Alors que les employeurs se tournent vers le travail à distance, l’un des plus grands obstacles est leur système téléphonique professionnel. Un système téléphonique virtuel vous offre beaucoup plus de fonctionnalités que les lignes fixes.
Old-fashioned phone systems are incompatible with this new normal. Team members aren’t in the office to take calls, nor do they necessarily have access to a desk phone.
Le passage au travail à distance et distribué signifie que les entreprises ont besoin d'un système téléphonique virtuel.
So, can you run your business from a cloud-based phone system? Is it too difficult to set up? What features should I look for? We’ll cover all these and more in this comprehensive guide.
Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel ?
Un système téléphonique virtuel est une plate-forme de communication qui gère vos appels professionnels via une connexion Internet. Il permet aux utilisateurs d'accepter et de passer des appels sortants sur une application de bureau, un téléphone mobile ou un téléphone de bureau.
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui ne fonctionnent qu'à un seul endroit, vous pouvez utiliser votre propre matériel existant travailler n'importe où. Si vous disposez d'une connexion Internet, vous pouvez passer et recevoir des appels téléphoniques.
La principale raison pour laquelle les entreprises migrent leur système téléphonique vers le cloud est de profiter des fonctionnalités avancées que seul un système téléphonique virtuel peut fournir. Il permet aux entreprises de toutes tailles d'améliorer leur productivité et de développer leur équipe.
Les fournisseurs de systèmes téléphoniques virtuels maintiennent une infrastructure de communication évolutive pour les utilisateurs. Ces fournisseurs maintiennent une infrastructure de communication évolutive pour les utilisateurs. En plus du service téléphonique VoIP lui-même, ils mettent en œuvre des fonctionnalités avancées telles que la messagerie texte SMS, les numéros de téléphone professionnels et la transcription des messages vocaux.
En termes simples, un système téléphonique virtuel est un moyen rentable de garder toute votre équipe connectée. De nouvelles recherches suggèrent que presque 40% des entreprises have team members that work remotely. You’ll need a phone system that works in and out of the office.
Comment fonctionne un système téléphonique virtuel ?
Un système téléphonique virtuel connecte les appels entre les numéros gratuits et numéros de téléphone locaux et les utilisateurs. Before your phone rings, there’s a lot of technological magic that happens.
These cloud phone services work by managing all the telecom infrastructure and relationships with the Public-Switched Telephone Network, better known as PSTN. That’s just for connectivity.
Voix sur protocole Internet (VoIP) existe au cœur d'un système téléphonique virtuel. Les extensions téléphoniques existent virtuellement et non sous forme de lignes physiques. Vous pouvez utiliser n’importe quel numéro de téléphone professionnel existant, même des numéros personnalisés. À partir de là, il convertit vos appels téléphoniques en son analogique avec Codecs VoIP pour obtenir une qualité d’appel supérieure.
Pour des performances optimales, les fournisseurs VoIP mettent en place un réseau redondant de centres de données. En cas de conditions météorologiques extrêmes, les communications basculent automatiquement vers d'autres serveurs sans perdre une miette.
numéros de téléphone locaux
Likewise, a virtual phone system doesn’t terminate at your building. It exists on the internet. You can forward calls from your office phone to your cell phone with ease. If you’re taking time off, you can direct calls to another colleague.
Sur le front-end, les utilisateurs bénéficient d'une multitude de nouvelles fonctionnalités pour travailler et collaborer efficacement. Dès l’arrivée d’un appel entrant, vous pouvez l’acheminer vers un standard automatique, parfois appelé arborescence téléphonique. Ils peuvent également échanger des messages texte avec les clients depuis la même plateforme que leur service téléphonique professionnel.
Landlines work much differently. You’re confined to wherever the telephone company installs it. Connectivity can only be established over wired connections. You also can’t ignore the increasing tolls and monthly fees. VoIP lets you place calls anywhere you have internet access — it works well with a strong Wi-Fi signal.
Les systèmes téléphoniques virtuels vous permettent, à vous et à votre équipe, de profiter d'une fiabilité accrue, d'une meilleure qualité d'appel et d'une multitude de fonctionnalités avancées pour mieux travailler.
Différences entre un PBX et un système téléphonique virtuel
If you’re not already using a VoIP phone service, you might be using a Private Branch Exchange (PBX) setup. It’s not fancy, but it works. Below is a breakdown of the key differences between a virtual phone system and a PBX.
| Fonction | Échange de succursales privées | Système téléphonique virtuel |
|---|---|---|
| Appels inter-bureaux |  | |
| Appel PSTN | | |
| Exigences matérielles | | |
| Maintenance en cours | | |
| Transport | Analogique, RNIS ou PRI | Internet (100 kbps par ligne) |
| Prêt pour le travail à domicile | | |
| Facilité de configuration | ★ | ★★★★★ |
| Transcription de la messagerie vocale | | |
| La messagerie texte | | |
| Évolutivité | ★★ | ★★★★★ |
| Fiabilité | ★★★ | ★★★★★ |
| Coût par utilisateur | $$$ | $$ |
Avantages de l'utilisation d'un système téléphonique virtuel
Not all business phone systems are made equal. You need more than standard phone service. Here’s why a virtual phone system is the preferred option for small businesses and enterprises.
1. Installation facile
One of the top advantages of a virtual phone system is that it’s easy to set up and use.
Traditional phone systems are difficult to configure. You need to wait for an installer to run wires and cut holes all around the office. During this time, your team won’t be able to make or receive phone calls. Can you afford to halt business?
A virtual phone system works wherever you have a high-speed internet connection. Since phone hardware is optional, you can get started right away. And when you get your VoIP phones, all you need to do is plug them in. That’s it.
Nextiva’s Service téléphonique VoIP is ideal for remote employees and in the office. You can set it up yourself without the need for IT — it’s that easy.
2. Coûts inférieurs
All too often, businesses pay for solutions and don’t use them to the fullest. This results in a lot of waste. A virtual phone system lets you select the right combination of features and lines that work for you.
Que vous ayez besoin d'un système téléphonique de bureau maintenant forfait téléphonique petite entreprise, vous obtenez le plus de valeur en devenant virtuel.
Nextiva’s virtual phone system provides a direct replacement for several business apps from day one. Don’t forget that you’ll save up to 65% compared to traditional phone systems. Built-in features save you even more. You will lower your costs with these premium features included:
- Auto-accompagnants et salutations personnalisées
- Tenir de la musique et des messages de réconfort
- Routage automatique des appels en fonction des heures d'ouverture
- Renvoi d'appel vers différentes extensions téléphoniques et emplacements
- Journaux d'appels détaillés, tendances des appels entrants et sortants
- Identification de l'appelant gérée pour garder votre numéro de portable privé
- Enregistrement d'appel pour la formation du personnel
- Appels internationaux abordables
All of these features make a virtual phone system a superb option for every business. It’s a budget-friendly option for small businesses. Plus, it contains every calling feature that entreprises j’apprécie depuis des années.
3. Numéros de téléphone à la demande
If you have a remote team, it’s likely their phone numbers all have different area codes and inconsistent prefixes, making communication a hurdle. If it’s a challenge for you, just imagine how it is for your customers.
Virtual phone systems give your team a professional identity to level up their conversations. You have the option of using a toll-free number, picking out a local number, or even no direct-dial numbers altogether. It’s all up to you.
If you need to set up regionally focused phone numbers, you can. It’s a great way to make your campagnes d'appel plus de succès.
Quel que soit le cas d'utilisation, votre équipe peut toujours utiliser le numéro de téléphone préféré. Le routage avancé des appels peut diriger les appels vers leur appareil mobile, leur messagerie vocale ou une autre personne si vous le souhaitez.
La confidentialité est au cœur d’un système téléphonique virtuel. Vos employés peuvent masquer leur identification de l'appelant pour passer et recevoir des appels professionnels sans révéler leur numéro de téléphone portable. De plus, il crypte les appels téléphoniques pour un maximum Sécurité VoIP.
4. Options d'appareil flexibles
Wired phone systems require your team to take calls through a desk phone. That’s it. With Voice over IP, your team can communicate from a variety of devices.
Les systèmes téléphoniques virtuels adoptent des normes ouvertes et universelles. Cette interopérabilité signifie que vous pouvez prendre des appels depuis n'importe quel appareil IP, plutôt qu'un seul téléphone de bureau. Exemples d'appareils :
- Logiciels de téléphonie de bureau ou d'ordinateur portable
- iPad et tablettes
- Téléphones de conférence
- Applications Android ou iOS
- Téléphones VoIP sans fil
Ces normes vous permettent de mélanger et d'assortir le matériel adapté à votre personne. Un cadre a des besoins différents de ceux d’un représentant de support. Ces appareils s'appuient sur le protocole d'initiation de session (siroter) pour des appels professionnels fiables.
La meilleure partie? Nos recherches ont montré que le 59% des professionnels l'utilisent déjà au moins trois appareils while at work. You don’t need to purchase any extra equipment. It works with the communications devices you already use.
5. Routage intelligent des appels
Gérez facilement les appels téléphoniques entrants et dirigez-les vers les bonnes personnes. Si votre équipe n’est accessible que par téléphone portable, vous savez déjà à quel point il est frustrant de transférer des appels. Les fournisseurs de services de téléphonie virtuelle éliminent ce problème.
Tout d’abord, vous pouvez diriger les appels téléphoniques professionnels vers votre numéro principal via un standard automatique. Cette fonction permet à l'appelant de choisir le service ou la personne qu'il souhaite joindre. Chaque entreprise devrait avoir cette configuration.
Deuxièmement, vous pouvez configurer un transfert d’appel automatique en fonction des heures de bureau. Si vous disposez d'un service de répondeur, vous pouvez l'ajuster à votre emploi du temps à partir d'une interface conviviale et simple.
Troisièmement, votre équipe contrôle sa disponibilité. Les utilisateurs peuvent ajuster leur renvoi ou envoyer les appelants vers la messagerie vocale. Ce contrôle précis du service téléphonique augmente la satisfaction des clients et les ventes.
Pour les besoins professionnels plus pointus, ne cherchez pas plus loin qu'un centre d'appels basé sur le cloud. It lets you leverage advanced features like skills-based routing, artificial intelligence, call queuing, and interactive voice response (IVR) to handle any call volume. It’s all virtual, too!
6. Analyses et rapports robustes
Quels jours de la semaine sont les plus fréquentés ? À quoi ressemble le volume d’appels pendant les vacances ? Devons-nous embaucher plus d’agents ? Ces questions ne peuvent trouver de réponse qu'avec des analyses et des rapports d'appels en temps réel.
Ces tableaux de bord peuvent vous aider à gérer le volume d'appels et à les lier aux résultats commerciaux. Historiquement, seules les organisations de taille entreprise disposaient de ces capacités. Désormais, les petites entreprises peuvent utiliser l’analyse pour évoluer.
Virtual phone systems make this data easy and accessible. It’s instrumental if you’re managing call center agents. You can enhance the team’s one-on-one évaluations des performances. You don’t need to manually keep track of their time nor micromanage their time on the phones.
Et le meilleur : vous pouvez consulter des rapports en temps réel et des analyses d'appels via une connexion Internet sur n'importe quel appareil. Vous et votre équipe serez sur la même longueur d’onde.
7. Collaboration accrue en équipe
This is where the rubber meets the road for remote teams. Your remote team needs to answer questions promptly. You can’t let projects be held up due to communication breakdowns.
Instead of juggling multiple messaging and communication apps, you have one. Instead of dialing a colleague, you can send them a quick text message. It’s less formal than an email and faster, too. Plus, it doesn’t ping everyone else in your project management app.
Les conférences audio et vidéo sont un élément essentiel de tout système téléphonique virtuel. Vous pouvez rassembler votre équipe en un clic et permettre à ceux qui ne disposent pas d'une connexion VoIP solide de se connecter. Pour des gains de productivité supplémentaires, vous pouvez centraliser vos projets et la collaboration d'équipe au sein de Cospace.
It’s not just for your internal team. You can set up a dedicated conference line for your clients so they can get the hands-on engagement they need. These virtual workspaces promote a collaborative approach to business communication.
Buyer’s checklist for your next phone system
It can be a bit overwhelming to think about upgrading your phone system. It’s easier than you think. Here are our recommendations to help select the right phone system.
- Accréditation – Does the business phone system meet industry standards? PCI, HIPAA, and SOC 2 are examples of trusted accreditations.
- Fiabilité – Any recent downtime in the last year or two? Check their status page as well as Downdetector for guidance on real-world uptime. Look for 99.999% uptime or better.
- Fonctionnalité – This is the big one. Identify which features you need versus want. There are hundreds of VoIP features available. Anticipate your needs over the next couple of years.
- Installation – Determine if you can set up your phone service on your own or will you need an installer? Can you get up and running with no impact on routine operations?
- Soutien – What the availability and additional cost of support. How can you get help (phone, email, chat)?
- Réputation – Check out their online reviews. GetVoIP and G2 are good sources to check. Do most users enjoy their virtual phone service?
- Const – Cost is almost always a factor, so get clear on the monthly fees, one-time charges, and add-ons. Consider the cost savings from getting rid of your on-premise PBX, too.
- Matériel – Can you select ready-to-use VoIP phones and have them shipped to your team? Is it from a reputable manufacturer?
FAQ sur le système téléphonique virtuel
We’ve answered the most common questions about virtual phone systems below. Of course, if you have more specific questions, Faites le nous savoir!
Quel est le meilleur système de téléphonie virtuelle ?
Sur neuf systèmes téléphoniques virtuels, US News & World Report a évalué Nextiva #1. Nextiva a obtenu les meilleurs résultats en termes de performances, de fiabilité, de gamme de fonctionnalités et de support client. De plus, Nextiva est le système téléphonique le mieux noté répertorié sur GetVoIP parmi plus de 1 600 avis clients.
Comment configurer un système téléphonique virtuel ?
Vous pouvez configurer un système téléphonique virtuel en seulement quatre étapes :
- Choisissez un forfait téléphonique professionnel.
- Attribuez vos numéros de téléphone.
- Enregistrez vos salutations téléphoniques.
- Commencez à passer et à répondre à des appels.
Quels numéros de téléphone puis-je utiliser ?
Un système téléphonique virtuel prend en charge tous les numéros de téléphone attribués que vous possédez. Pour utiliser votre numéro de téléphone professionnel existant, vous devrez le transférer via un processus appelé portage. Cela prend environ 1 à 4 semaines, selon votre fournisseur de services téléphoniques actuel.
Vous pouvez également choisir un numéro de téléphone virtuel lors de l'ajout ou de la modification d'extensions téléphoniques. De même, vous pouvez utiliser ou supprimer ces numéros de téléphone si vous n’en voulez plus.
Vous pouvez également utiliser des numéros gratuits avec un système téléphonique virtuel, mais leur transfert prend un peu plus de temps. Vérifiez auprès de votre fournisseur VoIP les exigences de portage.
Combien coûte un système téléphonique virtuel ?
A virtual phone system’s cost ranges from $17 to $80 monthly per user, depending on the features. VoIP desk phones cost between $75 and $350 each based on their capabilities.
Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels, il n'y a pas de contrat de service, de coûts informatiques, de pannes météorologiques et de matériel obsolète à entretenir. Les entreprises peuvent économiser jusqu'à 65% sur leurs coûts de communication professionnelle.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un système téléphonique virtuel ?
Il existe des centaines de fonctionnalités dans un système téléphonique virtuel, mais voici les principales fonctionnalités destinées aux utilisateurs professionnels :
- Applications mobiles et de bureau
- Gestion avancée des appels
- Routage d'appel dynamique
- Rejet d'appel anonyme
- Agent de voiture
- La messagerie texte
- Analyse des appels
- Renvoi d'appel
- Conférence en un clic
- Fidélité E911
Un système téléphonique virtuel peut-il être utilisé à la maison ?
Un système téléphonique virtuel peut être utilisé à la maison et au bureau sans aucun matériel à configurer. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet pour passer et recevoir des appels téléphoniques depuis votre ligne professionnelle. Presque toutes les connexions câble et DSL peuvent répondre aux besoins d'un système téléphonique VoIP moderne.
Virtual phone systems give remote employees the freedom to work anywhere using only their laptop, mobile device, or desk phone. Customers and coworkers won’t notice a difference. Pair it with your CRM for an added boost to your productivity and workflow.
Suivez notre guide pratique sur comment configurer la VoIP pour voir à quel point cela peut être facile.
What’s the difference between a PBX and virtual phone system?
Un autocommutateur privé est un système téléphonique traditionnel qui utilise des signaux analogiques. Les systèmes téléphoniques virtuels convertissent les signaux analogiques en signaux numériques et les transmettent via Internet. Ils offrent tous deux des fonctionnalités téléphoniques, mais de différentes manières.
Les principales différences entre un PBX et un système téléphonique virtuel résident dans la manière dont les appels sont traités et dans la manière dont ils se connectent au réseau téléphonique public commuté. Les systèmes téléphoniques virtuels coûtent beaucoup moins cher et sont bien plus évolutifs qu’un PBX traditionnel.
Apprenez-en davantage dans notre détaillé Guide de comparaison PBX et VoIP. Cela décompose tout pour vous.
Les startups peuvent-elles utiliser un système téléphonique virtuel ?
Les entreprises en démarrage bénéficieront le plus d’un système téléphonique virtuel. Lorsque vous ajoutez des rôles de vente et de service, vous devez vous assurer que votre équipe est accessible et disponible pour les réunions d'équipe. Les startups peuvent ajouter et ajuster des fonctionnalités pour répondre aux besoins de leur entreprise, telles que le transfert d'appel, le suivi des appels et l'enregistrement des appels.
Curieux a propos de de combien de lignes téléphoniques avez-vous besoin? It’s more than you might think.
Le meilleur système de téléphonie virtuelle est ici
Notre façon de travailler a changé. Même lorsque tout le monde sera de retour au bureau, aurez-vous vraiment envie de revenir à un système téléphonique limité et obsolète ? Pas probable.
Your team is ready for you to select a phone system made for remote employees. You don’t have time for games or sharing GIFs. You need it to handle incoming calls with the utmost reliability. It also needs to be dead-simple for everyone to use.
merci pour le blog