Como evitar acabar com spam, enviando email marketing

À medida que a Automação de Marketing ganha popularidade entre as empresas, muitas empresas usam essa ferramenta para aumentar a eficácia e a eficiência de suas campanhas de email.

Embora não seja nossa intenção enviar spam (como é óbvio); várias mensagens que enviamos podem ser bloqueadas antes que elas cheguem à caixa de entrada do destinatário, impedindo-o de vê-las.
É claro, neste ponto, que aqueles que escolhem uma ferramenta de software de Automação de Marketing para gerenciar campanhas de email e acompanhar os comentários obtidos, devem identificar os pontos fracos que correm o risco de impedir a entrega de emails enviados com as melhores intenções.

Como isso é possível?

Existem duas entidades principais responsáveis pela identificação de spam.
O primeiro é o provedor de serviços de email (ISP) que hospeda a caixa de correio do destinatário. O Google, o Yahoo e todos os outros provedores mais comuns têm filtros que podem rotular um email como indesejado se o endereço IP do remetente ou seu domínio da web for considerado não confiável ou se a própria mensagem tiver certas características que o identificam no altamente provável como spam.
Esse tipo de avaliação leva em consideração centenas de parâmetros diferentes e, como acontece no algoritmo de pesquisa do Google, que destaca os resultados em uma ordem precisa, nenhum fator em si é como bloquear um email; no entanto, ninguém sabe exatamente a "fórmula secreta" do sistema de filtragem.

A segunda entidade é o cliente ou leitor de email; de fato, muitos desses programas geralmente identificam uma mensagem como spam se determinarem que é irrelevante, não solicitada ou assediadora. Os programas que gerenciam nossos e-mails são bombardeados todos os dias por uma avalanche de conteúdo - muitos dos quais são absolutamente inúteis - e são projetados para aprender a descartar o que não é necessário (embora às vezes cometendo erros). Por exemplo, se um determinado tipo de mensagem for muito frequente, seu leitor tentará fazer o possível para evitar incomodá-lo, destruindo-o antes de mostrá-lo.
Felizmente, as mais recentes ferramentas de automação de marketing são capazes de destacar a ocorrência de eventos semelhantes, permitindo que você preste atenção ao problema e resolva-o.

Os erros mais comuns no email marketing

Para evitar esse desperdício e melhorar a eficiência e a eficácia das campanhas por email, é importante conhecer as causas do problema e identificar os motivos que podem bloquear as mensagens de marketing enviadas por email.
Portanto, será necessário monitorar os processos em busca de pontos fracos, identificá-los e corrigi-los antes que danifiquem nossa reputação.
Listados abaixo estão cinco dos erros mais comuns que correm o risco de encerrar nossos e-mails de marketing em spam.

1. Autorizações inadequadas

Para enviar e-mails, você deve ter a permissão do destinatário, que deve ter expressado sua disposição em receber comunicações periódicas de marketing; sem essa permissão, estamos realmente enviando mensagens não solicitadas, o que aumenta muito a probabilidade de serem capturadas por um filtro de spam.

Os provedores de serviços de correio (incluindo aqueles usados pelas ferramentas de automação de marketing) melhoraram recentemente sua capacidade de identificar a existência ou não de permissões; por exemplo, se você estiver enviando e-mails em massa para uma lista de contatos comprados de terceiros, qualquer provedor de Internet ficaria desconfiado.
Portanto, o uso desse tipo de lista geralmente é a melhor maneira de ser identificado como spammers.

Outro caso de permissão insuficiente ocorre quando enviamos uma mensagem para alguém que nos forneceu seu endereço de e-mail, mas não especificou explicitamente (aceitar) que ele deseja receber promoções ou boletins; isso geralmente acontece com os clientes, que têm permissão para enviar comunicações apenas sobre os produtos adquiridos ou produtos similares.

Hoje, muitos serviços de Email Marketing exigem um processo de aceitação dupla, o que significa que um usuário que se registrou para receber e-mails recebe uma primeira mensagem de confirmação na qual deve clicar em um link especial; isso significa que, se ele não executar essa ação, ele não receberá mais nenhuma comunicação.

2. Enviar emails com conteúdo em risco

Todo o conteúdo de nossos e-mails, incluindo o corpo da mensagem, links, imagens e cabeçalhos, pode conter elementos que - se não tomarmos cuidado - correm o risco de colocá-lo na categoria de spam. Aqui estão alguns erros a serem evitados:

• caracteres especiais freqüentes usados pelos remetentes de spam para "mascarar" o texto (por exemplo: vendit @ pr0m0zi0n @ le)
• links para endereços suspeitos da Internet
• assunto da mensagem enganosa, que contém, por exemplo, "Re" (resposta, resposta) ou "Enviar" (encaminhar, encaminhar) quando é o primeiro email enviado
• código html "bagunçado" ou com formatação desnecessariamente complexa
• muitas imagens em relação ao texto ou nenhum texto
• muitos caracteres maiúsculos - faça a mensagem parecer excessivamente "exortativa" e, portanto, suspeita

3. Violações e imprecisões

A Política de Privacidade (especialmente na Itália) é muito restritiva e estabelece as regras para o correto envio de e-mails para fins comerciais. Obviamente, os ISPs tendem a se proteger o máximo possível para evitar possíveis exposições legais e bloquear o envio de mensagens promocionais que correm o risco de violar a lei - sem mencionar o risco (incluindo imagem) que administra a empresa remetente.
Aqui estão alguns pontos importantes para verificar:

• em cada email, deve haver uma opção "cancelar inscrição" (opção de não participação) para permitir que o destinatário peça e obtenha para não receber mensagens semelhantes no futuro
• o remetente deve atender prontamente a qualquer solicitação de cancelamento da lista de distribuição (cancelar a inscrição) pelo destinatário
• o endereço do remetente deve ser preciso
• o assunto da mensagem deve ser relevante e consistente com o conteúdo
• é bom incluir os dados da empresa remetente, incluindo o endereço de e-mail comum

4. Remetente não autenticado

É um problema que pode ocorrer se uma agência ou empresa enviar emails usando o servidor de email. Os ISPs geralmente autenticam a identidade do remetente para garantir que a mensagem seja de uma fonte legítima; quando é enviado por um serviço, por exemplo, uma ferramenta de automação de marketing usada na nuvem, é esse mesmo serviço que se autentica.
Infelizmente, é difícil definir manualmente padrões de autenticação como DKIM e SPF e isso corre o risco de bloquear mensagens do servidor corporativo.

Também é importante usar endereços de remetente que sejam credíveis e não gerem dúvidas.

5. Mensagens insignificantes

Segundo algumas pesquisas, dois terços dos profissionais de marketing não permitem que seus contatos escolham que tipo de e-mail eles pretendem receber e apenas um terço permite que seus interlocutores especifiquem com que frequência eles querem ser contatados.

Como já explicado, os filtros implementados pelos provedores de serviços de email não são as únicas ferramentas capazes de transformar nossa correspondência em spam; o outro elemento que pode bloquear o correio recebido são os próprios destinatários (clientes, prospects, leads, contatos simples).
Para evitar ser rejeitada, as mensagens de marketing devem provar sua relevância e o valor que podem oferecer e garantir que aqueles que as recebam entendam. Assim:

• não envie ofertas promocionais para aqueles que não entraram em contato por mais de oito meses (depois de muito tempo, precisamos verificar se ainda há interesse)
• não insista em enviar comunicações a qualquer pessoa que as cote sistematicamente (ou seja, nunca as abra)
• evite enviar e-mails com muita frequência (três ou quatro vezes por semana) - especialmente se a cláusula de inclusão indicar "envio ocasional"
• faça bom uso do campo "assunto", usando textos curtos, claros e incisivos

Há muitas razões pelas quais e-mails legítimos e até bem elaborados podem acabar em spam; é por isso que muitas empresas usam as ferramentas de automação de marketing em suas campanhas de email marketing para analisar mensagens, verificar autorizações e autenticações e evitar erros.

A boa notícia é que é improvável que o envio de comunicações significativas e solicitadas explicitamente seja bloqueado. Portanto, em vez de desperdiçar tempo e energia para ter certeza de estar na caixa de entrada, é melhor se concentrar na criação de mensagens de qualidade que interessem e envolvam nossos leitores.