Your legacy phone system no longer cuts it these days. With the surge of people working remotely, traditional landlines just can’t keep up with the needs of your business. Virtual Phone Numbers: What Are They & How Do They Work?
Es muss einen besseren Weg geben, Ihre Geschäftskommunikation zu verwalten, oder? Es gibt!
There’s a new wave of Telefonanlagen im Büro die flexibel genug sind, um die Anforderungen eines Remote-Teams zu erfüllen, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
Aber was ist mit Ihren Telefonnummern? Sind sie schwierig zu bedienen? Warum sollten Sie sich um sie kümmern?
We’ll explain all the ins of outs of virtual phone numbers for your company and what you should know about how they work.
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
A virtual phone number is a telephone number that isn’t bound to a fixed location. Virtual numbers can be used to make or receive calls on any phone, such as VoIP desk phones, cell phones, or softphones. It’s perfect for employees in the office, or those who Zuhause arbeiten.
You can select which devices receive calls from the virtual number, and change them when needed. This flexibility is why they’re sometimes called “secondary” numbers. Virtual phone numbers also provide increased anonymity over your landlines, which people can find in online directories.
Virtual phone numbers have grown in popularity. Businesses use them to accept calls from customers all over the world, regardless of where their offices are located. It gives them seamless lines of communication with their customers. They can’t distinguish between a virtual and standard telephone number.
Wie funktioniert eine virtuelle Nummer?
Virtuelle Telefonnummern erfordern keine SIM-Karte oder physische Adresse. Es verwendet eine sichere Internettechnologie, um echte Telefongespräche zwischen Menschen zu führen.
Stattdessen akzeptieren virtuelle Nummern Anrufe über das Voice Over Internet Protocol (VoIP). Fundamentally, it’s the same proven technology used to make calls and text messages through iMessage, WhatsApp, or Google Voice.
VoIP hat sich durchgesetzt, weil es Echtzeitkommunikation über vorhandene Breitbandverbindungen bereitstellen kann. Mit einem Cloud-Kommunikationsanbieter werden Ihre Telefongespräche digitalisiert und über das Internet und über herkömmliche Telefonnetze verbunden. Im Laufe der Jahre bieten immer mehr VoIP-Codecs eine reichhaltige Anrufqualität, ohne zu viele Daten zu verbrauchen.
Phone numbers in the United States are portable, so you don’t even have to switch. The process is known as Nummernportierung, und es stellt sicher, dass Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer unabhängig von Ihrem VoIP-Anbieter mitnehmen können.
As a result, you don’t need a wired Ethernet connection to take calls through a VoIP-Telefonnummer. So long as you have a fast and reliable data connection — 4G LTE or Wi-Fi — you can place calls. This is how virtual phone numbers allow you to take calls from your mobile phone.
Unterschiede zwischen virtuellen und normalen Telefonnummern
There are millions of phone numbers you can select. They fall into two categories: virtual and regular phone numbers. So, what’s the difference between the two? And how do you decide which is best for your company?
Let’s start with regular phone numbers. Traditional phone numbers usually are installed and provided by the local telephone company. Most people don’t know that they own the number, not the telephone company. Telephone companies typically assign phone lines to the street address of where it’s installed.
Traditional phone lines require phone lines to run throughout the building to each desk phone. Installing telecom lines isn’t always easy nor feasible in every office.
A virtual phone number, however, can is location-agnostic, and it’s not bound to one location. It works for employees in and out of the office because they share the same cloud PBX.
Das heißt Ihre Haus- bzw virtuelles Team können Anrufe von der virtuellen Nummer im Büro, zu Hause oder auf ihrem Handy annehmen. Und Sie können wählen, wer eingehende Anrufe von der virtuellen Telefonnummer erhält, je nach Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.
Vorteile einer virtuellen Nummer
Now that you have a better idea about these types of phone numbers, it’s time to decide if your business needs one.
Hier sind einige nützliche Vorteile, die Sie über virtuelle Telefonnummern wissen sollten.
1) Eliminieren Sie teure Add-Ons und Gebühren mit lokalen Telefonnummern
Die Leute können Ihre verwenden virtuelle Telefonanlage von überall auf der Welt, ohne teure Gesprächsgebühren zu zahlen. Sie können eine gebührenfreie Telefonnummer oder eine ermäßigte lokale Telefonnummer anbieten, die Anrufer weltweit zu schätzen wissen.
Let’s put that into practice and say you’re running marketing campaigns across the United States. You can ask customers to call your Gebührenfreie Telefonnummer — a virtual phone number that doesn’t cost them extra for making the call.
ZU Durchwahl (DID) will point them to the specific person they need to speak with by calling the virtual number you’ve created for their city or country. They’ll be directed to your sales team, regardless of whether they’re in different countries. And, the best part: your leads won’t notice any difference.
Pro-Tipp: If you’re calling leads in a major metro area like Washington, D.C., Phoenix, Los Angeles, or Seattle, you might want to pick up a local virtual number.
2) Verbessern Sie die Zufriedenheit der Anrufer mit automatischen Telefonzentralen
Cloud phone service providers include auto attendants. An auto attendant greets callers and provides a straightforward menu to reach the right person. This feature ensures that callers don’t waste time explaining their issue to the wrong person.
For example, if someone calls your virtual number to get help with a billing question, their call will be directed to an agent on your finance team. They won’t need to pass through several people to reach the agent best-equipped to help them.
Traditional phone systems don’t include these powerful call routing features. With legacy phone systems, you might need a costly on-prem PBX, an IT manager, and a lot of legwork just to bounce customers around. It’s not fun for anyone.
Eine Cloud-PBX zusammen mit virtuellen Telefonnummern sind der richtige Weg.
3) Befreien Sie sich vom Büro und einer modernen Voicemail
A traditional telephone number connects to one desk phone. What happens when the person at that desk is out of the office? You have no choice but to send them to voicemail. Some research suggests that customers won’t call you back if they reach your voicemail.
Virtuelle Nummern lösen dieses Problem. Sie können ihre Tischtelefonverbindung ausschalten und andere Agenten Anrufe auf ihren Mobiltelefonen entgegennehmen oder an einen anderen verfügbaren Agenten weiterleiten lassen. Diese Funktion verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Anrufer Voicemail zum Opfer fallen und nie wieder etwas von ihnen gehört wird.
But if they still land on a voicemail box, there’s still hope. A virtual phone system transcribes the message and emails it to you within seconds. Is that a robocaller or your child’s school calling? With voicemail to email, you’ll know.
4) Mitarbeiter können geschäftliches von ihrem privaten Telefon trennen
It’s not just incoming calls that a virtual phone number comes in handy. You can use the same number to make outgoing calls—be that to your customers or coworkers. And, it verbirgt Ihre Anrufer-ID wenn Sie dies tun.
Diese neuartige Funktion macht virtuelle Telefonnummern ideal für Remote-Mitarbeiter. Mehr als 38% von Unternehmen have team members who work remotely; there’s a steady shift away from the office working.
Remote staff don’t need to install a desk phone in their home office, nor use their cell phone to take business calls. The virtual phone number masks their caller ID, which gives them greater control and peace of mind when calling contacts.
They don’t need to be concerned that customers know your private number. You can select business hours for the virtual phone number to accept inbound calls or divert them to a voicemail.
Schützen Sie sich vor virtuellem Telefonbetrug
It’s no secret that Telefonbetrug sind auf dem Vormarsch. Unsicherheit und finanzielle Angst erhöhen nur ihre Wirksamkeit. Auch als Geschäftsinhaber sind Sie ein Hauptziel für Telefonbetrug.
Virtual numbers carry with it a responsibility to not deceive others. However, not everyone plays by the rules. It’s the real world. You might get receive a phone calls with a fake caller ID claiming to be your bank or a government office.
The bottom line is that you can’t necessarily trust the numbers that call you. Robocallers have been hammering millions of Americans with “neighbor spoofing,” where calls appear to be from your same prefix. For while it worked, we answered, then we learned to screen incoming calls.
Wenn Sie einen einschüchternden Anruf von Ihrer Bank erhalten, geben Sie ihr keine Informationen. Legen Sie auf und wenden Sie sich direkt an die Bank, indem Sie die auf ihrer offiziellen Website angegebene Nummer anrufen.
As far as your virtual phone numbers are concerned, you’ve got to protect them from abuse. Make sure you use secure, complex passwords for your virtuelle Telefonanlage. Whitelist your VoIP provider’s email into your inbox, so you receive alerts immediately if there is any suspicious activity.
Da alle Anrufe über das Internet geleitet werden, sind Netzwerksicherheit und gute Cybersicherheitsgewohnheiten von entscheidender Bedeutung.
- Stellen Sie sicher, dass Telefone und Computer Betriebssystem-Updates erhalten
- Installieren Sie Antivirensoftware, um Malware und Rootkits zu erkennen
- Verwenden Sie komplexe, sichere Passwörter to access your virtual phone system and don’t reuse them
- Wenn Sie öffentliches WLAN nutzen, verwenden Sie ein professionelles VPN
So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
There’s no doubt that virtual phone numbers are more beneficial than traditional landline numbers. They work for small businesses with remote staff as well as larger companies who need to manage communication in their call centers.
Virtuelle Telefonnummern gibt es in einigen Varianten:
- Lokale Telefonnummern – These numbers are based in certain geographic areas, also known as rate centers or area codes.
- Gebührenfreie Nummern – These are special numbers that start with 800, 888, 866, and others that allow people to call it without any tolls or fees.
- Vanity-Nummern – These numbers are the catchy, memorable numbers like 1-800-FLOWERS. You would want to purchase these and port them in.
Denken Sie daran, dass Sie Ihre vorhandene Telefonnummer behalten und zu einer virtuellen Telefonanlage mitnehmen können. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, können Sie jederzeit neue Nummern auswählen oder andere austauschen.
Wenn du Installieren Sie Ihr virtuelles Telefonsystem, you’ll wish you had it sooner. Your team will enjoy the freedom, flexibility, and savings a virtual phone number provides.
