Votre système téléphonique traditionnel n'est plus à la hauteur. Avec l'essor du télétravail, les lignes fixes traditionnelles ne suffisent plus à répondre aux besoins de votre entreprise. Numéros de téléphone virtuels : de quoi s'agit-il et comment fonctionnent-ils ?
Il doit y avoir une meilleure façon de gérer les communications de votre entreprise, n'est-ce pas ? Il y a!
Il y a une nouvelle vague de systèmes téléphoniques de bureau suffisamment flexibles pour répondre aux besoins d'une équipe distante, même en travaillant à domicile.
Mais qu'en est-il de vos numéros de téléphone ? Sont-ils difficiles à utiliser ? Pourquoi devriez-vous vous soucier d'eux?
Nous vous expliquerons tous les tenants et aboutissants des numéros de téléphone virtuels pour votre entreprise et ce que vous devez savoir sur leur fonctionnement.
Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
Un numéro de téléphone virtuel est un numéro de téléphone qui n'est pas lié à un emplacement fixe. Il permet de passer ou de recevoir des appels sur n'importe quel téléphone, comme un téléphone fixe VoIP, un téléphone portable ou un softphone. Il est idéal pour les employés de bureau ou ceux qui ont besoin d'un numéro de téléphone virtuel. travail à la maison.
Vous pouvez sélectionner les appareils qui recevront les appels du numéro virtuel et les modifier si nécessaire. Cette flexibilité explique pourquoi on les appelle parfois numéros « secondaires ». Les numéros de téléphone virtuels offrent également un anonymat accru par rapport à vos lignes fixes, que vous pouvez trouver dans les annuaires en ligne.
Les numéros de téléphone virtuels sont de plus en plus populaires. Les entreprises les utilisent pour recevoir des appels de clients du monde entier, où que soient situés leurs bureaux. Ils offrent ainsi une communication fluide avec leurs clients. Impossible de faire la distinction entre un numéro de téléphone virtuel et un numéro standard.
Comment fonctionne un numéro virtuel ?
Les numéros de téléphone virtuels ne nécessitent pas de carte SIM ni d'adresse physique. Il utilise une technologie Internet sécurisée pour passer de véritables appels téléphoniques entre les personnes.
Au lieu de cela, les numéros virtuels acceptent les appels via Voice Over Internet Protocol (VoIP). Fondamentalement, il s’agit de la même technologie éprouvée utilisée pour passer des appels et envoyer des SMS via iMessage, WhatsApp ou Google Voice.
VoIP a prospéré parce qu'il peut fournir une communication en temps réel en utilisant les connexions à large bande existantes. Avec un fournisseur de communications cloud, vos appels téléphoniques sont numérisés et connectés sur Internet et sur les réseaux téléphoniques traditionnels. Au fil des ans, de plus en plus de codecs VoIP offrent une qualité d'appel riche sans consommer trop de données.
Aux États-Unis, les numéros de téléphone sont portables ; vous n'avez donc même pas besoin de changer de numéro. Ce procédé est appelé portage de numéro, et cela garantit que vous pouvez emporter votre numéro de téléphone professionnel avec vous, quel que soit votre fournisseur VoIP.
Par conséquent, vous n’avez pas besoin d’une connexion Ethernet filaire pour prendre des appels via un Numéro de téléphone VoIPTant que vous disposez d'une connexion de données rapide et fiable (4G LTE ou Wi-Fi), vous pouvez passer des appels. C'est ainsi que les numéros de téléphone virtuels vous permettent de recevoir des appels depuis votre téléphone portable.
Différences entre les numéros de téléphone virtuels et réguliers
Il existe des millions de numéros de téléphone disponibles. Ils se répartissent en deux catégories : les numéros virtuels et les numéros classiques. Quelle est la différence entre les deux ? Et comment choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise ?
Commençons par les numéros de téléphone classiques. Les numéros de téléphone traditionnels sont généralement installés et fournis par l'opérateur téléphonique local. La plupart des gens ignorent que c'est eux qui possèdent le numéro, et non l'opérateur. Les opérateurs téléphoniques attribuent généralement les lignes téléphoniques à l'adresse où elles sont installées.
Les lignes téléphoniques traditionnelles doivent traverser tout le bâtiment jusqu'à chaque téléphone de bureau. L'installation de lignes de télécommunication n'est pas toujours simple ni réalisable dans tous les bureaux.
Un numéro de téléphone virtuel peut toutefois être indépendant de la localisation et ne pas être lié à un seul emplacement. Il convient aux employés, qu'ils soient au bureau ou non, car ils partagent le même PBX cloud.
Cela signifie que vous êtes chez vous ou équipes virtuelles peuvent prendre des appels à partir du numéro virtuel au bureau, à la maison ou sur leur téléphone portable. De plus, vous pouvez choisir qui reçoit les appels entrants du numéro de téléphone virtuel en fonction de la disponibilité de votre personnel.
Avantages d'un numéro virtuel
Maintenant que vous avez une meilleure idée de ces types de numéros de téléphone, il est temps de décider si votre entreprise en a besoin.
Voici quelques avantages utiles que vous devriez connaître sur les numéros de téléphone virtuels.
1) Éliminez les suppléments et les frais coûteux avec les numéros de téléphone locaux
Les gens peuvent utiliser le vôtre système téléphonique virtuel de n'importe où dans le monde sans payer de frais d'appel coûteux. Vous pouvez proposer un numéro de téléphone gratuit ou un numéro de téléphone local à prix réduit que les appelants du monde entier apprécieront.
Mettons cela en pratique : vous menez des campagnes marketing aux États-Unis. Vous pouvez demander à vos clients de vous appeler. numéro sans frais — un numéro de téléphone virtuel qui ne leur coûte pas de supplément pour passer l'appel.
POUR Numérotation directe à l'arrivée (DID) Nous les orienterons vers la personne à qui ils doivent parler en appelant le numéro virtuel que vous avez créé pour leur ville ou leur pays. Ils seront dirigés vers votre équipe commerciale, qu'ils se trouvent dans différents pays ou non. Et cerise sur le gâteau : vos prospects ne remarqueront aucune différence.
Conseil de pro : Si vous appelez des prospects dans une grande zone métropolitaine comme Washington, DC, Phoenix, Los Angeles ou Seattle, vous souhaiterez peut-être choisir un numéro virtuel local.
2) Améliorez la satisfaction des appelants avec les standards automatiques
Les fournisseurs de services de téléphonie cloud proposent des standards automatiques. Un standard automatique accueille les appelants et propose un menu simple pour les joindre. Cette fonctionnalité évite aux appelants de perdre du temps à expliquer leur problème à la mauvaise personne.
Par exemple, si quelqu'un appelle votre numéro virtuel pour obtenir de l'aide concernant une question de facturation, son appel sera redirigé vers un agent de votre équipe financière. Il n'aura pas besoin de contacter plusieurs personnes pour trouver l'agent le plus compétent.
Les systèmes téléphoniques traditionnels n'incluent pas ces puissantes fonctionnalités de routage des appels. Avec les systèmes téléphoniques traditionnels, vous pourriez avoir besoin d'un PBX sur site coûteux, d'un responsable informatique et de beaucoup de travail pour simplement faire tourner les clients. Ce n'est une expérience agréable pour personne.
Un Cloud PBX, ainsi que des numéros de téléphone virtuels, sont la voie à suivre.
3) Libérez-vous du bureau et bénéficiez d'une messagerie vocale moderne
Un numéro de téléphone traditionnel est relié à un téléphone fixe. Que se passe-t-il lorsque la personne à ce bureau est absente ? Vous n'avez d'autre choix que de la rediriger vers la messagerie vocale. Certaines études suggèrent que les clients ne vous rappelleront pas s'ils tombent sur votre messagerie vocale.
Les numéros virtuels résolvent ce problème. Vous pouvez désactiver la connexion de leur téléphone de bureau et demander à d'autres agents de répondre aux appels sur leur téléphone mobile ou de les transférer vers un autre agent disponible. Cette capacité réduit les risques que les appelants soient victimes de la messagerie vocale et ne soient plus jamais entendus.
Mais s'ils atterrissent malgré tout sur une boîte vocale, il y a encore de l'espoir. Un système téléphonique virtuel transcrit le message et vous l'envoie par courriel en quelques secondes. S'agit-il d'un appel automatisé ou de l'école de votre enfant ? Grâce à la messagerie vocale par courriel, vous le saurez.
4) Les employés peuvent séparer leur téléphone professionnel de leur téléphone personnel
Un numéro de téléphone virtuel n'est pas seulement utile pour les appels entrants. Vous pouvez également utiliser ce même numéro pour passer des appels sortants, que ce soit vers vos clients ou vos collègues. dissimule votre identification de l'appelant quand vous le faites.
Cette nouvelle fonctionnalité rend les numéros de téléphone virtuels idéaux pour les travailleurs à distance. Plus que 38% d'entreprises avoir des membres d'équipe qui travaillent à distance ; il y a un changement constant loin du travail au bureau.
Les télétravailleurs n'ont pas besoin d'installer un téléphone fixe à leur domicile, ni d'utiliser leur téléphone portable pour répondre à leurs appels professionnels. Le numéro de téléphone virtuel masque leur identité, ce qui leur offre un meilleur contrôle et une plus grande tranquillité d'esprit lorsqu'ils appellent leurs contacts.
Ils n'ont pas à s'inquiéter que leurs clients connaissent votre numéro privé. Vous pouvez définir les heures d'ouverture du numéro virtuel pour accepter les appels entrants ou les rediriger vers une messagerie vocale.
Protégez-vous des escroqueries par téléphone virtuel
Ce n'est pas un secret que escroqueries par téléphone sont à la hausse. L'incertitude et l'anxiété financière ne font qu'accroître leur efficacité. Même en tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes une cible de choix pour les escroqueries par téléphone.
Utiliser un numéro virtuel implique la responsabilité de ne pas tromper autrui. Cependant, tout le monde ne respecte pas les règles. C'est le monde réel. Vous pourriez recevoir des appels téléphoniques avec un faux identifiant d'appelant prétendant être celui de votre banque ou d'une administration.
En fin de compte, on ne peut pas forcément faire confiance aux numéros qui nous appellent. Les robots d'appel ont harcelé des millions d'Américains avec leur « neighbor spoofing », où les appels semblent provenir du même préfixe que vous. Car si cela fonctionnait, nous répondions, puis nous avons appris à filtrer les appels entrants.
Si vous recevez un appel intimidant de votre banque, ne lui donnez aucune information. Raccrochez et contactez directement la banque en appelant le numéro affiché sur leur site officiel.
En ce qui concerne vos numéros de téléphone virtuels, vous devez les protéger des abus. Assurez-vous d'utiliser des mots de passe complexes et sécurisés. système téléphonique virtuelAjoutez l'e-mail de votre fournisseur VoIP à la liste blanche de votre boîte de réception afin de recevoir immédiatement des alertes en cas d'activité suspecte.
Étant donné que tous les appels passent par Internet, la sécurité du réseau et la pratique de bonnes habitudes de cybersécurité sont essentielles.
- Assurez-vous que les téléphones et les ordinateurs reçoivent les mises à jour du système d'exploitation
- Installez un logiciel antivirus pour détecter les logiciels malveillants et les rootkits
- Utilisation complexe, mots de passe sécurisés pour accéder à votre système téléphonique virtuel et ne pas les réutiliser
- Si vous utilisez le Wi-Fi public, utilisez un VPN professionnel
Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
Il ne fait aucun doute que les numéros de téléphone virtuels sont plus avantageux que les numéros fixes traditionnels. Ils conviennent aussi bien aux petites entreprises ayant du personnel à distance qu'aux grandes entreprises qui doivent gérer la communication dans leurs centres d'appels.
Les numéros de téléphone virtuels se présentent sous plusieurs formes :
- Numéros de téléphone locaux – Ces numéros sont basés sur certaines zones géographiques, également appelées centres tarifaires ou indicatifs régionaux.
- Numéros gratuits – Ce sont des numéros spéciaux qui commencent par 800, 888, 866 et d’autres qui permettent aux gens de l’appeler sans frais ni frais.
- Numéros de vanité – Ces numéros sont accrocheurs et mémorables, comme 1-800-FLOWERS. Vous aurez envie de les acheter et de les apporter.
N'oubliez pas que vous pouvez conserver votre numéro de téléphone existant et l'emporter avec vous sur un système téléphonique virtuel. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez choisir de nouveaux numéros ou en échanger d'autres quand vous le souhaitez.
Une fois que vous installez votre système téléphonique virtuelVous regretterez de ne pas l'avoir eu plus tôt. Votre équipe profitera de la liberté, de la flexibilité et des économies qu'offre un numéro de téléphone virtuel.
