Su sistema telefónico heredado ya no funciona en estos días. Con la oleada de personas que trabajan de forma remota, las líneas fijas tradicionales simplemente no pueden satisfacer las necesidades de su negocio. Números de teléfono virtuales: ¿Qué son y cómo funcionan?
Debe haber una mejor manera de administrar las comunicaciones de su empresa, ¿verdad? ¡Hay!
Hay una nueva ola de sistemas telefónicos de oficina que son lo suficientemente flexibles para satisfacer las necesidades de un equipo remoto, incluso cuando se trabaja desde casa.
Pero, ¿qué pasa con sus números de teléfono? ¿Son difíciles de usar? ¿Por qué deberías preocuparte por ellos?
Te explicamos todos los entresijos de los números de teléfono virtuales para tu empresa y lo que debes saber sobre su funcionamiento.
¿Qué es un número de teléfono virtual?
Un número de teléfono virtual es un número de teléfono que no está vinculado a una ubicación fija. Los números virtuales se pueden usar para realizar o recibir llamadas en cualquier teléfono, como teléfonos de escritorio VoIP, teléfonos celulares o softphones. Es perfecto para los empleados en la oficina o para aquellos que trabajar en casa.
Puede seleccionar qué dispositivos reciben llamadas del número virtual y cambiarlos cuando sea necesario. Esta flexibilidad es la razón por la que a veces se les llama números "secundarios". Los números de teléfono virtuales también brindan un mayor anonimato en sus líneas fijas, que las personas pueden encontrar en los directorios en línea.
Los números de teléfono virtuales han ganado popularidad. Las empresas los utilizan para aceptar llamadas de clientes de todo el mundo, independientemente de dónde se encuentren sus oficinas. Les proporciona líneas fluidas de comunicación con sus clientes. No pueden distinguir entre un número de teléfono virtual y estándar.
¿Cómo funciona un número virtual?
Los números de teléfono virtuales no requieren una tarjeta SIM o una dirección física. Utiliza tecnología de Internet segura para realizar llamadas telefónicas reales entre personas.
En cambio, los números virtuales aceptan llamadas a través del protocolo de voz sobre Internet (VoIP). Básicamente, es la misma tecnología comprobada que se usa para hacer llamadas y enviar mensajes de texto a través de iMessage, WhatsApp o Google Voice.
VoIP ha prosperado porque puede proporcionar comunicación en tiempo real utilizando las conexiones de banda ancha existentes. Con un proveedor de comunicaciones en la nube, sus llamadas telefónicas se digitalizan y conectan a través de Internet y redes telefónicas tradicionales. A lo largo de los años, más códecs de VoIP brindan una excelente calidad de llamadas sin consumir demasiados datos.
Los números de teléfono en los Estados Unidos son portátiles, por lo que ni siquiera tiene que cambiar. El proceso se conoce como portabilidad de números, y le garantiza que puede llevar consigo el número de teléfono de su empresa independientemente de su proveedor de VoIP.
Como resultado, no necesita una conexión Ethernet por cable para recibir llamadas a través de un Número de teléfono VoIP. Siempre que tenga una conexión de datos rápida y confiable (4G LTE o Wi-Fi), puede realizar llamadas. Así es como los números de teléfono virtuales le permiten recibir llamadas desde su teléfono móvil.
Diferencias entre números de teléfono virtuales y regulares
Hay millones de números de teléfono que puede seleccionar. Se dividen en dos categorías: números de teléfono virtuales y regulares. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre los dos? ¿Y cómo decide cuál es mejor para su empresa?
Comencemos con los números de teléfono regulares. Los números de teléfono tradicionales generalmente son instalados y proporcionados por la compañía telefónica local. La mayoría de la gente no sabe que el número es suyo, no de la compañía telefónica. Las compañías telefónicas suelen asignar líneas telefónicas a la dirección de la calle donde está instalado.
Las líneas telefónicas tradicionales requieren que las líneas telefónicas se extiendan por todo el edificio hasta cada teléfono de escritorio. La instalación de líneas de telecomunicaciones no siempre es fácil ni factible en todas las oficinas.
Sin embargo, un número de teléfono virtual puede ser independiente de la ubicación y no está vinculado a una ubicación. Funciona para empleados dentro y fuera de la oficina porque comparten el mismo PBX en la nube.
Eso significa que usted es interno o equipo virtual pueden tomar llamadas desde el número virtual en la oficina, en casa o en su teléfono celular. Y puede elegir quién recibe las llamadas entrantes desde el número de teléfono virtual según la disponibilidad de su personal.
Beneficios de un número virtual
Ahora que tiene una mejor idea sobre este tipo de números de teléfono, es hora de decidir si su empresa necesita uno.
Aquí hay algunos beneficios útiles que debe conocer sobre los números de teléfono virtuales.
1) Elimine costosos complementos y tarifas con números de teléfono locales
La gente puede usar su sistema telefónico virtual desde cualquier parte del mundo sin pagar costosas tarifas de llamadas. Puede ofrecer un número de teléfono gratuito o un número de teléfono local con descuento que las personas que llaman en todo el mundo pueden apreciar.
Pongámoslo en práctica y supongamos que está ejecutando campañas de marketing en los Estados Unidos. Puede pedir a los clientes que llamen a su número gratuito - un número de teléfono virtual que no les cuesta extra por hacer la llamada.
PARA Marcación interna directa (DID) los dirigirá a la persona específica con la que necesitan hablar llamando al número virtual que ha creado para su ciudad o país. Serán dirigidos a su equipo de ventas, independientemente de si se encuentran en diferentes países. Y, la mejor parte: sus clientes potenciales no notarán ninguna diferencia.
Consejo profesional: Si está llamando a clientes potenciales en un área metropolitana importante como Washington, DC, Phoenix, Los Ángeles o Seattle, es posible que desee elegir un número virtual local.
2) Mejorar la satisfacción de las personas que llaman con asistentes automáticos
Los proveedores de servicios de telefonía en la nube incluyen asistentes automáticos. Un asistente automático saluda a las personas que llaman y proporciona un menú sencillo para comunicarse con la persona adecuada. Esta función garantiza que las personas que llaman no pierdan el tiempo explicando su problema a la persona equivocada.
Por ejemplo, si alguien llama a su número virtual para obtener ayuda con una pregunta de facturación, su llamada se dirigirá a un agente de su equipo financiero. No necesitarán pasar por varias personas para llegar al agente mejor equipado para ayudarlos.
Los sistemas telefónicos tradicionales no incluyen estas potentes funciones de enrutamiento de llamadas. Con los sistemas telefónicos heredados, es posible que necesite un PBX local costoso, un administrador de TI y mucho trabajo de campo solo para hacer rebotar a los clientes. No es divertido para nadie.
Un PBX en la nube, junto con números de teléfono virtuales, son el camino a seguir.
3) Libérate de la oficina más un buzón de voz moderno
Un número de teléfono tradicional se conecta a un teléfono de escritorio. ¿Qué sucede cuando la persona en ese escritorio está fuera de la oficina? No tienes más remedio que enviarlos al correo de voz. Algunas investigaciones sugieren que los clientes no le devolverán la llamada si llegan a su correo de voz.
Los números virtuales resuelven ese problema. Puede desactivar la conexión de su teléfono de escritorio y hacer que otros agentes respondan las llamadas en sus teléfonos móviles o que las desvíen a otro agente disponible. Esta capacidad reduce las probabilidades de que las personas que llaman sean víctimas del correo de voz y nunca más se les escuche.
Pero si todavía aterrizan en un buzón de correo de voz, todavía hay esperanza. Un sistema telefónico virtual transcribe el mensaje y se lo envía por correo electrónico en cuestión de segundos. ¿Es una llamada automática automática o la llamada de la escuela de su hijo? Con el buzón de voz al correo electrónico, lo sabrás.
4) Los empleados pueden separar el negocio de su teléfono personal
Un número de teléfono virtual no es solo útil para las llamadas entrantes. Puede usar el mismo número para hacer llamadas salientes, ya sea a sus clientes o compañeros de trabajo. Y, eso oculta su identificador de llamadas cuando lo haces
Esta característica novedosa hace que los números de teléfono virtuales sean ideales para los trabajadores remotos. Más que 38% de empresas tener miembros del equipo que trabajen de forma remota; hay un cambio constante fuera del trabajo de oficina.
El personal remoto no necesita instalar un teléfono de escritorio en su oficina en casa, ni usar su teléfono celular para atender llamadas comerciales. El número de teléfono virtual enmascara su identificador de llamadas, lo que les brinda mayor control y tranquilidad al llamar a los contactos.
No necesitan preocuparse de que los clientes conozcan su número privado. Puede seleccionar el horario comercial para que el número de teléfono virtual acepte llamadas entrantes o las desvíe a un correo de voz.
Protégete de las estafas telefónicas virtuales
No es ningún secreto que estafas telefónicas están en aumento. La incertidumbre y la ansiedad financiera solo aumentan su eficacia. Incluso como dueño de un negocio, usted es un objetivo principal para las estafas telefónicas.
Los números virtuales conllevan la responsabilidad de no engañar a los demás. Sin embargo, no todo el mundo sigue las reglas. Es el mundo real. Es posible que reciba llamadas telefónicas con un identificador de llamadas falso que dice ser su banco o una oficina del gobierno.
La conclusión es que no necesariamente puedes confiar en los números que te llaman. Los robocallers han estado martillando a millones de estadounidenses con "suplantación de identidad de vecinos", donde las llamadas parecen ser del mismo prefijo. Mientras funcionó, respondimos, luego aprendimos a filtrar las llamadas entrantes.
Si recibe una llamada intimidante de su banco, no les dé ninguna información. Cuelgue y comuníquese directamente con el banco llamando al número publicado en su sitio web oficial.
En lo que respecta a sus números de teléfono virtuales, debe protegerlos del abuso. Asegúrese de utilizar contraseñas seguras y complejas para su sistema telefónico virtual. Incluya en la lista blanca el correo electrónico de su proveedor de VoIP en su bandeja de entrada, para que reciba alertas de inmediato si hay alguna actividad sospechosa.
Dado que todas las llamadas se realizan a través de Internet, la seguridad de la red y la práctica de buenos hábitos de ciberseguridad son vitales.
- Asegúrese de que los teléfonos y las computadoras reciban actualizaciones del sistema operativo
- Instalar software antivirus para detectar malware y rootkits
- Usar complejo, contraseñas seguras para acceder a su sistema telefónico virtual y no reutilizarlos
- Si usa Wi-Fi público, use una VPN profesional
Cómo obtener un número de teléfono virtual
No hay duda de que los números de teléfono virtuales son más beneficiosos que los números fijos tradicionales. Trabajan para pequeñas empresas con personal remoto, así como para empresas más grandes que necesitan administrar la comunicación en sus centros de llamadas.
Los números de teléfono virtuales vienen en varios sabores:
- Números de teléfono locales - Estos números se basan en ciertas áreas geográficas, también conocidas como centros tarifarios o códigos de área.
- Números gratuitos - Son números especiales que comienzan con 800, 888, 866 y otros que permiten llamar sin peajes ni cargos.
- números de vanidad - Estos números son números pegadizos y memorables como 1-800-FLORES. Querrás comprarlos y transferirlos.
Recuerde, puede conservar su número de teléfono actual y llevarlo consigo a un sistema telefónico virtual. A medida que su empresa se expande, puede elegir nuevos números o intercambiar otros cuando lo desee.
Una vez tú instale su sistema telefónico virtual, desearás haberlo tenido antes. Su equipo disfrutará de la libertad, la flexibilidad y los ahorros que ofrece un número de teléfono virtual.
