Schritt 1 – Startbildschirm (Chat)

• Nach der Anmeldung wird der SendApp-Agenten-Dashboard.

• Über das Menü auf der linken Seite können Sie auf alle Abschnitte zugreifen: Chat, Konto, Kontakte, Kampagnen, Anwendungen, Termine, Berichte, API, Profil, Sicherheit, Abrechnung und Pläne, Gutscheine, KI-Einstellungen.

• Im Mittelteil siehe den Abschnitt Plaudern, aber es sind noch keine Gespräche verfügbar.

• Oben können Sie ein WhatsApp-Konto auswählen, um eine Verbindung herzustellen, Übertragen oder einen Test machen.

Schritt 2 – Hinzufügen eines neuen Kontos

• Klicken Sie im Seitenmenü auf Konto.

• Hier finden Sie die Kontotabelle, das zunächst leer ist.

• Um ein neues Konto hinzuzufügen, drücken Sie die grüne Taste „+ Neues Konto hinzufügen“.

Schritt 3 – Grundlegende Kontoeinrichtung

• Geben Sie im Konfigurationsfenster Folgendes ein:

  • Kontoname (Eg. meineKarten).

  • Begrüßungsnachricht (Eg. Hallo, ich bin der virtuelle Assistent von myCards. Wie kann ich Ihnen helfen?).

  • Standardnachricht angezeigt werden, wenn die KI nicht reagiert (z. B. Diese Frage kann ich Ihnen leider nicht beantworten. Gerne verbinde ich Sie mit einer Telefonzentrale.).

• Abschnitt KI-Personalisierung: Sie können benutzerdefinierte Regeln eingeben, zum Beispiel: „Sie müssen höflich und professionell auftreten, die Bedürfnisse des Kunden verstehen, Ratschläge geben, ohne zu ausführlich zu sein, und klare Antworten geben.“

• Sie können auch entscheiden, ob Sie Bedienereingriffe zulassen

Schritt 4 – Verfügbarkeit und Stunden festlegen

• Sie können die Funktion aktivieren Arbeitszeit.

• Legen Sie Arbeitstage fest (z. B. Montag bis Freitag).

• Schichten definieren:

  • Morgen: 09:00 – 13:00

  • Nachmittag: 15:00 – 19:00 Uhr

• Legen Sie die Jetlag (z. B. Europa/Rom).

• Sie können den Urlaubsmodus aktivieren, um Ihr Unternehmen unabhängig von den Öffnungszeiten als geschlossen zu markieren.

• Am Ende drücken Sie speichern.

Schritt 5 – Erstellung erfolgreich

• Nach Abschluss der Kontoeinrichtung erscheint oben rechts eine Benachrichtigung „Erfolg – Konto erfolgreich erstellt“.

• Im Kontotabelle jetzt wird das neu erstellte Konto angezeigt, mit:

  • Name: meineKarten

  • Token automatisch generiert

  • Zustand: Aktive Arbeitszeiten

• Daneben stehen drei Aktionen zur Verfügung:

  • Schulung verwalten

  • Bearbeiten

  • Löschen

Schritt 6 – Zugriff auf den Abschnitt „KI-Training“

• Durch Klicken auf Schulung verwalten Rufen Sie die Seite von KI-Trainings-Setup.

• Hier können Sie wählen, Trainingsmethode und entscheiden Sie, wie Sie Ihrem Assistenten Daten zur Verfügung stellen.

• Es gibt zwei Registerkarten:

  • Trainings (zum Hochladen oder Importieren von Daten)

  • Automatische Antworten (um die voreingestellten Antworten anzupassen).

Schritt 7 – Auswahl der Trainingsmethode

• Im Dropdown-Menü „Trainingsmethode auswählen“ Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  • Datei hochladen (PDF oder TXT)

  • URL eingeben

  • Sitemap-URL eingeben

• In diesem Beispiel wird die Option gewählt URL eingeben.

Schritt 8 – Eingabe der URL

• Nach der Auswahl von „URL eingeben“ erscheint das entsprechende Feld für die Website.

• In diesem Fall wird die Adresse eingegeben: https://mycards.live.

• Dadurch kann KI auf Site-Inhalte zugreifen und diese als Wissensdatenbank verwenden, um auf Benutzer zu reagieren.

• Um den Vorgang zu starten, klicken Sie einfach auf Training starten.

Schritt 9 – Aktivierung der KI

• Nach dem Training auf dem Bildschirm Plaudern die Benachrichtigung erscheint: „Erfolg – KI wurde für alle Anwendungen aktiviert“.

• Oben können Sie das erstellte Konto auswählen (meineKarten) und beginnen Sie, es für Gespräche zu verwenden.

Schritt 10 – KI-Tests

• Über die Schaltfläche Proofkönnen Sie ein Testgespräch mit dem Assistenten simulieren.

• In diesem Beispiel fragt der Benutzer: „Was ist mycards?“

• Die KI antwortet mit einer detaillierten Beschreibung des Dienstes und zeigt damit, dass sie die Informationen von der Website oder aus trainierten Quellen gelernt hat.

• In diesem Schritt wird überprüft, ob die KI ordnungsgemäß funktioniert und hilfreich und professionell reagiert.

Schritt 11 – Integration mit anderen Anwendungen

• Geben Sie im Seitenmenü Folgendes ein: Anwendungenkönnen Sie SendApp Agent in mehrere Tools integrieren:

  • Chat-Widget (um den Assistenten in die Website einzufügen)

  • Google Kalender (zur Verwaltung von Terminen und Besprechungen)

  • Produktbestand (für WooCommerce, Prestashop, Shopify E-Commerce)

  • Telegramm (um Gespräche im Telegram-Kanal zu automatisieren)

  • WhatsApp Meta (Integration über offizielle APIs)

  • WhatsApp Web (Einbindung über Websession, im Beispiel bereits aktiv)

Schritt 12 – WhatsApp Web-Setup

• Wählen Sie die Anwendung aus WhatsApp Web und verbinden Sie das Konto.

• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Konto aus (z. B. meineKarten).

• Befolgen Sie die Einrichtungsanweisungen:

  1. Klicke auf WhatsApp-Instanz erstellen.

  2. Klicke auf QR-Code abrufen.

  3. Scannen Sie den QR-Code mit der WhatsApp-App auf Ihrem Telefon.

  4. Überprüfen Sie den Verbindungsstatus.

  5. Aktivieren Sie die Option „Aktiv“, um die Integration betriebsbereit zu machen.

• Hinweis: Jedes Konto kann nur eine aktive Instanz haben und QRs laufen nach 15 Sekunden ab.

Schritt 13 – Installieren des Chat-Widgets auf Ihrer Site

• Aus dem Menü Anwendungen Wählen Sie in SendApp Chat-Widget und konfigurieren Sie die Details:

  • Zulässige Domäne (Eg. mycards.live).

  • WhatsApp-Nummer zum Verbinden.

  • Standard-WhatsApp-Nachricht (optional, zum Beispiel: „Hallo! Ich würde gerne mit Ihnen Kontakt aufnehmen.“).

  • Widget-Position (unten rechts, links oder Vollbild).

• Aktivieren Sie das Widget und kopieren Sie die Installationscode generiert.

• Fügen Sie das Skript in Ihre Site ein, um den Chat anzuzeigen.

Schritt 14 – Anpassen des Widgets

• Sie können Folgendes konfigurieren:

  • Verknüpftes Konto (Eg. meineKarten).

  • Widget-Titel (Eg. myCards-Unterstützung).

  • Grundfarbe des Widgets.

  • Widget-Logo (fakultativ).

  • Willkommensnachricht (Eg. „Hallo, wie kann ich Ihnen helfen?“).

• Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Schritt 15 – Chatten Sie von der Site aus mit KI

• Nach der Installation wird das Widget auf der Site angezeigt.

• Ein Kunde schreibt per Chat (z.B. „Hallo, ich möchte weitere Informationen zu Ihren Produkten erhalten.“).

• Der virtuelle Assistent antwortet automatisch mit einer klaren und detaillierten Beschreibung und liefert alle nützlichen Informationen.

Schritt 16 – WhatsApp-Konversationen

• Wenn Kunden über WhatsApp schreiben, erscheinen die Nachrichten im Dashboard Plaudern des SendApp-Agenten.

• Beispiel: Andrea fragt „Hallo, wie funktionieren die Karten?“ und die KI reagiert, indem sie die wichtigsten Funktionen und verfügbaren Kartentypen veranschaulicht.

Schritt 17 – Eskalation an einen menschlichen Operator

• Wenn ein Kunde mit einem Mitarbeiter sprechen möchte (z. B. schreibt „Ich möchte einen Operator erhalten“), erkennt die KI die Anfrage und leitet das Gespräch weiter.

• Der Operator übernimmt dies, indem er direkt im Chat schreibt (z. B. „Hallo, ich bin die Telefonistin. Wie kann ich Ihnen helfen?“).

• Auf diese Weise wird die automatisierte Verwaltung mit menschlicher Unterstützung integriert.

Schritt 18 – Gespräche verwalten

• Jeder Chat kann über das Dashboard verwaltet werden.

• Verfügbare Optionen:

  • Als abgeschlossen markieren

  • Archiv

  • Konversation löschen

• So können Sie ein geordnetes Kundenmanagement führen und den Status von Anfragen verfolgen.