Your legacy phone system no longer cuts it these days. With the surge of people working remotely, traditional landlines just can’t keep up with the needs of your business. Virtual Phone Numbers: What Are They & How Do They Work?
Il doit y avoir une meilleure façon de gérer les communications de votre entreprise, n'est-ce pas ? Il y a!
There’s a new wave of systèmes téléphoniques de bureau suffisamment flexibles pour répondre aux besoins d'une équipe distante, même en travaillant à domicile.
Mais qu'en est-il de vos numéros de téléphone ? Sont-ils difficiles à utiliser ? Pourquoi devriez-vous vous soucier d'eux?
We’ll explain all the ins of outs of virtual phone numbers for your company and what you should know about how they work.
Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
A virtual phone number is a telephone number that isn’t bound to a fixed location. Virtual numbers can be used to make or receive calls on any phone, such as VoIP desk phones, cell phones, or softphones. It’s perfect for employees in the office, or those who travail à la maison.
You can select which devices receive calls from the virtual number, and change them when needed. This flexibility is why they’re sometimes called “secondary” numbers. Virtual phone numbers also provide increased anonymity over your landlines, which people can find in online directories.
Virtual phone numbers have grown in popularity. Businesses use them to accept calls from customers all over the world, regardless of where their offices are located. It gives them seamless lines of communication with their customers. They can’t distinguish between a virtual and standard telephone number.
Comment fonctionne un numéro virtuel ?
Les numéros de téléphone virtuels ne nécessitent pas de carte SIM ni d'adresse physique. Il utilise une technologie Internet sécurisée pour passer de véritables appels téléphoniques entre les personnes.
Au lieu de cela, les numéros virtuels acceptent les appels via Voice Over Internet Protocol (VoIP). Fundamentally, it’s the same proven technology used to make calls and text messages through iMessage, WhatsApp, or Google Voice.
VoIP a prospéré parce qu'il peut fournir une communication en temps réel en utilisant les connexions à large bande existantes. Avec un fournisseur de communications cloud, vos appels téléphoniques sont numérisés et connectés sur Internet et sur les réseaux téléphoniques traditionnels. Au fil des ans, de plus en plus de codecs VoIP offrent une qualité d'appel riche sans consommer trop de données.
Phone numbers in the United States are portable, so you don’t even have to switch. The process is known as portage de numéro, et cela garantit que vous pouvez emporter votre numéro de téléphone professionnel avec vous, quel que soit votre fournisseur VoIP.
As a result, you don’t need a wired Ethernet connection to take calls through a Numéro de téléphone VoIP. So long as you have a fast and reliable data connection — 4G LTE or Wi-Fi — you can place calls. This is how virtual phone numbers allow you to take calls from your mobile phone.
Différences entre les numéros de téléphone virtuels et réguliers
There are millions of phone numbers you can select. They fall into two categories: virtual and regular phone numbers. So, what’s the difference between the two? And how do you decide which is best for your company?
Let’s start with regular phone numbers. Traditional phone numbers usually are installed and provided by the local telephone company. Most people don’t know that they own the number, not the telephone company. Telephone companies typically assign phone lines to the street address of where it’s installed.
Traditional phone lines require phone lines to run throughout the building to each desk phone. Installing telecom lines isn’t always easy nor feasible in every office.
A virtual phone number, however, can is location-agnostic, and it’s not bound to one location. It works for employees in and out of the office because they share the same cloud PBX.
Cela signifie que vous êtes chez vous ou équipes virtuelles peuvent prendre des appels à partir du numéro virtuel au bureau, à la maison ou sur leur téléphone portable. De plus, vous pouvez choisir qui reçoit les appels entrants du numéro de téléphone virtuel en fonction de la disponibilité de votre personnel.
Avantages d'un numéro virtuel
Now that you have a better idea about these types of phone numbers, it’s time to decide if your business needs one.
Voici quelques avantages utiles que vous devriez connaître sur les numéros de téléphone virtuels.
1) Éliminez les suppléments et les frais coûteux avec les numéros de téléphone locaux
Les gens peuvent utiliser le vôtre système téléphonique virtuel de n'importe où dans le monde sans payer de frais d'appel coûteux. Vous pouvez proposer un numéro de téléphone gratuit ou un numéro de téléphone local à prix réduit que les appelants du monde entier apprécieront.
Let’s put that into practice and say you’re running marketing campaigns across the United States. You can ask customers to call your numéro sans frais — a virtual phone number that doesn’t cost them extra for making the call.
POUR Numérotation directe à l'arrivée (DID) will point them to the specific person they need to speak with by calling the virtual number you’ve created for their city or country. They’ll be directed to your sales team, regardless of whether they’re in different countries. And, the best part: your leads won’t notice any difference.
Conseil de pro : If you’re calling leads in a major metro area like Washington, D.C., Phoenix, Los Angeles, or Seattle, you might want to pick up a local virtual number.
2) Améliorez la satisfaction des appelants avec les standards automatiques
Cloud phone service providers include auto attendants. An auto attendant greets callers and provides a straightforward menu to reach the right person. This feature ensures that callers don’t waste time explaining their issue to the wrong person.
For example, if someone calls your virtual number to get help with a billing question, their call will be directed to an agent on your finance team. They won’t need to pass through several people to reach the agent best-equipped to help them.
Traditional phone systems don’t include these powerful call routing features. With legacy phone systems, you might need a costly on-prem PBX, an IT manager, and a lot of legwork just to bounce customers around. It’s not fun for anyone.
Un Cloud PBX, ainsi que des numéros de téléphone virtuels, sont la voie à suivre.
3) Libérez-vous du bureau et bénéficiez d'une messagerie vocale moderne
A traditional telephone number connects to one desk phone. What happens when the person at that desk is out of the office? You have no choice but to send them to voicemail. Some research suggests that customers won’t call you back if they reach your voicemail.
Les numéros virtuels résolvent ce problème. Vous pouvez désactiver la connexion de leur téléphone de bureau et demander à d'autres agents de répondre aux appels sur leur téléphone mobile ou de les transférer vers un autre agent disponible. Cette capacité réduit les risques que les appelants soient victimes de la messagerie vocale et ne soient plus jamais entendus.
But if they still land on a voicemail box, there’s still hope. A virtual phone system transcribes the message and emails it to you within seconds. Is that a robocaller or your child’s school calling? With voicemail to email, you’ll know.
4) Les employés peuvent séparer leur téléphone professionnel de leur téléphone personnel
It’s not just incoming calls that a virtual phone number comes in handy. You can use the same number to make outgoing calls—be that to your customers or coworkers. And, it dissimule votre identification de l'appelant quand vous le faites.
Cette nouvelle fonctionnalité rend les numéros de téléphone virtuels idéaux pour les travailleurs à distance. Plus que 38% d'entreprises have team members who work remotely; there’s a steady shift away from the office working.
Remote staff don’t need to install a desk phone in their home office, nor use their cell phone to take business calls. The virtual phone number masks their caller ID, which gives them greater control and peace of mind when calling contacts.
They don’t need to be concerned that customers know your private number. You can select business hours for the virtual phone number to accept inbound calls or divert them to a voicemail.
Protégez-vous des escroqueries par téléphone virtuel
It’s no secret that escroqueries par téléphone sont à la hausse. L'incertitude et l'anxiété financière ne font qu'accroître leur efficacité. Même en tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes une cible de choix pour les escroqueries par téléphone.
Virtual numbers carry with it a responsibility to not deceive others. However, not everyone plays by the rules. It’s the real world. You might get receive a phone calls with a fake caller ID claiming to be your bank or a government office.
The bottom line is that you can’t necessarily trust the numbers that call you. Robocallers have been hammering millions of Americans with “neighbor spoofing,” where calls appear to be from your same prefix. For while it worked, we answered, then we learned to screen incoming calls.
Si vous recevez un appel intimidant de votre banque, ne lui donnez aucune information. Raccrochez et contactez directement la banque en appelant le numéro affiché sur leur site officiel.
As far as your virtual phone numbers are concerned, you’ve got to protect them from abuse. Make sure you use secure, complex passwords for your système téléphonique virtuel. Whitelist your VoIP provider’s email into your inbox, so you receive alerts immediately if there is any suspicious activity.
Étant donné que tous les appels passent par Internet, la sécurité du réseau et la pratique de bonnes habitudes de cybersécurité sont essentielles.
- Assurez-vous que les téléphones et les ordinateurs reçoivent les mises à jour du système d'exploitation
- Installez un logiciel antivirus pour détecter les logiciels malveillants et les rootkits
- Utilisation complexe, mots de passe sécurisés to access your virtual phone system and don’t reuse them
- Si vous utilisez le Wi-Fi public, utilisez un VPN professionnel
Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
There’s no doubt that virtual phone numbers are more beneficial than traditional landline numbers. They work for small businesses with remote staff as well as larger companies who need to manage communication in their call centers.
Les numéros de téléphone virtuels se présentent sous plusieurs formes :
- Numéros de téléphone locaux – These numbers are based in certain geographic areas, also known as rate centers or area codes.
- Numéros gratuits – These are special numbers that start with 800, 888, 866, and others that allow people to call it without any tolls or fees.
- Numéros de vanité – These numbers are the catchy, memorable numbers like 1-800-FLOWERS. You would want to purchase these and port them in.
N'oubliez pas que vous pouvez conserver votre numéro de téléphone existant et l'emporter avec vous sur un système téléphonique virtuel. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez choisir de nouveaux numéros ou en échanger d'autres quand vous le souhaitez.
Une fois que vous installez votre système téléphonique virtuel, you’ll wish you had it sooner. Your team will enjoy the freedom, flexibility, and savings a virtual phone number provides.
