Seu sistema telefônico legado não funciona mais nos dias de hoje. Com o aumento de pessoas trabalhando remotamente, os telefones fixos tradicionais simplesmente não conseguem acompanhar as necessidades do seu negócio. Números de telefone virtuais: o que são e como funcionam?
Deve haver uma maneira melhor de gerenciar suas comunicações de negócios, certo? Há!
Há uma nova onda de sistemas de telefone do escritório flexíveis o suficiente para atender às necessidades de uma equipe remota, mesmo trabalhando em casa.
Mas e seus números de telefone? São difíceis de usar? Por que você deveria se preocupar com eles?
Explicaremos todos os detalhes dos números de telefone virtuais para sua empresa e o que você deve saber sobre como eles funcionam.
O que é um número de telefone virtual?
Um número de telefone virtual é um número de telefone que não está vinculado a um local fixo. Os números virtuais podem ser usados para fazer ou receber chamadas em qualquer telefone, como telefones de mesa VoIP, telefones celulares ou softphones. É perfeito para funcionários no escritório, ou aqueles que trabalhar em casa.
Você pode selecionar quais dispositivos recebem chamadas do número virtual e alterá-los quando necessário. Essa flexibilidade é o motivo pelo qual eles às vezes são chamados de números “secundários”. Os números de telefone virtuais também fornecem maior anonimato em seus telefones fixos, que as pessoas podem encontrar em diretórios online.
Os números de telefone virtuais cresceram em popularidade. As empresas os usam para aceitar chamadas de clientes em todo o mundo, independentemente de onde seus escritórios estejam localizados. Dá-lhes linhas de comunicação perfeitas com seus clientes. Eles não conseguem distinguir entre um número de telefone virtual e padrão.
Como funciona um número virtual?
Os números de telefone virtuais não requerem um cartão SIM ou um endereço físico. Ele usa tecnologia de internet segura para fazer chamadas telefônicas reais entre as pessoas.
Em vez disso, os números virtuais aceitam chamadas através do Voice Over Internet Protocol (VoIP). Fundamentalmente, é a mesma tecnologia comprovada usada para fazer chamadas e mensagens de texto por meio do iMessage, WhatsApp ou Google Voice.
VoIP floresceu porque pode fornecer comunicação em tempo real usando conexões de banda larga existentes. Com um provedor de comunicações em nuvem, suas chamadas telefônicas são digitalizadas e conectadas pela Internet e pelas redes telefônicas tradicionais. Ao longo dos anos, mais codecs VoIP fornecem uma qualidade de chamada rica sem consumir muitos dados.
Os números de telefone nos Estados Unidos são portáteis, então você nem precisa trocar. O processo é conhecido como portabilidade de número, e garante que você possa levar seu número de telefone comercial com você, independentemente do seu provedor de VoIP.
Como resultado, você não precisa de uma conexão Ethernet com fio para receber chamadas por meio de um número de telefone VoIP. Contanto que você tenha uma conexão de dados rápida e confiável - 4G LTE ou Wi-Fi - você pode fazer chamadas. É assim que os números de telefone virtuais permitem que você receba chamadas do seu celular.
Diferenças entre números de telefone virtuais e regulares
Existem milhões de números de telefone que você pode selecionar. Eles se enquadram em duas categorias: números de telefone virtuais e regulares. Então, qual é a diferença entre os dois? E como você decide qual é o melhor para sua empresa?
Vamos começar com números de telefone regulares. Os números de telefone tradicionais geralmente são instalados e fornecidos pela companhia telefônica local. A maioria das pessoas não sabe que possui o número, não a companhia telefônica. As companhias telefônicas normalmente atribuem linhas telefônicas ao endereço de onde está instalado.
As linhas telefônicas tradicionais exigem que as linhas telefônicas passem por todo o prédio para cada telefone de mesa. A instalação de linhas de telecomunicações nem sempre é fácil nem viável em todos os escritórios.
Um número de telefone virtual, no entanto, pode ser independente do local e não está vinculado a um local. Funciona para funcionários dentro e fora do escritório porque eles compartilham o mesmo PBX na nuvem.
Isso significa que sua empresa interna ou time virtual podem atender chamadas do número virtual no escritório, em casa ou no celular. E você pode escolher quem recebe as chamadas do número de telefone virtual, dependendo da disponibilidade de sua equipe.
Benefícios de um número virtual
Agora que você tem uma ideia melhor sobre esses tipos de números de telefone, é hora de decidir se sua empresa precisa de um.
Aqui estão alguns benefícios úteis que você deve saber sobre números de telefone virtuais.
1) Elimine complementos e taxas caros com números de telefone locais
As pessoas podem usar o seu sistema de telefone virtual de qualquer lugar do mundo sem pagar taxas de chamadas caras. Você pode oferecer um número de telefone gratuito ou um número de telefone local com desconto que os chamadores globais podem apreciar.
Vamos colocar isso em prática e dizer que você está executando campanhas de marketing nos Estados Unidos. Você pode pedir aos clientes que liguem para o seu número gratuito - um número de telefone virtual que não lhes custe extra para fazer a chamada.
PARA Discagem direta interna (DID) irá direcioná-los para a pessoa específica com quem eles precisam falar ligando para o número virtual que você criou para a cidade ou país deles. Eles serão direcionados para sua equipe de vendas, independentemente de estarem em países diferentes. E, a melhor parte: seus leads não notarão nenhuma diferença.
Dica profissional: Se você estiver ligando para leads em uma grande área metropolitana, como Washington, DC, Phoenix, Los Angeles ou Seattle, convém pegar um número virtual local.
2) Melhore a satisfação do chamador com atendedores automáticos
Os provedores de serviços de telefonia em nuvem incluem atendedores automáticos. Um atendedor automático cumprimenta os chamadores e fornece um menu direto para alcançar a pessoa certa. Esse recurso garante que os chamadores não percam tempo explicando seu problema para a pessoa errada.
Por exemplo, se alguém ligar para o seu número virtual para obter ajuda com uma questão de cobrança, a ligação será direcionada para um agente da sua equipe financeira. Eles não precisarão passar por várias pessoas para chegar ao agente mais bem equipado para ajudá-los.
Os sistemas telefônicos tradicionais não incluem esses poderosos recursos de roteamento de chamadas. Com sistemas telefônicos legados, você pode precisar de um PBX local caro, um gerente de TI e muito trabalho braçal apenas para atrair clientes. Não é divertido para ninguém.
Um Cloud PBX, juntamente com números de telefone virtuais, são o caminho a percorrer.
3) Liberte-se do escritório mais um correio de voz moderno
Um número de telefone tradicional se conecta a um telefone de mesa. O que acontece quando a pessoa naquela mesa está fora do escritório? Você não tem escolha a não ser enviá-los para o correio de voz. Algumas pesquisas sugerem que os clientes não ligarão de volta se chegarem ao seu correio de voz.
Os números virtuais resolvem esse problema. Você pode desativar a conexão do telefone fixo e fazer com que outros agentes atendam chamadas em seus telefones celulares ou encaminhem para outro agente disponível. Esse recurso reduz as chances de os chamadores serem vítimas do correio de voz e nunca mais serem ouvidos.
Mas se eles ainda chegarem a uma caixa de correio de voz, ainda há esperança. Um sistema de telefone virtual transcreve a mensagem e a envia por e-mail em segundos. Isso é um robocaller ou a chamada da escola do seu filho? Com correio de voz para e-mail, você saberá.
4) Os funcionários podem separar os negócios do telefone pessoal
Não são apenas as chamadas recebidas que um número de telefone virtual é útil. Você pode usar o mesmo número para fazer chamadas – seja para seus clientes ou colegas de trabalho. E isso oculta seu identificador de chamadas quando você faz isso.
Esse novo recurso torna os números de telefone virtuais ideais para trabalhadores remotos. Mais do que 38% de empresas ter membros da equipe que trabalhem remotamente; há uma mudança constante do trabalho de escritório.
A equipe remota não precisa instalar um telefone de mesa em seu escritório em casa, nem usar o celular para atender chamadas de negócios. O número de telefone virtual mascara seu identificador de chamadas, o que lhes dá maior controle e tranquilidade ao ligar para os contatos.
Eles não precisam se preocupar que os clientes saibam seu número privado. Você pode selecionar o horário comercial para o número de telefone virtual para aceitar chamadas de entrada ou desviá-las para um correio de voz.
Proteja-se de golpes de telefone virtual
Não é nenhum segredo que golpes de telefone estão em ascensão. A incerteza e a ansiedade financeira só aumentam sua eficácia. Mesmo como proprietário de uma empresa, você é o principal alvo de golpes por telefone.
Os números virtuais carregam consigo a responsabilidade de não enganar os outros. No entanto, nem todos jogam pelas regras. É o mundo real. Você pode receber chamadas telefônicas com um identificador de chamadas falso, alegando ser seu banco ou um escritório do governo.
A linha inferior é que você não pode necessariamente confiar nos números que ligam para você. Robocallers estão atacando milhões de americanos com “spoofing de vizinhos”, onde as chamadas parecem ser do mesmo prefixo. Enquanto funcionava, atendemos, depois aprendemos a filtrar as chamadas recebidas.
Se você receber uma ligação intimidadora do seu banco, não forneça nenhuma informação. Desligue e entre em contato diretamente com o banco ligando para o número publicado em seu site oficial.
No que diz respeito aos seus números de telefone virtuais, você precisa protegê-los contra abusos. Certifique-se de usar senhas seguras e complexas para seus sistema de telefone virtual. Coloque o e-mail do seu provedor de VoIP na sua caixa de entrada para receber alertas imediatamente se houver alguma atividade suspeita.
Como todas as chamadas passam pela Internet, a segurança da rede e a prática de bons hábitos de segurança cibernética são vitais.
- Garantir que telefones e computadores recebam atualizações do sistema operacional
- Instale um software antivírus para detectar malware e rootkits
- Uso complexo, senhas seguras para acessar seu sistema de telefonia virtual e não reutilizá-los
- Se você usa Wi-Fi público, use uma VPN profissional
Como obter um número de telefone virtual
Não há dúvida de que os números de telefone virtuais são mais benéficos do que os números de telefone fixo tradicionais. Eles trabalham para pequenas empresas com funcionários remotos, bem como para empresas maiores que precisam gerenciar a comunicação em seus call centers.
Os números de telefone virtuais vêm em alguns sabores:
- Números de telefone locais - Esses números são baseados em determinadas áreas geográficas, também conhecidas como centros de taxas ou códigos de área.
- Números gratuitos - São números especiais que começam com 800, 888, 866 e outros que permitem que as pessoas liguem sem cobrança de pedágios ou taxas.
- Números de vaidade - Esses números são os números cativantes e memoráveis, como 1-800-FLOWERS. Você gostaria de comprá-los e portá-los.
Lembre-se, você pode manter seu número de telefone existente e levá-lo para um sistema telefônico virtual. À medida que sua empresa se expande, você pode escolher novos números ou trocar outros sempre que quiser.
Uma vez que você instale seu sistema de telefonia virtual, você desejará tê-lo mais cedo. Sua equipe desfrutará da liberdade, flexibilidade e economia que um número de telefone virtual oferece.
