Ihr altes Telefonsystem reicht heutzutage nicht mehr aus. Angesichts der steigenden Zahl von Menschen, die aus der Ferne arbeiten, können herkömmliche Festnetzanschlüsse einfach nicht mit den Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt halten. Virtuelle Telefonnummern: Was sind sie und wie funktionieren sie?
Es muss einen besseren Weg geben, Ihre Geschäftskommunikation zu verwalten, oder? Es gibt!
Es gibt eine neue Welle von Telefonanlagen im Büro die flexibel genug sind, um die Anforderungen eines Remote-Teams zu erfüllen, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
Aber was ist mit Ihren Telefonnummern? Sind sie schwierig zu bedienen? Warum sollten Sie sich um sie kümmern?
Wir erklären Ihnen alles über virtuelle Telefonnummern für Ihr Unternehmen und was Sie über ihre Funktionsweise wissen sollten.
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die nicht an einen festen Standort gebunden ist. Virtuelle Nummern können verwendet werden, um Anrufe auf jedem Telefon zu tätigen oder entgegenzunehmen, z. B. VoIP-Tischtelefone, Mobiltelefone oder Softphones. Es ist perfekt für Mitarbeiter im Büro oder diejenigen, die Zuhause arbeiten.
Sie können auswählen, welche Geräte Anrufe von der virtuellen Nummer erhalten, und sie bei Bedarf ändern. Aufgrund dieser Flexibilität werden sie manchmal als „sekundäre“ Nummern bezeichnet. Virtuelle Telefonnummern bieten auch eine erhöhte Anonymität gegenüber Ihren Festnetznummern, die Menschen in Online-Verzeichnissen finden können.
Virtuelle Telefonnummern erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Unternehmen nehmen damit Anrufe von Kunden auf der ganzen Welt entgegen, unabhängig davon, wo sich ihre Büros befinden. Es bietet ihnen nahtlose Kommunikationswege mit ihren Kunden. Sie können nicht zwischen einer virtuellen und einer normalen Telefonnummer unterscheiden.
Wie funktioniert eine virtuelle Nummer?
Virtuelle Telefonnummern erfordern keine SIM-Karte oder physische Adresse. Es verwendet eine sichere Internettechnologie, um echte Telefongespräche zwischen Menschen zu führen.
Stattdessen akzeptieren virtuelle Nummern Anrufe über das Voice Over Internet Protocol (VoIP). Im Grunde ist es die gleiche bewährte Technologie, die zum Tätigen von Anrufen und Textnachrichten über iMessage, WhatsApp oder Google Voice verwendet wird.
VoIP hat sich durchgesetzt, weil es Echtzeitkommunikation über vorhandene Breitbandverbindungen bereitstellen kann. Mit einem Cloud-Kommunikationsanbieter werden Ihre Telefongespräche digitalisiert und über das Internet und über herkömmliche Telefonnetze verbunden. Im Laufe der Jahre bieten immer mehr VoIP-Codecs eine reichhaltige Anrufqualität, ohne zu viele Daten zu verbrauchen.
Telefonnummern in den Vereinigten Staaten sind übertragbar, sodass Sie nicht einmal wechseln müssen. Der Prozess ist bekannt als Nummernportierung, und es stellt sicher, dass Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer unabhängig von Ihrem VoIP-Anbieter mitnehmen können.
Daher benötigen Sie keine kabelgebundene Ethernet-Verbindung, um Anrufe über a entgegenzunehmen VoIP-Telefonnummer. Solange Sie über eine schnelle und zuverlässige Datenverbindung verfügen – 4G LTE oder Wi-Fi – können Sie Anrufe tätigen. So können Sie mit virtuellen Telefonnummern Anrufe von Ihrem Mobiltelefon entgegennehmen.
Unterschiede zwischen virtuellen und normalen Telefonnummern
Es gibt Millionen von Telefonnummern, die Sie auswählen können. Sie fallen in zwei Kategorien: virtuelle und reguläre Telefonnummern. Also, was ist der Unterschied zwischen den beiden? Und wie entscheiden Sie, welches das Beste für Ihr Unternehmen ist?
Beginnen wir mit normalen Telefonnummern. Herkömmliche Telefonnummern werden normalerweise von der lokalen Telefongesellschaft installiert und bereitgestellt. Die meisten Menschen wissen nicht, dass ihnen die Nummer gehört, nicht der Telefongesellschaft. Telefongesellschaften weisen normalerweise Telefonleitungen der Straßenadresse zu, an der sie installiert sind.
Herkömmliche Telefonleitungen erfordern, dass Telefonleitungen durch das Gebäude zu jedem Tischtelefon verlaufen. Die Installation von Telekommunikationsleitungen ist nicht immer einfach und nicht in jedem Büro machbar.
Eine virtuelle Telefonnummer kann jedoch standortunabhängig und nicht an einen Standort gebunden sein. Es funktioniert für Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Büros, da sie dieselbe Cloud-Telefonanlage nutzen.
Das heißt Ihre Haus- bzw virtuelles Team können Anrufe von der virtuellen Nummer im Büro, zu Hause oder auf ihrem Handy annehmen. Und Sie können wählen, wer eingehende Anrufe von der virtuellen Telefonnummer erhält, je nach Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.
Vorteile einer virtuellen Nummer
Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung von diesen Arten von Telefonnummern haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine braucht.
Hier sind einige nützliche Vorteile, die Sie über virtuelle Telefonnummern wissen sollten.
1) Eliminieren Sie teure Add-Ons und Gebühren mit lokalen Telefonnummern
Die Leute können Ihre verwenden virtuelle Telefonanlage von überall auf der Welt, ohne teure Gesprächsgebühren zu zahlen. Sie können eine gebührenfreie Telefonnummer oder eine ermäßigte lokale Telefonnummer anbieten, die Anrufer weltweit zu schätzen wissen.
Lassen Sie uns das in die Praxis umsetzen und sagen, Sie führen Marketingkampagnen in den Vereinigten Staaten durch. Sie können Kunden bitten, bei Ihnen anzurufen Gebührenfreie Telefonnummer - eine virtuelle Telefonnummer, die für den Anruf keine zusätzlichen Kosten verursacht.
ZU Durchwahl (DID) verweist sie auf die bestimmte Person, mit der sie sprechen müssen, indem sie die virtuelle Nummer anrufen, die Sie für ihre Stadt oder ihr Land erstellt haben. Sie werden an Ihr Vertriebsteam weitergeleitet, unabhängig davon, ob sie sich in verschiedenen Ländern befinden. Und das Beste: Ihre Leads werden keinen Unterschied bemerken.
Pro-Tipp: Wenn Sie Leads in einem großen Ballungsgebiet wie Washington, DC, Phoenix, Los Angeles oder Seattle anrufen, möchten Sie vielleicht eine lokale virtuelle Nummer wählen.
2) Verbessern Sie die Zufriedenheit der Anrufer mit automatischen Telefonzentralen
Zu den Anbietern von Cloud-Telefondiensten gehören automatische Telefonzentralen. Eine automatische Telefonzentrale begrüßt Anrufer und bietet ein einfaches Menü, um die richtige Person zu erreichen. Diese Funktion stellt sicher, dass Anrufer keine Zeit damit verschwenden, ihr Problem der falschen Person zu erklären.
Wenn beispielsweise jemand Ihre virtuelle Nummer anruft, um Hilfe bei einer Abrechnungsfrage zu erhalten, wird sein Anruf an einen Mitarbeiter Ihres Finanzteams weitergeleitet. Sie müssen nicht mehrere Personen durchlaufen, um den Agenten zu erreichen, der am besten ausgestattet ist, um ihnen zu helfen.
Herkömmliche Telefonsysteme enthalten diese leistungsstarken Anrufweiterleitungsfunktionen nicht. Bei älteren Telefonsystemen benötigen Sie möglicherweise eine kostspielige Telefonanlage vor Ort, einen IT-Manager und viel Kleinarbeit, nur um Kunden herumzuleiten. Es macht niemandem Spaß.
Eine Cloud-PBX zusammen mit virtuellen Telefonnummern sind der richtige Weg.
3) Befreien Sie sich vom Büro und einer modernen Voicemail
Eine herkömmliche Telefonnummer wird mit einem Tischtelefon verbunden. Was passiert, wenn die Person an diesem Schreibtisch nicht im Büro ist? Sie haben keine andere Wahl, als sie an die Voicemail zu senden. Einige Untersuchungen deuten darauf hin, dass Kunden Sie nicht zurückrufen, wenn sie Ihre Voicemail erreichen.
Virtuelle Nummern lösen dieses Problem. Sie können ihre Tischtelefonverbindung ausschalten und andere Agenten Anrufe auf ihren Mobiltelefonen entgegennehmen oder an einen anderen verfügbaren Agenten weiterleiten lassen. Diese Funktion verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Anrufer Voicemail zum Opfer fallen und nie wieder etwas von ihnen gehört wird.
Aber wenn sie immer noch auf einer Voicemail-Box landen, gibt es immer noch Hoffnung. Ein virtuelles Telefonsystem transkribiert die Nachricht und sendet sie Ihnen innerhalb von Sekunden per E-Mail zu. Ist das ein Robocaller oder der Schulruf Ihres Kindes? Mit Voicemail an E-Mail wissen Sie Bescheid.
4) Mitarbeiter können geschäftliches von ihrem privaten Telefon trennen
Nicht nur bei eingehenden Anrufen ist eine virtuelle Telefonnummer praktisch. Sie können dieselbe Nummer für ausgehende Anrufe verwenden – sei es mit Ihren Kunden oder Kollegen. Und es verbirgt Ihre Anrufer-ID wenn Sie dies tun.
Diese neuartige Funktion macht virtuelle Telefonnummern ideal für Remote-Mitarbeiter. Mehr als 38% von Unternehmen Teammitglieder haben, die remote arbeiten; es gibt eine stetige Verlagerung weg von der Büroarbeit.
Remote-Mitarbeiter müssen weder ein Tischtelefon in ihrem Heimbüro installieren noch ihr Mobiltelefon verwenden, um geschäftliche Anrufe entgegenzunehmen. Die virtuelle Telefonnummer maskiert ihre Anrufer-ID, was ihnen mehr Kontrolle und Sicherheit beim Anrufen von Kontakten gibt.
Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Kunden Ihre Privatnummer kennen. Sie können Geschäftszeiten für die virtuelle Telefonnummer auswählen, um eingehende Anrufe anzunehmen oder sie an eine Voicemail umzuleiten.
Schützen Sie sich vor virtuellem Telefonbetrug
Das ist kein Geheimnis Telefonbetrug sind auf dem Vormarsch. Unsicherheit und finanzielle Angst erhöhen nur ihre Wirksamkeit. Auch als Geschäftsinhaber sind Sie ein Hauptziel für Telefonbetrug.
Virtuelle Nummern tragen die Verantwortung, andere nicht zu täuschen. Allerdings hält sich nicht jeder an die Regeln. Es ist die reale Welt. Möglicherweise erhalten Sie Anrufe mit einer gefälschten Anrufer-ID, die vorgibt, Ihre Bank oder ein Regierungsbüro zu sein.
Die Quintessenz ist, dass Sie den Nummern, die Sie anrufen, nicht unbedingt vertrauen können. Robocaller haben Millionen von Amerikanern mit „Nachbarn-Spoofing“ gehämmert, bei dem Anrufe von derselben Vorwahl zu stammen scheinen. Während es funktionierte, antworteten wir, dann lernten wir, eingehende Anrufe zu überprüfen.
Wenn Sie einen einschüchternden Anruf von Ihrer Bank erhalten, geben Sie ihr keine Informationen. Legen Sie auf und wenden Sie sich direkt an die Bank, indem Sie die auf ihrer offiziellen Website angegebene Nummer anrufen.
Was Ihre virtuellen Telefonnummern betrifft, müssen Sie sie vor Missbrauch schützen. Stellen Sie sicher, dass Sie sichere, komplexe Passwörter für Ihre verwenden virtuelle Telefonanlage. Setzen Sie die E-Mail Ihres VoIP-Anbieters auf die Whitelist in Ihrem Posteingang, sodass Sie bei verdächtigen Aktivitäten sofort benachrichtigt werden.
Da alle Anrufe über das Internet geleitet werden, sind Netzwerksicherheit und gute Cybersicherheitsgewohnheiten von entscheidender Bedeutung.
- Stellen Sie sicher, dass Telefone und Computer Betriebssystem-Updates erhalten
- Installieren Sie Antivirensoftware, um Malware und Rootkits zu erkennen
- Verwenden Sie komplexe, sichere Passwörter um auf Ihr virtuelles Telefonsystem zuzugreifen und sie nicht wiederzuverwenden
- Wenn Sie öffentliches WLAN nutzen, verwenden Sie ein professionelles VPN
So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
Es besteht kein Zweifel, dass virtuelle Telefonnummern vorteilhafter sind als herkömmliche Festnetznummern. Sie arbeiten sowohl für kleine Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern als auch für größere Unternehmen, die die Kommunikation in ihren Callcentern verwalten müssen.
Virtuelle Telefonnummern gibt es in einigen Varianten:
- Lokale Telefonnummern - Diese Nummern haben ihren Sitz in bestimmten geografischen Gebieten, die auch als Tarifzentren oder Vorwahlen bekannt sind.
- Gebührenfreie Nummern - Dies sind spezielle Nummern, die mit 800, 888, 866 und anderen beginnen und es den Menschen ermöglichen, sie ohne Gebühren oder Gebühren anzurufen.
- Vanity-Nummern - Diese Zahlen sind die eingängigen, einprägsamen Zahlen wie 1-800-BLUMEN. Sie möchten diese kaufen und portieren.
Denken Sie daran, dass Sie Ihre vorhandene Telefonnummer behalten und zu einer virtuellen Telefonanlage mitnehmen können. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, können Sie jederzeit neue Nummern auswählen oder andere austauschen.
Wenn du Installieren Sie Ihr virtuelles Telefonsystem, du wirst dir wünschen, du hättest es früher. Ihr Team wird die Freiheit, Flexibilität und Einsparungen genießen, die eine virtuelle Telefonnummer bietet.
