Votre ancien système téléphonique ne le coupe plus ces jours-ci. Avec l'afflux de personnes travaillant à distance, les terres traditionnelles ne peuvent tout simplement pas répondre aux besoins de votre entreprise. Numéros de téléphone virtuels : que sont-ils et comment fonctionnent-ils ?
Il doit y avoir une meilleure façon de gérer les communications de votre entreprise, n'est-ce pas ? Il y a!
Il y a une nouvelle vague de systèmes téléphoniques de bureau suffisamment flexibles pour répondre aux besoins d'une équipe distante, même en travaillant à domicile.
Mais qu'en est-il de vos numéros de téléphone ? Sont-ils difficiles à utiliser ? Pourquoi devriez-vous vous soucier d'eux?
Nous vous expliquerons tous les tenants et les aboutissants des numéros de téléphone virtuels pour votre entreprise et ce que vous devez savoir sur leur fonctionnement.
Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
Un numéro de téléphone virtuel est un numéro de téléphone qui n'est pas lié à un emplacement fixe. Les numéros virtuels peuvent être utilisés pour passer ou recevoir des appels sur n'importe quel téléphone, comme les téléphones de bureau VoIP, les téléphones portables ou les softphones. Il est parfait pour les employés au bureau ou ceux qui travail à la maison.
Vous pouvez sélectionner les appareils qui reçoivent les appels du numéro virtuel et les modifier si nécessaire. Cette flexibilité est la raison pour laquelle ils sont parfois appelés numéros « secondaires ». Les numéros de téléphone virtuels offrent également un anonymat accru sur vos lignes fixes, que les gens peuvent trouver dans les annuaires en ligne.
Les numéros de téléphone virtuels ont gagné en popularité. Les entreprises les utilisent pour accepter les appels de clients du monde entier, quel que soit l'endroit où se trouvent leurs bureaux. Cela leur donne des lignes de communication transparentes avec leurs clients. Ils ne peuvent pas faire la distinction entre un numéro de téléphone virtuel et standard.
Comment fonctionne un numéro virtuel ?
Les numéros de téléphone virtuels ne nécessitent pas de carte SIM ni d'adresse physique. Il utilise une technologie Internet sécurisée pour passer de véritables appels téléphoniques entre les personnes.
Au lieu de cela, les numéros virtuels acceptent les appels via Voice Over Internet Protocol (VoIP). Fondamentalement, il s'agit de la même technologie éprouvée utilisée pour passer des appels et envoyer des SMS via iMessage, WhatsApp ou Google Voice.
VoIP a prospéré parce qu'il peut fournir une communication en temps réel en utilisant les connexions à large bande existantes. Avec un fournisseur de communications cloud, vos appels téléphoniques sont numérisés et connectés sur Internet et sur les réseaux téléphoniques traditionnels. Au fil des ans, de plus en plus de codecs VoIP offrent une qualité d'appel riche sans consommer trop de données.
Les numéros de téléphone aux États-Unis sont portables, vous n'avez donc même pas besoin de changer. Le processus est connu sous le nom de portage de numéro, et cela garantit que vous pouvez emporter votre numéro de téléphone professionnel avec vous, quel que soit votre fournisseur VoIP.
Par conséquent, vous n'avez pas besoin d'une connexion Ethernet filaire pour prendre des appels via un Numéro de téléphone VoIP. Tant que vous disposez d'une connexion de données rapide et fiable (4G LTE ou Wi-Fi), vous pouvez passer des appels. C'est ainsi que les numéros de téléphone virtuels vous permettent de prendre des appels depuis votre téléphone mobile.
Différences entre les numéros de téléphone virtuels et réguliers
Vous pouvez sélectionner des millions de numéros de téléphone. Ils se répartissent en deux catégories : les numéros de téléphone virtuels et réguliers. Alors, quelle est la différence entre les deux ? Et comment décidez-vous ce qui convient le mieux à votre entreprise ?
Commençons par les numéros de téléphone ordinaires. Les numéros de téléphone traditionnels sont généralement installés et fournis par la compagnie de téléphone locale. La plupart des gens ne savent pas qu'ils sont propriétaires du numéro, pas de la compagnie de téléphone. Les compagnies de téléphone attribuent généralement les lignes téléphoniques à l'adresse postale de l'endroit où elles sont installées.
Les lignes téléphoniques traditionnelles nécessitent que les lignes téléphoniques circulent dans tout le bâtiment jusqu'à chaque téléphone de bureau. L'installation de lignes de télécommunication n'est pas toujours facile ni réalisable dans tous les bureaux.
Un numéro de téléphone virtuel, cependant, peut être indépendant de l'emplacement et n'est pas lié à un seul emplacement. Cela fonctionne pour les employés au bureau et à l'extérieur, car ils partagent le même PBX cloud.
Cela signifie que vous êtes chez vous ou équipes virtuelles peuvent prendre des appels à partir du numéro virtuel au bureau, à la maison ou sur leur téléphone portable. De plus, vous pouvez choisir qui reçoit les appels entrants du numéro de téléphone virtuel en fonction de la disponibilité de votre personnel.
Avantages d'un numéro virtuel
Maintenant que vous avez une meilleure idée de ces types de numéros de téléphone, il est temps de décider si votre entreprise en a besoin.
Voici quelques avantages utiles que vous devriez connaître sur les numéros de téléphone virtuels.
1) Éliminez les suppléments et les frais coûteux avec les numéros de téléphone locaux
Les gens peuvent utiliser le vôtre système téléphonique virtuel de n'importe où dans le monde sans payer de frais d'appel coûteux. Vous pouvez proposer un numéro de téléphone gratuit ou un numéro de téléphone local à prix réduit que les appelants du monde entier apprécieront.
Mettons cela en pratique et supposons que vous menez des campagnes de marketing à travers les États-Unis. Vous pouvez demander aux clients d'appeler le vôtre numéro sans frais — un numéro de téléphone virtuel qui ne leur coûte pas plus cher pour passer l'appel.
POUR Numérotation directe à l'arrivée (DID) les dirigera vers la personne spécifique à qui ils doivent parler en appelant le numéro virtuel que vous avez créé pour leur ville ou leur pays. Ils seront dirigés vers votre équipe de vente, qu'ils se trouvent dans des pays différents ou non. Et, le meilleur : vos prospects ne remarqueront aucune différence.
Conseil de pro : Si vous appelez des prospects dans une grande région métropolitaine comme Washington, DC, Phoenix, Los Angeles ou Seattle, vous voudrez peut-être choisir un numéro virtuel local.
2) Améliorez la satisfaction des appelants avec les standards automatiques
Les fournisseurs de services de téléphonie cloud incluent les standards automatiques. Un standard automatique accueille les appelants et propose un menu simple pour joindre la bonne personne. Cette fonctionnalité garantit que les appelants ne perdent pas de temps à expliquer leur problème à la mauvaise personne.
Par exemple, si quelqu'un appelle votre numéro virtuel pour obtenir de l'aide sur une question de facturation, son appel sera dirigé vers un agent de votre équipe financière. Ils n'auront pas besoin de passer par plusieurs personnes pour joindre l'agent le mieux équipé pour les aider.
Les systèmes téléphoniques traditionnels n'incluent pas ces puissantes fonctionnalités de routage des appels. Avec les systèmes téléphoniques hérités, vous aurez peut-être besoin d'un PBX sur site coûteux, d'un responsable informatique et de beaucoup de travail de préparation juste pour faire rebondir les clients. Ce n'est amusant pour personne.
Un Cloud PBX, ainsi que des numéros de téléphone virtuels, sont la voie à suivre.
3) Libérez-vous du bureau et bénéficiez d'une messagerie vocale moderne
Un numéro de téléphone traditionnel se connecte à un téléphone de bureau. Que se passe-t-il lorsque la personne à ce bureau est absente ? Vous n'avez pas d'autre choix que de les envoyer à la messagerie vocale. Certaines recherches suggèrent que les clients ne vous rappelleront pas s'ils accèdent à votre messagerie vocale.
Les numéros virtuels résolvent ce problème. Vous pouvez désactiver la connexion de leur téléphone de bureau et demander à d'autres agents de répondre aux appels sur leur téléphone mobile ou de les transférer vers un autre agent disponible. Cette capacité réduit les risques que les appelants soient victimes de la messagerie vocale et ne soient plus jamais entendus.
Mais s'ils atterrissent toujours sur une boîte vocale, il y a encore de l'espoir. Un système téléphonique virtuel transcrit le message et vous l'envoie par e-mail en quelques secondes. S'agit-il d'un appel automatisé ou de l'école de votre enfant ? Avec la messagerie vocale par e-mail, vous le saurez.
4) Les employés peuvent séparer leur téléphone professionnel de leur téléphone personnel
Ce ne sont pas seulement les appels entrants qu'un numéro de téléphone virtuel est pratique. Vous pouvez utiliser le même numéro pour passer des appels sortants, que ce soit vers vos clients ou vos collègues. Et, fr dissimule votre identification de l'appelant quand vous le faites.
Cette nouvelle fonctionnalité rend les numéros de téléphone virtuels idéaux pour les travailleurs à distance. Plus que 38% d'entreprises avoir des membres d'équipe qui travaillent à distance ; il y a un changement constant loin du travail de bureau.
Le personnel distant n'a pas besoin d'installer un téléphone de bureau dans son bureau à domicile, ni d'utiliser son téléphone portable pour prendre des appels professionnels. Le numéro de téléphone virtuel masque leur identification de l'appelant, ce qui leur donne un plus grand contrôle et une plus grande tranquillité d'esprit lorsqu'ils appellent des contacts.
Ils n'ont pas à s'inquiéter que les clients connaissent votre numéro privé. Vous pouvez sélectionner les heures d'ouverture du numéro de téléphone virtuel pour accepter les appels entrants ou les renvoyer vers une messagerie vocale.
Protégez-vous des escroqueries par téléphone virtuel
Ce n'est pas un secret que escroqueries par téléphone sont à la hausse. L'incertitude et l'anxiété financière ne font qu'accroître leur efficacité. Même en tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes une cible de choix pour les escroqueries par téléphone.
Les numéros virtuels comportent la responsabilité de ne pas tromper les autres. Cependant, tout le monde ne respecte pas les règles. C'est le monde réel. Vous pourriez recevoir des appels téléphoniques avec une fausse identification d'appelant prétendant être votre banque ou un bureau gouvernemental.
En fin de compte, vous ne pouvez pas nécessairement faire confiance aux numéros qui vous appellent. Les robots appelants ont martelé des millions d'Américains avec une «usurpation d'identité du voisin», où les appels semblent provenir de votre même préfixe. Pendant que cela fonctionnait, nous répondions, puis nous apprenions à filtrer les appels entrants.
Si vous recevez un appel intimidant de votre banque, ne lui donnez aucune information. Raccrochez et contactez directement la banque en appelant le numéro affiché sur leur site officiel.
En ce qui concerne vos numéros de téléphone virtuels, vous devez les protéger contre les abus. Assurez-vous d'utiliser des mots de passe sécurisés et complexes pour le vôtre système téléphonique virtuel. Mettez en liste blanche les e-mails de votre fournisseur VoIP dans votre boîte de réception, afin de recevoir immédiatement des alertes en cas d'activité suspecte.
Étant donné que tous les appels passent par Internet, la sécurité du réseau et la pratique de bonnes habitudes de cybersécurité sont essentielles.
- Assurez-vous que les téléphones et les ordinateurs reçoivent les mises à jour du système d'exploitation
- Installez un logiciel antivirus pour détecter les logiciels malveillants et les rootkits
- Utilisation complexe, mots de passe sécurisés pour accéder à votre système téléphonique virtuel et ne pas les réutiliser
- Si vous utilisez le Wi-Fi public, utilisez un VPN professionnel
Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
Il ne fait aucun doute que les numéros de téléphone virtuels sont plus avantageux que les numéros de téléphone fixe traditionnels. Ils travaillent pour les petites entreprises avec du personnel distant ainsi que pour les grandes entreprises qui doivent gérer la communication dans leurs centres d'appels.
Les numéros de téléphone virtuels se présentent sous plusieurs formes :
- Numéros de téléphone locaux – Ces numéros sont basés dans certaines zones géographiques, également appelées centres tarifaires ou indicatifs régionaux.
- Numéros gratuits – Ce sont des numéros spéciaux qui commencent par 800, 888, 866 et d'autres qui permettent aux gens de l'appeler sans frais ni frais.
- Numéros de vanité – Ces chiffres sont des chiffres accrocheurs et mémorables comme 1-800-FLOWERS. Vous souhaitez les acheter et les apporter.
N'oubliez pas que vous pouvez conserver votre numéro de téléphone existant et l'emporter avec vous sur un système téléphonique virtuel. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez choisir de nouveaux numéros ou en échanger d'autres quand vous le souhaitez.
Une fois que vous installez votre système téléphonique virtuel, vous souhaiterez l'avoir eu plus tôt. Votre équipe profitera de la liberté, de la flexibilité et des économies qu'offre un numéro de téléphone virtuel.
