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WhatsApp für Kanzleien und Steuerberater: der praktische Leitfaden

WhatsApp für Kanzleien und Steuerberater ist inzwischen der Kanal, den Mandanten bevorzugen: unmittelbarer als E-Mail, weniger aufdringlich als ein Anruf. Eine Kanzlei verwaltet kritische Fristen, vertrauliche Dokumente und Termine, die nicht platzen dürfen. Methodisch eingesetzt reduziert WhatsApp verlorene Mahnungen und wiederholte Anfragen an die Kanzlei. Unbedacht eingesetzt schafft es jedoch Vertraulichkeitsrisiken. Sehen wir uns an, wie man es gut nutzt.

Fristen und Erinnerungen verwalten

Steuer- und Verfahrensfristen sind das Herz der Arbeit. Eine automatische Erinnerung an die Mandanten ("Wir erinnern daran, dass am 16. die Zahlung fällig ist, diese Unterlagen werden bis zum 10. benötigt") reduziert Verzögerungen und Last-Minute-Hektik. Du kannst Mandanten nach Typ segmentieren (Privatpersonen, Einzelunternehmen, Gesellschaften) und jedem nur die relevanten Fristen senden.

Versand und Erhebung von Dokumenten

WhatsApp ermöglicht es, Dokumente schnell anzufordern und zu erhalten, aber hier steht die Vertraulichkeit im Mittelpunkt. Bei sensiblen Daten prüfe, ob ein Kanal mit größeren Garantien angemessener ist, und begrenze, was durch den Chat läuft. In jedem Fall informiere den Mandanten darüber, wie seine Daten verarbeitet werden.

Termine und Beratungen

Termine im Chat zu vereinbaren und zu bestätigen reduziert Anrufe und No-Shows. Ein KI-Agent kann die freien Zeiten vorschlagen und die Beratung buchen, sodass dem Fachmann nur die Bestätigung bleibt. Eine Erinnerung am Vortag reduziert die Nichterscheinenden.

• Erinnerungen an Steuer- und Verfahrensfristen, segmentiert nach Mandantentyp
• Anfrage und Bestätigung fehlender Dokumente vor den Fristen
• Buchung und Bestätigung von Terminen mit Erinnerung am Vortag
• Kanzleimitteilungen (Schließungen, gesetzliche Neuerungen) mit gezielten Broadcasts
• Sofortige Antworten auf häufige Fragen über den KI-Agenten

Mit SendApp kannst du den KI-Agenten die wiederkehrenden Fragen (Öffnungszeiten, mitzubringende Unterlagen, Status eines Vorgangs erster Ebene) verwalten lassen und nur die wichtigen Anfragen an den Fachmann übergeben, wobei jedes Gespräch geordnet im Posteingang und im CRM bleibt.

Vertraulichkeit und DSGVO: die Priorität

Eine Kanzlei verarbeitet oft besondere Daten. Hole die informierte Einwilligung der Mandanten ein, gib in der Datenschutzerklärung die Zwecke der Verarbeitung über diesen Kanal an und prüfe sorgfältig, welche Daten durch den Chat laufen. Nutze Werkzeuge, mit denen du Einwilligungen und Widerrufe zentral verwalten kannst, und schule das Personal darin, was über WhatsApp geteilt werden darf und was nicht.

So geht es mit SendApp

SendApp bietet einen mehrkanaligen Posteingang, CRM mit Tags, Kalender mit Google Calendar, Kampagnen und einen KI-Agenten, der auf die Informationen der Kanzlei trainierbar ist. Du verbindest die Nummer über die offiziellen Meta-API oder über WhatsApp Web mit QR-Code, wobei mehrere Mitarbeiter an derselben Nummer zusammenarbeiten. Die Tarife starten bei 19 Euro im Monat; die Plattform ist in 6 Sprachen verfügbar und wird von über 30.000 Unternehmen genutzt.