À medida que os empregadores adotam o trabalho remoto, um dos maiores obstáculos é o sistema telefônico comercial. Um sistema de telefone virtual oferece muito mais funcionalidade em comparação com telefones fixos.
Old-fashioned phone systems are incompatible with this new normal. Team members aren’t in the office to take calls, nor do they necessarily have access to a desk phone.
A mudança para o trabalho remoto e distribuído significa que as empresas precisam de um sistema de telefone virtual.
So, can you run your business from a cloud-based phone system? Is it too difficult to set up? What features should I look for? We’ll cover all these and more in this comprehensive guide.
O que é um sistema telefônico virtual?
Um sistema de telefonia virtual é uma plataforma de comunicação que lida com suas chamadas comerciais por meio de uma conexão com a Internet. Ele permite que os usuários aceitem e façam chamadas em um aplicativo de desktop, telefone celular ou telefone de mesa.
Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais que funcionam apenas em um local, você pode usar o seu hardware existente para trabalhar em qualquer lugar. Se você tiver uma conexão com a Internet, poderá fazer e receber chamadas.
O maior motivo pelo qual as empresas mudam seu sistema de telefonia para a nuvem é tirar proveito dos recursos avançados que apenas um sistema de telefonia virtual pode fornecer. Ele permite que empresas de todos os tamanhos aumentem a produtividade e aumentem sua equipe.
Os provedores de sistema de telefonia virtual mantêm uma infraestrutura de comunicação escalonável para os usuários. Esses provedores mantêm uma infraestrutura de comunicação escalonável para os usuários. Além do serviço de telefone VoIP em si, eles implementam recursos avançados como mensagens de texto SMS, números de telefone comerciais e transcrição de correio de voz.
Simplificando, um sistema de telefonia virtual é uma maneira econômica de manter toda a sua equipe conectada. Uma nova pesquisa sugere que quase 40% de empresas have team members that work remotely. You’ll need a phone system that works in and out of the office.
Como funciona um sistema telefônico virtual?
Um sistema de telefonia virtual conecta chamadas gratuitas e números de telefone locais e usuários. Before your phone rings, there’s a lot of technological magic that happens.
These cloud phone services work by managing all the telecom infrastructure and relationships with the Public-Switched Telephone Network, better known as PSTN. That’s just for connectivity.
Voice over Internet Protocol (VoIP) existe no núcleo de um sistema de telefone virtual. As extensões de telefone existem virtualmente e não como linhas físicas. Você pode usar qualquer número de telefone comercial existente, até mesmo números personalizados. A partir daí, ele converte suas chamadas de som analógico com Codecs VoIP para obter uma qualidade de chamada superior.
Para um desempenho ideal, os provedores de VoIP configuram uma rede redundante de data centers. Em caso de mau tempo, as comunicações passam automaticamente por failover para outros servidores sem perder o ritmo.
números de telefone locais
Likewise, a virtual phone system doesn’t terminate at your building. It exists on the internet. You can forward calls from your office phone to your cell phone with ease. If you’re taking time off, you can direct calls to another colleague.
No front-end, os usuários obtêm muitos novos recursos para trabalhar e colaborar com eficácia. A partir do momento em que uma chamada de entrada chega, você pode encaminhá-la para um atendedor automático, que às vezes é chamado de árvore telefônica. Eles também podem trocar mensagens de texto com clientes na mesma plataforma de seu serviço de telefone comercial.
Landlines work much differently. You’re confined to wherever the telephone company installs it. Connectivity can only be established over wired connections. You also can’t ignore the increasing tolls and monthly fees. VoIP lets you place calls anywhere you have internet access — it works well with a strong Wi-Fi signal.
Os sistemas de telefonia virtual permitem que você e sua equipe aproveitem a maior confiabilidade, melhor qualidade de chamada e uma variedade de recursos avançados para trabalhar melhor.
Diferenças entre um PBX e um sistema de telefone virtual
If you’re not already using a VoIP phone service, you might be using a Private Branch Exchange (PBX) setup. It’s not fancy, but it works. Below is a breakdown of the key differences between a virtual phone system and a PBX.
| Função | Troca de Filiais Privadas | Sistema de Telefone Virtual |
|---|---|---|
| Chamada entre escritórios |  | |
| PSTN chamando | | |
| Requisitos de hardware | | |
| Em manutenção | | |
| Transporte | Analógico, ISDN ou PRI | Internet (100 kbps por linha) |
| Pronto para trabalhar em casa | | |
| Fácil de configurar | ★ | ★★★★★ |
| Transcrição de correio de voz | | |
| Mensagem de texto | | |
| Escalabilidade | ★★ | ★★★★★ |
| Confiabilidade | ★★★ | ★★★★★ |
| Custo por usuário | $$$ | $$ |
Benefícios de usar um sistema de telefone virtual
Not all business phone systems are made equal. You need more than standard phone service. Here’s why a virtual phone system is the preferred option for small businesses and enterprises.
1. Fácil configuração
One of the top advantages of a virtual phone system is that it’s easy to set up and use.
Traditional phone systems are difficult to configure. You need to wait for an installer to run wires and cut holes all around the office. During this time, your team won’t be able to make or receive phone calls. Can you afford to halt business?
A virtual phone system works wherever you have a high-speed internet connection. Since phone hardware is optional, you can get started right away. And when you get your VoIP phones, all you need to do is plug them in. That’s it.
Nextiva’s Serviço de telefone VoIP is ideal for remote employees and in the office. You can set it up yourself without the need for IT — it’s that easy.
2. Custos mais baixos
All too often, businesses pay for solutions and don’t use them to the fullest. This results in a lot of waste. A virtual phone system lets you select the right combination of features and lines that work for you.
Se você precisa de um completo sistema de telefone do escritório Agora plano de telefone para pequenas empresas, você obtém o máximo valor ao se tornar virtual.
Nextiva’s virtual phone system provides a direct replacement for several business apps from day one. Don’t forget that you’ll save up to 65% compared to traditional phone systems. Built-in features save you even more. You will lower your costs with these premium features included:
- Atendentes automáticos e saudações personalizadas
- Segure música e mensagens de conforto
- Roteamento automático de chamadas com base no horário comercial
- Encaminhamento de chamadas para diferentes extensões de telefone e locais
- Registros de chamadas detalhados tendências de chamadas de entrada e saída
- Identificador de chamadas gerenciado para manter seu número de celular privado
- Gravação de chamadas para treinamento de pessoal
- Chamadas internacionais acessíveis
All of these features make a virtual phone system a superb option for every business. It’s a budget-friendly option for small businesses. Plus, it contains every calling feature that empreendimentos desfrutei durante anos.
3. Números de telefone sob demanda
If you have a remote team, it’s likely their phone numbers all have different area codes and inconsistent prefixes, making communication a hurdle. If it’s a challenge for you, just imagine how it is for your customers.
Virtual phone systems give your team a professional identity to level up their conversations. You have the option of using a toll-free number, picking out a local number, or even no direct-dial numbers altogether. It’s all up to you.
If you need to set up regionally focused phone numbers, you can. It’s a great way to make your campanhas de chamada mais bem sucedido.
Não importa o caso de uso, sua equipe sempre pode usar o número de telefone de sua preferência. O roteamento de chamada avançado pode direcionar chamadas para seu dispositivo móvel, correio de voz ou outra pessoa, se desejado.
A privacidade é fundamental para um sistema telefônico virtual. Seus funcionários podem ocultar o identificador de chamadas para fazer e receber chamadas comerciais sem revelar números de telefone celular. Além disso, ele criptografa chamadas para o máximo Segurança VoIP.
4. Opções de dispositivos flexíveis
Wired phone systems require your team to take calls through a desk phone. That’s it. With Voice over IP, your team can communicate from a variety of devices.
Os sistemas de telefonia virtual adotam padrões abertos e universais. Essa interoperabilidade significa que você pode receber chamadas de qualquer dispositivo baseado em IP, em vez de apenas um telefone de mesa. Dispositivos de exemplo incluem:
- Softphones para desktop ou laptop
- iPads e tablets
- Telefones de conferência
- Aplicativos Android ou iOS
- Telefones VoIP sem fio
Esses padrões permitem que você combine e combine o hardware certo para o seu indivíduo. Um executivo tem necessidades diferentes de um representante de suporte. Esses dispositivos contam com o Protocolo de Iniciação de Sessão (trago) para ligações comerciais confiáveis.
A melhor parte? Nossa pesquisa mostrou que 59% de profissionais de negócios já usam em pelo menos três dispositivos while at work. You don’t need to purchase any extra equipment. It works with the communications devices you already use.
5. Roteamento inteligente de chamadas
Trate as chamadas telefônicas com facilidade e encaminhe-as para as pessoas certas. Se sua equipe só tem acesso pelo celular, você já sabe como é frustrante transferir ligações. Os provedores de serviços de telefonia virtual eliminam esse incômodo.
Primeiro, você pode direcionar chamadas telefônicas comerciais para seu número principal por meio de um atendedor automático. Esta função permite que os chamadores escolham o departamento ou pessoa que desejam contatar. Cada empresa deve ter essa configuração.
Em segundo lugar, você pode configurar o encaminhamento automático de chamadas com base no horário comercial. Se você tiver um serviço de atendimento ao cliente, poderá ajustá-lo de acordo com sua programação a partir de uma interface amigável e direta.
Terceiro, sua equipe está no controle de sua disponibilidade. Os usuários podem ajustar seu encaminhamento ou enviar chamadores para o correio de voz. Esse controle refinado sobre o serviço telefônico aumenta a satisfação do cliente e as vendas.
Para necessidades de negócios mais íngremes, não procure mais do que um call center baseado na nuvem. It lets you leverage advanced features like skills-based routing, artificial intelligence, call queuing, and interactive voice response (IVR) to handle any call volume. It’s all virtual, too!
6. Análise e relatórios robustos
Quais dias da semana são mais movimentados? Como é o volume de chamadas durante as férias? Precisamos contratar mais agentes? Essas perguntas só podem ser respondidas com análises e relatórios de chamadas em tempo real.
Esses painéis podem ajudá-lo a gerenciar o volume de chamadas e vinculá-las aos resultados de negócios. Historicamente, apenas organizações de porte corporativo tinham esses recursos. Agora, as pequenas empresas podem usar análises para escalar.
Virtual phone systems make this data easy and accessible. It’s instrumental if you’re managing call center agents. You can enhance the team’s one-on-one análises de desempenho. You don’t need to manually keep track of their time nor micromanage their time on the phones.
E a melhor parte: você pode visualizar relatórios em tempo real e análises de chamadas por meio de uma conexão com a Internet em qualquer dispositivo. Você e sua equipe estarão na mesma página.
7. Maior colaboração da equipe
This is where the rubber meets the road for remote teams. Your remote team needs to answer questions promptly. You can’t let projects be held up due to communication breakdowns.
Instead of juggling multiple messaging and communication apps, you have one. Instead of dialing a colleague, you can send them a quick text message. It’s less formal than an email and faster, too. Plus, it doesn’t ping everyone else in your project management app.
A conferência de áudio e vídeo é um componente básico de qualquer sistema telefônico virtual. Você pode reunir sua equipe com um clique e fornecer o dial-in para aqueles que não têm uma conexão VoIP forte. Para obter mais ganhos de produtividade, você pode centralizar seus projetos e colaboração de equipe em Conspícuo.
It’s not just for your internal team. You can set up a dedicated conference line for your clients so they can get the hands-on engagement they need. These virtual workspaces promote a collaborative approach to business communication.
Buyer’s checklist for your next phone system
It can be a bit overwhelming to think about upgrading your phone system. It’s easier than you think. Here are our recommendations to help select the right phone system.
- Acreditação – Does the business phone system meet industry standards? PCI, HIPAA, and SOC 2 are examples of trusted accreditations.
- Confiabilidade – Any recent downtime in the last year or two? Check their status page as well as Downdetector for guidance on real-world uptime. Look for 99.999% uptime or better.
- Funcionalidade – This is the big one. Identify which features you need versus want. There are hundreds of VoIP features available. Anticipate your needs over the next couple of years.
- Configurar – Determine if you can set up your phone service on your own or will you need an installer? Can you get up and running with no impact on routine operations?
- Apoio, suporte – What the availability and additional cost of support. How can you get help (phone, email, chat)?
- Reputação – Check out their online reviews. GetVoIP and G2 are good sources to check. Do most users enjoy their virtual phone service?
- Custo – Cost is almost always a factor, so get clear on the monthly fees, one-time charges, and add-ons. Consider the cost savings from getting rid of your on-premise PBX, too.
- Hardware – Can you select ready-to-use VoIP phones and have them shipped to your team? Is it from a reputable manufacturer?
Perguntas frequentes do sistema de telefone virtual
We’ve answered the most common questions about virtual phone systems below. Of course, if you have more specific questions, nos informe!
Qual é o melhor sistema de telefone virtual?
De nove sistemas telefônicos virtuais, o US News & World Report avaliou o Nextiva #1. Nextiva obteve a pontuação mais alta em desempenho, confiabilidade, variedade de recursos e suporte ao cliente. Além disso, Nextiva é o sistema de telefonia mais bem avaliado listado no GetVoIP em mais de 1.600 avaliações de clientes.
Como faço para configurar um sistema telefônico virtual?
Você pode configurar um sistema de telefone virtual em apenas quatro etapas:
- Escolha um plano de telefone comercial.
- Atribua seus números de telefone.
- Grave as saudações do seu telefone.
- Comece a fazer e atender chamadas.
Quais números de telefone posso usar?
Um sistema de telefone virtual oferece suporte a qualquer número de telefone atribuído de sua propriedade. Para usar seu número de telefone comercial existente, você precisará transferi-lo por meio de um processo conhecido como portar. Demora cerca de 1 a 4 semanas, dependendo do seu provedor de serviços telefônicos atual.
Você também pode escolher um numero de telefone virtual ao adicionar ou alterar extensões de telefone. Da mesma forma, você pode usar ou descartar esses números de telefone se não quiser mais.
Você também pode usar números gratuitos com um sistema de telefone virtual, mas a transferência leva um pouco mais de tempo. Verifique com seu provedor de VoIP os requisitos de portabilidade.
Quanto custa um sistema de telefonia virtual?
A virtual phone system’s cost ranges from $17 to $80 monthly per user, depending on the features. VoIP desk phones cost between $75 and $350 each based on their capabilities.
Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais, não há contratos de serviço, custos de TI, interrupções climáticas e hardware obsoleto para manter. As empresas podem economizar até 65% em seus custos de comunicação empresarial.
Quais são os principais recursos de um sistema de telefonia virtual?
Existem centenas de recursos em um sistema de telefone virtual, mas aqui estão os principais recursos para usuários empresariais:
- Aplicativos para celular e desktop
- Gerenciamento avançado de chamadas
- Roteamento de chamada dinâmico
- Rejeição de chamada anônima
- Auto atendimento
- Mensagem de texto
- Análise de chamadas
- Encaminhamento de chamadas
- Conferência com um clique
- Fidelidade E911
Um sistema de telefone virtual pode ser usado em casa?
Um sistema de telefonia virtual pode ser usado em casa e no escritório sem nenhum hardware para configurar. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet para fazer e receber chamadas de sua linha comercial. Quase todas as conexões a cabo e DSL podem atender às necessidades de um sistema telefônico VoIP moderno.
Virtual phone systems give remote employees the freedom to work anywhere using only their laptop, mobile device, or desk phone. Customers and coworkers won’t notice a difference. Pair it with your CRM for an added boost to your productivity and workflow.
Siga nosso guia prático sobre como configurar o VoIP para ver como pode ser fácil.
What’s the difference between a PBX and virtual phone system?
A Private Branch Exchange é um sistema telefônico tradicional que usa sinais analógicos. Os sistemas de telefonia virtual convertem sinais analógicos em digitais e os transmitem pela Internet. Ambos fornecem funcionalidade de telefone, mas de maneiras diferentes.
As principais diferenças entre um PBX e um sistema telefônico virtual são como as chamadas são tratadas e como ele se conecta à rede telefônica pública comutada. Os sistemas de telefonia virtual custam muito menos e têm muito mais escalabilidade do que um PBX tradicional.
Saiba mais em nosso detalhado Guia de comparação de PBX e VoIP. Ele quebra tudo para você.
As startups podem usar um sistema de telefonia virtual?
As empresas em estágio inicial são as que mais se beneficiam de um sistema telefônico virtual. À medida que adiciona funções de vendas e serviços, você precisa garantir que sua equipe esteja acessível e disponível para reuniões de equipe. As startups podem adicionar e ajustar recursos para atender às suas necessidades de negócios, como encaminhamento de chamadas, rastreamento de chamadas e gravação de chamadas.
Curioso sobre quantas linhas de telefone você precisa? It’s more than you might think.
O melhor sistema de telefone virtual está aqui
A forma como trabalhamos mudou. Mesmo quando todos voltam para o escritório, você realmente deseja voltar para um sistema telefônico limitado e obsoleto? Não é provável.
Your team is ready for you to select a phone system made for remote employees. You don’t have time for games or sharing GIFs. You need it to handle incoming calls with the utmost reliability. It also needs to be dead-simple for everyone to use.
obrigado pelo blog