Ihr herkömmliches Telefonsystem reicht heutzutage nicht mehr aus. Angesichts der steigenden Zahl von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, können herkömmliche Festnetzanschlüsse den Anforderungen Ihres Unternehmens einfach nicht gerecht werden. Virtuelle Telefonnummern: Was sind sie und wie funktionieren sie?
Es muss einen besseren Weg geben, Ihre Geschäftskommunikation zu verwalten, oder? Es gibt!
Es gibt eine neue Welle von Telefonanlagen im Büro die flexibel genug sind, um die Anforderungen eines Remote-Teams zu erfüllen, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
Aber was ist mit Ihren Telefonnummern? Sind sie schwierig zu bedienen? Warum sollten Sie sich um sie kümmern?
Wir erklären Ihnen alles Wissenswerte über virtuelle Telefonnummern für Ihr Unternehmen und was Sie über deren Funktionsweise wissen sollten.
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die nicht an einen festen Standort gebunden ist. Virtuelle Nummern können verwendet werden, um Anrufe auf jedem Telefon zu tätigen oder zu empfangen, z. B. VoIP-Tischtelefone, Mobiltelefone oder Softphones. Es ist ideal für Mitarbeiter im Büro oder diejenigen, die Zuhause arbeiten.
Sie können auswählen, welche Geräte Anrufe von der virtuellen Nummer empfangen und diese bei Bedarf ändern. Aufgrund dieser Flexibilität werden sie manchmal auch als „sekundäre“ Nummern bezeichnet. Virtuelle Telefonnummern bieten zudem mehr Anonymität im Vergleich zu Ihren Festnetzanschlüssen, die in Online-Verzeichnissen zu finden sind.
Virtuelle Telefonnummern erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Unternehmen nutzen sie, um Anrufe von Kunden weltweit entgegenzunehmen, unabhängig vom Standort ihrer Niederlassungen. Sie ermöglichen ihnen eine nahtlose Kommunikation mit ihren Kunden. Zwischen virtuellen und herkömmlichen Telefonnummern gibt es keinen Unterschied.
Wie funktioniert eine virtuelle Nummer?
Virtuelle Telefonnummern erfordern keine SIM-Karte oder physische Adresse. Es verwendet eine sichere Internettechnologie, um echte Telefongespräche zwischen Menschen zu führen.
Stattdessen akzeptieren virtuelle Nummern Anrufe über das Voice Over Internet Protocol (VoIP). Im Grunde handelt es sich um dieselbe bewährte Technologie, die auch zum Telefonieren und Versenden von Textnachrichten über iMessage, WhatsApp oder Google Voice verwendet wird.
VoIP hat sich durchgesetzt, weil es Echtzeitkommunikation über vorhandene Breitbandverbindungen bereitstellen kann. Mit einem Cloud-Kommunikationsanbieter werden Ihre Telefongespräche digitalisiert und über das Internet und über herkömmliche Telefonnetze verbunden. Im Laufe der Jahre bieten immer mehr VoIP-Codecs eine reichhaltige Anrufqualität, ohne zu viele Daten zu verbrauchen.
Telefonnummern in den USA sind portierbar, Sie müssen also nicht einmal wechseln. Der Vorgang ist bekannt als Nummernportierung, und es stellt sicher, dass Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer unabhängig von Ihrem VoIP-Anbieter mitnehmen können.
Daher benötigen Sie keine kabelgebundene Ethernet-Verbindung, um Anrufe über ein VoIP-TelefonnummerSolange Sie über eine schnelle und zuverlässige Datenverbindung – 4G LTE oder WLAN – verfügen, können Sie Anrufe tätigen. So ermöglichen Ihnen virtuelle Telefonnummern, Anrufe von Ihrem Mobiltelefon aus entgegenzunehmen.
Unterschiede zwischen virtuellen und normalen Telefonnummern
Es stehen Millionen von Telefonnummern zur Auswahl. Sie lassen sich in zwei Kategorien einteilen: virtuelle und reguläre Telefonnummern. Worin besteht also der Unterschied zwischen beiden? Und wie entscheiden Sie, welche für Ihr Unternehmen die beste ist?
Beginnen wir mit normalen Telefonnummern. Herkömmliche Telefonnummern werden in der Regel von der örtlichen Telefongesellschaft eingerichtet und bereitgestellt. Die meisten Menschen wissen nicht, dass die Nummer ihnen und nicht der Telefongesellschaft gehört. Telefongesellschaften weisen Telefonleitungen in der Regel der Adresse zu, an der sie installiert sind.
Bei herkömmlichen Telefonleitungen müssen die Telefonleitungen durch das gesamte Gebäude bis zu jedem Tischtelefon verlaufen. Die Installation von Telekommunikationsleitungen ist nicht immer einfach und nicht in jedem Büro machbar.
Eine virtuelle Telefonnummer kann jedoch standortunabhängig sein und ist nicht an einen Standort gebunden. Sie funktioniert für Mitarbeiter im Büro und außerhalb, da sie dieselbe Cloud-Telefonanlage nutzen.
Das heißt Ihre Haus- bzw virtuelles Team können Anrufe von der virtuellen Nummer im Büro, zu Hause oder auf ihrem Handy annehmen. Und Sie können wählen, wer eingehende Anrufe von der virtuellen Telefonnummer erhält, je nach Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.
Vorteile einer virtuellen Nummer
Nachdem Sie nun eine bessere Vorstellung von diesen Arten von Telefonnummern haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine solche Nummer benötigt.
Hier sind einige nützliche Vorteile, die Sie über virtuelle Telefonnummern wissen sollten.
1) Eliminieren Sie teure Add-Ons und Gebühren mit lokalen Telefonnummern
Die Leute können Ihre verwenden virtuelle Telefonanlage von überall auf der Welt, ohne teure Gesprächsgebühren zu zahlen. Sie können eine gebührenfreie Telefonnummer oder eine ermäßigte lokale Telefonnummer anbieten, die Anrufer weltweit zu schätzen wissen.
Lassen Sie uns das in die Praxis umsetzen und sagen, Sie führen Marketingkampagnen in den gesamten Vereinigten Staaten durch. Sie können Kunden bitten, Sie anzurufen Gebührenfreie Telefonnummer – eine virtuelle Telefonnummer, bei der für den Anruf keine zusätzlichen Kosten anfallen.
ZU Durchwahl (DID) leitet sie an den richtigen Ansprechpartner weiter, indem sie die virtuelle Nummer anrufen, die Sie für ihre Stadt oder ihr Land eingerichtet haben. Sie werden an Ihr Vertriebsteam weitergeleitet, unabhängig davon, ob sie sich in einem anderen Land befinden. Und das Beste daran: Ihre Leads werden keinen Unterschied bemerken.
Pro-Tipp: Wenn Sie Leads in einem Großraum wie Washington, DC, Phoenix, Los Angeles oder Seattle anrufen, möchten Sie möglicherweise eine lokale virtuelle Nummer einrichten.
2) Verbessern Sie die Zufriedenheit der Anrufer mit automatischen Telefonzentralen
Anbieter von Cloud-Telefondiensten bieten automatische Vermittlungen an. Diese begrüßen Anrufer und bieten ein übersichtliches Menü, um den richtigen Ansprechpartner zu erreichen. Diese Funktion stellt sicher, dass Anrufer keine Zeit damit verschwenden, ihr Problem der falschen Person zu erklären.
Wenn beispielsweise jemand Ihre virtuelle Nummer anruft, um Hilfe bei einer Rechnungsfrage zu erhalten, wird der Anruf an einen Mitarbeiter Ihres Finanzteams weitergeleitet. Der Anrufer muss nicht mehrere Personen kontaktieren, um den am besten geeigneten Mitarbeiter zu erreichen.
Herkömmliche Telefonsysteme bieten diese leistungsstarken Anrufweiterleitungsfunktionen nicht. Bei herkömmlichen Telefonsystemen benötigen Sie möglicherweise eine teure lokale Telefonanlage, einen IT-Manager und viel Laufarbeit, nur um Kunden weiterzuleiten. Das macht niemandem Spaß.
Eine Cloud-PBX zusammen mit virtuellen Telefonnummern sind der richtige Weg.
3) Befreien Sie sich vom Büro und einer modernen Voicemail
Eine herkömmliche Telefonnummer ist mit einem Tischtelefon verbunden. Was passiert, wenn die Person an diesem Schreibtisch nicht im Büro ist? Sie haben keine andere Wahl, als sie auf die Voicemail umzuleiten. Untersuchungen deuten darauf hin, dass Kunden Sie nicht zurückrufen, wenn sie Ihre Voicemail erreichen.
Virtuelle Nummern lösen dieses Problem. Sie können ihre Tischtelefonverbindung ausschalten und andere Agenten Anrufe auf ihren Mobiltelefonen entgegennehmen oder an einen anderen verfügbaren Agenten weiterleiten lassen. Diese Funktion verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Anrufer Voicemail zum Opfer fallen und nie wieder etwas von ihnen gehört wird.
Wenn die Nachricht dennoch auf der Voicemail-Box landet, besteht noch Hoffnung. Ein virtuelles Telefonsystem transkribiert die Nachricht und sendet sie Ihnen innerhalb von Sekunden per E-Mail zu. Handelt es sich um einen Robocaller oder den Anruf der Schule Ihres Kindes? Mit Voicemail-to-E-Mail wissen Sie es.
4) Mitarbeiter können geschäftliches von ihrem privaten Telefon trennen
Eine virtuelle Telefonnummer ist nicht nur für eingehende Anrufe nützlich. Sie können dieselbe Nummer auch für ausgehende Anrufe verwenden – sei es zu Ihren Kunden oder Kollegen. Und es verbirgt Ihre Anrufer-ID wenn Sie dies tun.
Diese neuartige Funktion macht virtuelle Telefonnummern ideal für Remote-Mitarbeiter. Mehr als 38% von Unternehmen Es gibt Teammitglieder, die von zu Hause aus arbeiten. Es gibt eine stetige Abkehr von der Arbeit im Büro.
Remote-Mitarbeiter müssen weder ein Tischtelefon im Homeoffice installieren noch ihr Mobiltelefon für geschäftliche Anrufe nutzen. Die virtuelle Telefonnummer maskiert ihre Anrufer-ID, was ihnen mehr Kontrolle und Sicherheit beim Anrufen von Kontakten gibt.
Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Kunden Ihre private Nummer kennen. Sie können Geschäftszeiten für die virtuelle Telefonnummer auswählen, um eingehende Anrufe anzunehmen oder auf eine Voicemail umzuleiten.
Schützen Sie sich vor virtuellem Telefonbetrug
Es ist kein Geheimnis, dass Telefonbetrug sind auf dem Vormarsch. Unsicherheit und finanzielle Angst erhöhen nur ihre Wirksamkeit. Auch als Geschäftsinhaber sind Sie ein Hauptziel für Telefonbetrug.
Virtuelle Nummern bringen die Verantwortung mit sich, andere nicht zu täuschen. Allerdings hält sich nicht jeder an die Regeln. Es ist die reale Welt. Sie könnten Anrufe mit einer gefälschten Anrufer-ID erhalten, die vorgibt, von Ihrer Bank oder einer Behörde zu stammen.
Unterm Strich kann man den Nummern, die einen anrufen, nicht unbedingt vertrauen. Robocaller haben Millionen von Amerikanern mit „Neighbor Spoofing“ bombardiert, bei dem Anrufe scheinbar von der gleichen Vorwahl kommen. Solange es funktionierte, antworteten wir, dann lernten wir, eingehende Anrufe zu filtern.
Wenn Sie einen einschüchternden Anruf von Ihrer Bank erhalten, geben Sie ihr keine Informationen. Legen Sie auf und wenden Sie sich direkt an die Bank, indem Sie die auf ihrer offiziellen Website angegebene Nummer anrufen.
Ihre virtuellen Telefonnummern müssen vor Missbrauch geschützt werden. Verwenden Sie sichere, komplexe Passwörter für Ihre virtuelle Telefonanlage. Fügen Sie die E-Mail-Adresse Ihres VoIP-Anbieters in Ihren Posteingang ein, damit Sie bei verdächtigen Aktivitäten sofort benachrichtigt werden.
Da alle Anrufe über das Internet geleitet werden, sind Netzwerksicherheit und gute Cybersicherheitsgewohnheiten von entscheidender Bedeutung.
- Stellen Sie sicher, dass Telefone und Computer Betriebssystem-Updates erhalten
- Installieren Sie Antivirensoftware, um Malware und Rootkits zu erkennen
- Verwenden Sie komplexe, sichere Passwörter um auf Ihr virtuelles Telefonsystem zuzugreifen und sie nicht wiederzuverwenden
- Wenn Sie öffentliches WLAN nutzen, verwenden Sie ein professionelles VPN
So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
Es besteht kein Zweifel, dass virtuelle Telefonnummern vorteilhafter sind als herkömmliche Festnetznummern. Sie eignen sich sowohl für kleine Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern als auch für größere Unternehmen, die die Kommunikation in ihren Callcentern verwalten müssen.
Virtuelle Telefonnummern gibt es in einigen Varianten:
- Lokale Telefonnummern – Diese Nummern beziehen sich auf bestimmte geografische Gebiete, die auch als Tarifzentren oder Vorwahlen bezeichnet werden.
- Gebührenfreie Nummern – Dies sind spezielle Nummern, die mit 800, 888, 866 und anderen beginnen und die es den Leuten ermöglichen, sie ohne Gebühren anzurufen.
- Vanity-Nummern – Diese Nummern sind einprägsam und einprägsam, wie zum Beispiel 1-800-FLOWERS. Diese Nummern sollten Sie kaufen und mitbringen.
Denken Sie daran, dass Sie Ihre vorhandene Telefonnummer behalten und zu einer virtuellen Telefonanlage mitnehmen können. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, können Sie jederzeit neue Nummern auswählen oder andere austauschen.
Wenn du Installieren Sie Ihr virtuelles Telefonsystem, Sie werden sich wünschen, Sie hätten es schon früher gehabt. Ihr Team wird die Freiheit, Flexibilität und Einsparungen genießen, die eine virtuelle Telefonnummer bietet.
