Alors que les employeurs se tournent vers le travail à distance, l’un des plus grands obstacles est leur système téléphonique professionnel. Un système téléphonique virtuel vous offre beaucoup plus de fonctionnalités que les lignes fixes.
Les systèmes téléphoniques à l’ancienne sont incompatibles avec cette nouvelle normalité. Les membres de l’équipe ne sont pas au bureau pour répondre aux appels et n’ont pas nécessairement accès à un téléphone de bureau.
Le passage au travail à distance et distribué signifie que les entreprises ont besoin d'un système téléphonique virtuel.
Alors, pouvez-vous gérer votre entreprise à partir d’un système téléphonique basé sur le cloud ? Est-ce trop difficile à mettre en place ? Quelles fonctionnalités dois-je rechercher ? Nous couvrirons tout cela et bien plus encore dans ce guide complet.
Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel ?
Un système téléphonique virtuel est une plate-forme de communication qui gère vos appels professionnels via une connexion Internet. Il permet aux utilisateurs d'accepter et de passer des appels sortants sur une application de bureau, un téléphone mobile ou un téléphone de bureau.
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui ne fonctionnent qu'à un seul endroit, vous pouvez utiliser votre propre matériel existant travailler n'importe où. Si vous disposez d'une connexion Internet, vous pouvez passer et recevoir des appels téléphoniques.
La principale raison pour laquelle les entreprises migrent leur système téléphonique vers le cloud est de profiter des fonctionnalités avancées que seul un système téléphonique virtuel peut fournir. Il permet aux entreprises de toutes tailles d'améliorer leur productivité et de développer leur équipe.
Les fournisseurs de systèmes téléphoniques virtuels maintiennent une infrastructure de communication évolutive pour les utilisateurs. Ces fournisseurs maintiennent une infrastructure de communication évolutive pour les utilisateurs. En plus du service téléphonique VoIP lui-même, ils mettent en œuvre des fonctionnalités avancées telles que la messagerie texte SMS, les numéros de téléphone professionnels et la transcription des messages vocaux.
En termes simples, un système téléphonique virtuel est un moyen rentable de garder toute votre équipe connectée. De nouvelles recherches suggèrent que presque 40% des entreprises avoir des membres de l’équipe qui travaillent à distance. Vous aurez besoin d'un système téléphonique qui fonctionne au bureau et à l'extérieur.
Comment fonctionne un système téléphonique virtuel ?
Un système téléphonique virtuel connecte les appels entre les numéros gratuits et numéros de téléphone locaux et les utilisateurs. Avant que votre téléphone ne sonne, de nombreuses magies technologiques se produisent.
Ces services de téléphonie cloud fonctionnent en gérant toute l'infrastructure de télécommunications et les relations avec le réseau téléphonique public commuté, mieux connu sous le nom de PSTN. C'est juste pour la connectivité.
Voix sur protocole Internet (VoIP) existe au cœur d'un système téléphonique virtuel. Les extensions téléphoniques existent virtuellement et non sous forme de lignes physiques. Vous pouvez utiliser n’importe quel numéro de téléphone professionnel existant, même des numéros personnalisés. À partir de là, il convertit vos appels téléphoniques en son analogique avec Codecs VoIP pour obtenir une qualité d’appel supérieure.
Pour des performances optimales, les fournisseurs VoIP mettent en place un réseau redondant de centres de données. En cas de conditions météorologiques extrêmes, les communications basculent automatiquement vers d'autres serveurs sans perdre une miette.
numéros de téléphone locaux
De même, un système téléphonique virtuel ne se termine pas à votre immeuble. Cela existe sur Internet. Vous pouvez facilement transférer les appels de votre téléphone de bureau vers votre téléphone portable. Si vous prenez un congé, vous pouvez diriger les appels vers un autre collègue.
Sur le front-end, les utilisateurs bénéficient d'une multitude de nouvelles fonctionnalités pour travailler et collaborer efficacement. Dès l’arrivée d’un appel entrant, vous pouvez l’acheminer vers un standard automatique, parfois appelé arborescence téléphonique. Ils peuvent également échanger des messages texte avec les clients depuis la même plateforme que leur service téléphonique professionnel.
Les lignes fixes fonctionnent très différemment. Vous êtes confiné là où la compagnie de téléphone l'installe. La connectivité ne peut être établie que via des connexions filaires. Vous ne pouvez pas non plus ignorer l’augmentation des péages et des frais mensuels. La VoIP vous permet de passer des appels partout où vous avez accès à Internet : elle fonctionne bien avec un signal Wi-Fi puissant.
Les systèmes téléphoniques virtuels vous permettent, à vous et à votre équipe, de profiter d'une fiabilité accrue, d'une meilleure qualité d'appel et d'une multitude de fonctionnalités avancées pour mieux travailler.
Différences entre un PBX et un système téléphonique virtuel
Si vous n'utilisez pas déjà un service téléphonique VoIP, vous utilisez peut-être une configuration d'autocommutateur privé (PBX). Ce n'est pas compliqué, mais ça marche. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales différences entre un système téléphonique virtuel et un PBX.
| Fonction | Échange de succursales privées | Système téléphonique virtuel |
|---|---|---|
| Appels inter-bureaux |  | |
| Appel PSTN | | |
| Exigences matérielles | | |
| Maintenance en cours | | |
| Transport | Analogique, RNIS ou PRI | Internet (100 kbps par ligne) |
| Prêt pour le travail à domicile | | |
| Facilité de configuration | ★ | ★★★★★ |
| Transcription de la messagerie vocale | | |
| La messagerie texte | | |
| Évolutivité | ★★ | ★★★★★ |
| Fiabilité | ★★★ | ★★★★★ |
| Coût par utilisateur | $$$ | $$ |
Avantages de l'utilisation d'un système téléphonique virtuel
Tous les systèmes téléphoniques professionnels ne sont pas égaux. Vous avez besoin de plus qu’un service téléphonique standard. Voici pourquoi un système téléphonique virtuel est l'option préférée des petites entreprises et des entreprises.
1. Installation facile
L'un des principaux avantages d'un système téléphonique virtuel est qu'il est facile à configurer et à utiliser.
Les systèmes téléphoniques traditionnels sont difficiles à configurer. Vous devez attendre qu'un installateur fasse passer les fils et perce des trous tout autour du bureau. Pendant cette période, votre équipe ne pourra ni passer ni recevoir d'appels téléphoniques. Pouvez-vous vous permettre d’arrêter vos activités ?
Un système téléphonique virtuel fonctionne partout où vous disposez d’une connexion Internet haut débit. Le matériel téléphonique étant facultatif, vous pouvez commencer immédiatement. Et lorsque vous recevez vos téléphones VoIP, il vous suffit de les brancher. C'est ça.
de Nextiva Service téléphonique VoIP il est idéal pour les employés distants et au bureau. Vous pouvez le configurer vous-même sans avoir recours à l'informatique : c'est aussi simple que cela.
2. Coûts inférieurs
Trop souvent, les entreprises paient pour des solutions et ne les utilisent pas pleinement. Cela entraîne beaucoup de gaspillage. Un système téléphonique virtuel vous permet de sélectionner la bonne combinaison de fonctionnalités et de lignes qui vous conviennent.
Que vous ayez besoin d'un système téléphonique de bureau maintenant forfait téléphonique petite entreprise, vous obtenez le plus de valeur en devenant virtuel.
Le système de téléphonie virtuelle de Nextiva remplace directement plusieurs applications professionnelles dès le premier jour. N'oubliez pas que vous économiserez jusqu'à 65% par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels. Les fonctionnalités intégrées vous font économiser encore plus. Vous réduirez vos coûts grâce à ces fonctionnalités premium incluses :
- Auto-accompagnants et salutations personnalisées
- Tenir de la musique et des messages de réconfort
- Routage automatique des appels en fonction des heures d'ouverture
- Renvoi d'appel vers différentes extensions téléphoniques et emplacements
- Journaux d'appels détaillés, tendances des appels entrants et sortants
- Identification de l'appelant gérée pour garder votre numéro de portable privé
- Enregistrement d'appel pour la formation du personnel
- Appels internationaux abordables
Toutes ces fonctionnalités font d’un système téléphonique virtuel une excellente option pour chaque entreprise. C'est une option économique pour les petites entreprises. De plus, il contient toutes les fonctionnalités d'appel qui entreprises j’apprécie depuis des années.
3. Numéros de téléphone à la demande
Si vous avez une équipe distante, il est probable que leurs numéros de téléphone aient tous des indicatifs régionaux différents et des préfixes incohérents, ce qui rend la communication un obstacle. Si c'est un défi pour vous, imaginez ce que cela représente pour vos clients.
Les systèmes téléphoniques virtuels donnent à votre équipe une identité professionnelle pour améliorer leurs conversations. Vous avez la possibilité d'utiliser un numéro gratuit, de choisir un numéro local ou même de ne pas utiliser de numéro direct. Cela ne tient qu'à toi.
Si vous devez configurer des numéros de téléphone régionaux, vous le pouvez. C'est une excellente façon de créer le vôtre campagnes d'appel plus de succès.
Quel que soit le cas d'utilisation, votre équipe peut toujours utiliser le numéro de téléphone préféré. Le routage avancé des appels peut diriger les appels vers leur appareil mobile, leur messagerie vocale ou une autre personne si vous le souhaitez.
La confidentialité est au cœur d’un système téléphonique virtuel. Vos employés peuvent masquer leur identification de l'appelant pour passer et recevoir des appels professionnels sans révéler leur numéro de téléphone portable. De plus, il crypte les appels téléphoniques pour un maximum Sécurité VoIP.
4. Options d'appareil flexibles
Les systèmes téléphoniques filaires obligent votre équipe à répondre aux appels via un téléphone de bureau. C'est ça. Avec la voix sur IP, votre équipe peut communiquer à partir de divers appareils.
Les systèmes téléphoniques virtuels adoptent des normes ouvertes et universelles. Cette interopérabilité signifie que vous pouvez prendre des appels depuis n'importe quel appareil IP, plutôt qu'un seul téléphone de bureau. Exemples d'appareils :
- Logiciels de téléphonie de bureau ou d'ordinateur portable
- iPad et tablettes
- Téléphones de conférence
- Applications Android ou iOS
- Téléphones VoIP sans fil
Ces normes vous permettent de mélanger et d'assortir le matériel adapté à votre personne. Un cadre a des besoins différents de ceux d’un représentant de support. Ces appareils s'appuient sur le protocole d'initiation de session (siroter) pour des appels professionnels fiables.
La meilleure partie? Nos recherches ont montré que le 59% des professionnels l'utilisent déjà au moins trois appareils au travail. Vous n'avez pas besoin d'acheter d'équipement supplémentaire. Il fonctionne avec les appareils de communication que vous utilisez déjà.
5. Routage intelligent des appels
Gérez facilement les appels téléphoniques entrants et dirigez-les vers les bonnes personnes. Si votre équipe n’est accessible que par téléphone portable, vous savez déjà à quel point il est frustrant de transférer des appels. Les fournisseurs de services de téléphonie virtuelle éliminent ce problème.
Tout d’abord, vous pouvez diriger les appels téléphoniques professionnels vers votre numéro principal via un standard automatique. Cette fonction permet à l'appelant de choisir le service ou la personne qu'il souhaite joindre. Chaque entreprise devrait avoir cette configuration.
Deuxièmement, vous pouvez configurer un transfert d’appel automatique en fonction des heures de bureau. Si vous disposez d'un service de répondeur, vous pouvez l'ajuster à votre emploi du temps à partir d'une interface conviviale et simple.
Troisièmement, votre équipe contrôle sa disponibilité. Les utilisateurs peuvent ajuster leur renvoi ou envoyer les appelants vers la messagerie vocale. Ce contrôle précis du service téléphonique augmente la satisfaction des clients et les ventes.
Pour les besoins professionnels plus pointus, ne cherchez pas plus loin qu'un centre d'appels basé sur le cloud. Il vous permet d'exploiter des fonctionnalités avancées telles que le routage basé sur les compétences, l'intelligence artificielle, la mise en file d'attente des appels et la réponse vocale interactive (IVR) pour gérer n'importe quel volume d'appels. Tout est virtuel aussi !
6. Analyses et rapports robustes
Quels jours de la semaine sont les plus fréquentés ? À quoi ressemble le volume d’appels pendant les vacances ? Devons-nous embaucher plus d’agents ? Ces questions ne peuvent trouver de réponse qu'avec des analyses et des rapports d'appels en temps réel.
Ces tableaux de bord peuvent vous aider à gérer le volume d'appels et à les lier aux résultats commerciaux. Historiquement, seules les organisations de taille entreprise disposaient de ces capacités. Désormais, les petites entreprises peuvent utiliser l’analyse pour évoluer.
Les systèmes téléphoniques virtuels rendent ces données faciles et accessibles. C'est essentiel si vous gérez des agents de centre d'appels. Vous pouvez améliorer le tête-à-tête de l'équipe évaluations des performances. Vous n'avez pas besoin de suivre manuellement leur temps ni de microgérer leur temps sur les téléphones.
Et le meilleur : vous pouvez consulter des rapports en temps réel et des analyses d'appels via une connexion Internet sur n'importe quel appareil. Vous et votre équipe serez sur la même longueur d’onde.
7. Collaboration accrue en équipe
C’est là que le caoutchouc rencontre la route pour les équipes distantes. Votre équipe distante doit répondre aux questions rapidement. Vous ne pouvez pas laisser des projets être retardés en raison de problèmes de communication.
Au lieu de jongler avec plusieurs applications de messagerie et de communication, vous en avez une. Au lieu d'appeler un collègue, vous pouvez lui envoyer un SMS rapide. C'est moins formel qu'un e-mail et plus rapide aussi. De plus, il ne cingle pas tout le monde dans votre application de gestion de projet.
Les conférences audio et vidéo sont un élément essentiel de tout système téléphonique virtuel. Vous pouvez rassembler votre équipe en un clic et permettre à ceux qui ne disposent pas d'une connexion VoIP solide de se connecter. Pour des gains de productivité supplémentaires, vous pouvez centraliser vos projets et la collaboration d'équipe au sein de Cospace.
Ce n'est pas seulement pour votre équipe interne. Vous pouvez mettre en place une ligne de conférence dédiée pour vos clients afin qu’ils puissent obtenir l’engagement pratique dont ils ont besoin. Ces espaces de travail virtuels favorisent une approche collaborative de la communication d'entreprise.
Liste de contrôle de l'acheteur pour votre prochain système téléphonique
Il peut être un peu difficile de penser à mettre à niveau votre système téléphonique. C'est plus facile que vous ne le pensez. Voici nos recommandations pour vous aider à sélectionner le bon système téléphonique.
- Accréditation – Le système téléphonique professionnel répond-il aux normes de l’industrie ? PCI, HIPAA et SOC 2 sont des exemples d'accréditations fiables.
- Fiabilité – Y a-t-il eu un arrêt de travail récent au cours des deux dernières années ? Consultez leur page d'état ainsi que Downdetector pour obtenir des conseils sur la disponibilité réelle. Recherchez une disponibilité de 99,999% ou mieux.
- Fonctionnalité – C’est le plus gros. Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin par rapport à celles que vous souhaitez. Il existe des centaines de fonctionnalités VoIP disponibles. Anticipez vos besoins au cours des prochaines années.
- Installation – Déterminez si vous pouvez configurer votre service téléphonique vous-même ou aurez-vous besoin d’un installateur ? Pouvez-vous être opérationnel sans impact sur les opérations de routine ?
- Soutien – Quelle est la disponibilité et le coût supplémentaire du support. Comment obtenir de l'aide (téléphone, e-mail, chat) ?
- Réputation – Consultez leurs avis en ligne. GetVoIP et G2 sont de bonnes sources à vérifier. La plupart des utilisateurs apprécient-ils leur service de téléphonie virtuelle ?
- Const – Le coût est presque toujours un facteur, alors soyez clair sur les frais mensuels, les frais uniques et les modules complémentaires. Pensez également aux économies réalisées en vous débarrassant de votre PBX sur site.
- Matériel – Pouvez-vous sélectionner des téléphones VoIP prêts à l’emploi et les faire expédier à votre équipe ? Est-ce qu'il vient d'un fabricant réputé ?
FAQ sur le système téléphonique virtuel
Nous avons répondu ci-dessous aux questions les plus courantes sur les systèmes téléphoniques virtuels. Bien entendu, si vous avez des questions plus précises, Faites le nous savoir!
Quel est le meilleur système de téléphonie virtuelle ?
Sur neuf systèmes téléphoniques virtuels, US News & World Report a évalué Nextiva #1. Nextiva a obtenu les meilleurs résultats en termes de performances, de fiabilité, de gamme de fonctionnalités et de support client. De plus, Nextiva est le système téléphonique le mieux noté répertorié sur GetVoIP parmi plus de 1 600 avis clients.
Comment configurer un système téléphonique virtuel ?
Vous pouvez configurer un système téléphonique virtuel en seulement quatre étapes :
- Choisissez un forfait téléphonique professionnel.
- Attribuez vos numéros de téléphone.
- Enregistrez vos salutations téléphoniques.
- Commencez à passer et à répondre à des appels.
Quels numéros de téléphone puis-je utiliser ?
Un système téléphonique virtuel prend en charge tous les numéros de téléphone attribués que vous possédez. Pour utiliser votre numéro de téléphone professionnel existant, vous devrez le transférer via un processus appelé portage. Cela prend environ 1 à 4 semaines, selon votre fournisseur de services téléphoniques actuel.
Vous pouvez également choisir un numéro de téléphone virtuel lors de l'ajout ou de la modification d'extensions téléphoniques. De même, vous pouvez utiliser ou supprimer ces numéros de téléphone si vous n’en voulez plus.
Vous pouvez également utiliser des numéros gratuits avec un système téléphonique virtuel, mais leur transfert prend un peu plus de temps. Vérifiez auprès de votre fournisseur VoIP les exigences de portage.
Combien coûte un système téléphonique virtuel ?
Le coût d'un système téléphonique virtuel varie de $17 à $80 par mois par utilisateur, selon les fonctionnalités. Les téléphones de bureau VoIP coûtent entre $75 et $350 chacun en fonction de leurs capacités.
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels, il n'y a pas de contrat de service, de coûts informatiques, de pannes météorologiques et de matériel obsolète à entretenir. Les entreprises peuvent économiser jusqu'à 65% sur leurs coûts de communication professionnelle.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un système téléphonique virtuel ?
Il existe des centaines de fonctionnalités dans un système téléphonique virtuel, mais voici les principales fonctionnalités destinées aux utilisateurs professionnels :
- Applications mobiles et de bureau
- Gestion avancée des appels
- Routage d'appel dynamique
- Rejet d'appel anonyme
- Agent de voiture
- La messagerie texte
- Analyse des appels
- Renvoi d'appel
- Conférence en un clic
- Fidélité E911
Un système téléphonique virtuel peut-il être utilisé à la maison ?
Un système téléphonique virtuel peut être utilisé à la maison et au bureau sans aucun matériel à configurer. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet pour passer et recevoir des appels téléphoniques depuis votre ligne professionnelle. Presque toutes les connexions câble et DSL peuvent répondre aux besoins d'un système téléphonique VoIP moderne.
Les systèmes de téléphonie virtuelle donnent aux employés distants la liberté de travailler n'importe où en utilisant uniquement leur ordinateur portable, leur appareil mobile ou leur téléphone de bureau. Les clients et les collègues ne remarqueront aucune différence. Associez-le à votre CRM pour augmenter davantage votre productivité et votre flux de travail.
Suivez notre guide pratique sur comment configurer la VoIP pour voir à quel point cela peut être facile.
Quelle est la différence entre un PBX et un système téléphonique virtuel ?
Un autocommutateur privé est un système téléphonique traditionnel qui utilise des signaux analogiques. Les systèmes téléphoniques virtuels convertissent les signaux analogiques en signaux numériques et les transmettent via Internet. Ils offrent tous deux des fonctionnalités téléphoniques, mais de différentes manières.
Les principales différences entre un PBX et un système téléphonique virtuel résident dans la manière dont les appels sont traités et dans la manière dont ils se connectent au réseau téléphonique public commuté. Les systèmes téléphoniques virtuels coûtent beaucoup moins cher et sont bien plus évolutifs qu’un PBX traditionnel.
Apprenez-en davantage dans notre détaillé Guide de comparaison PBX et VoIP. Cela décompose tout pour vous.
Les startups peuvent-elles utiliser un système téléphonique virtuel ?
Les entreprises en démarrage bénéficieront le plus d’un système téléphonique virtuel. Lorsque vous ajoutez des rôles de vente et de service, vous devez vous assurer que votre équipe est accessible et disponible pour les réunions d'équipe. Les startups peuvent ajouter et ajuster des fonctionnalités pour répondre aux besoins de leur entreprise, telles que le transfert d'appel, le suivi des appels et l'enregistrement des appels.
Curieux a propos de de combien de lignes téléphoniques avez-vous besoin? C'est plus que vous ne le pensez.
Le meilleur système de téléphonie virtuelle est ici
Notre façon de travailler a changé. Même lorsque tout le monde sera de retour au bureau, aurez-vous vraiment envie de revenir à un système téléphonique limité et obsolète ? Pas probable.
Votre équipe est prête à ce que vous sélectionniez un système téléphonique conçu pour les employés distants. Vous n'avez pas le temps de jouer ou de partager des GIF. Vous en avez besoin pour gérer les appels entrants avec la plus grande fiabilité. Il doit également être extrêmement simple à utiliser pour tout le monde.
merci pour le blog