

De nove sistemas telefônicos virtuais, o US News & World Report avaliou o Nextiva #1. Nextiva obteve a pontuação mais alta em desempenho, confiabilidade, variedade de recursos e suporte ao cliente. Além disso, Nextiva é o sistema de telefonia mais bem avaliado listado no GetVoIP em mais de 1.600 avaliações de clientes.

Como faço para configurar um sistema telefônico virtual?

Você pode configurar um sistema de telefone virtual em apenas quatro etapas:

1. Escolha um plano de telefone comercial.
2. Atribua seus números de telefone.
3. Grave as saudações do seu telefone.
4. Comece a fazer e atender chamadas.

Quais números de telefone posso usar?

Um sistema de telefone virtual oferece suporte a qualquer número de telefone atribuído de sua propriedade. Para usar seu número de telefone comercial existente, você precisará transferi-lo por meio de um processo conhecido como portar. Demora cerca de 1 a 4 semanas, dependendo do seu provedor de serviços telefônicos atual.

Você também pode escolher um numero de telefone virtual ao adicionar ou alterar extensões de telefone. Da mesma forma, você pode usar ou descartar esses números de telefone se não quiser mais.

Você também pode usar números gratuitos com um sistema de telefone virtual, mas a transferência leva um pouco mais de tempo. Verifique com seu provedor de VoIP os requisitos de portabilidade.

Quanto custa um sistema de telefonia virtual?

O custo de um sistema de telefonia virtual varia de $17 a $80 mensalmente por usuário, dependendo dos recursos. Os telefones de mesa VoIP custam entre $75 e $350, cada um com base em suas capacidades.

Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais, não há contratos de serviço, custos de TI, interrupções climáticas e hardware obsoleto para manter. As empresas podem economizar até 65% em seus custos de comunicação empresarial.

Quais são os principais recursos de um sistema de telefonia virtual?

Existem centenas de recursos em um sistema de telefone virtual, mas aqui estão os principais recursos para usuários empresariais:

1. Aplicativos para celular e desktop
2. Gerenciamento avançado de chamadas
3. Roteamento de chamada dinâmico
4. Rejeição de chamada anônima
5. Auto atendimento
6. Mensagem de texto
7. Análise de chamadas
8. Encaminhamento de chamadas
9. Conferência com um clique
10. Fidelidade E911

Um sistema de telefone virtual pode ser usado em casa?

Um sistema de telefonia virtual pode ser usado em casa e no escritório sem nenhum hardware para configurar. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet para fazer e receber chamadas de sua linha comercial. Quase todas as conexões a cabo e DSL podem atender às necessidades de um sistema telefônico VoIP moderno.

Os sistemas de telefonia virtual oferecem aos funcionários remotos a liberdade de trabalhar em qualquer lugar usando apenas seu laptop, dispositivo móvel ou telefone de mesa. Clientes e colegas de trabalho não notarão a diferença. Emparelhe-o com seu CRM para um impulso adicional à sua produtividade e fluxo de trabalho.

Siga nosso guia prático sobre como configurar o VoIP para ver como pode ser fácil.

Qual é a diferença entre um PBX e um sistema de telefone virtual?

A Private Branch Exchange é um sistema telefônico tradicional que usa sinais analógicos. Os sistemas de telefonia virtual convertem sinais analógicos em digitais e os transmitem pela Internet. Ambos fornecem funcionalidade de telefone, mas de maneiras diferentes.

As principais diferenças entre um PBX e um sistema telefônico virtual são como as chamadas são tratadas e como ele se conecta à rede telefônica pública comutada. Os sistemas de telefonia virtual custam muito menos e têm muito mais escalabilidade do que um PBX tradicional.

Saiba mais em nosso detalhado Guia de comparação de PBX e VoIP. Ele quebra tudo para você.

As startups podem usar um sistema de telefonia virtual?

As empresas em estágio inicial são as que mais se beneficiam de um sistema telefônico virtual. À medida que adiciona funções de vendas e serviços, você precisa garantir que sua equipe esteja acessível e disponível para reuniões de equipe. As startups podem adicionar e ajustar recursos para atender às suas necessidades de negócios, como encaminhamento de chamadas, rastreamento de chamadas e gravação de chamadas.

Curioso sobre quantas linhas de telefone você precisa? É mais do que você imagina.

O melhor sistema de telefone virtual está aqui

A forma como trabalhamos mudou. Mesmo quando todos voltam para o escritório, você realmente deseja voltar para um sistema telefônico limitado e obsoleto? Não é provável.

Sua equipe está pronta para você selecionar um sistema de telefonia feito para funcionários remotos. Você não tem tempo para jogos ou compartilhar GIFs. Você precisa dele para lidar com as chamadas recebidas com a máxima confiabilidade. Ele também precisa ser extremamente simples para todos usarem.