So vermeiden Sie, dass Sie durch E-Mail-Marketing in Spam geraten

Da Marketing-Automatisierung bei Unternehmen immer beliebter wird, nutzen viele Unternehmen dieses Tool, um die Effektivität und Effizienz ihrer E-Mail-Kampagnen zu steigern.

Obwohl wir nicht beabsichtigen, Sie mit Spam zu überhäufen (und das ist natürlich der Fall), werden viele von uns gesendete Nachrichten möglicherweise blockiert, bevor sie den Posteingang des Empfängers erreichen, sodass dieser sie nicht einmal sehen kann.
An diesem Punkt ist klar, dass jeder, der sich für ein Marketing-Automatisierungssoftwaretool zur Verwaltung von E-Mail-Kampagnen und zur Nachverfolgung der Reaktionen entscheidet, die Schwachstellen identifizieren muss, die die Zustellung gut gemeinter E-Mails verhindern könnten.

Wie ist das möglich?

Für die Spam-Erkennung sind zwei Hauptstellen verantwortlich.
Der erste ist der E-Mail-Dienstanbieter (ISP), der das Postfach des Empfängers hostet. Google, Yahoo und alle anderen gängigen Anbieter verfügen über Filter, die eine E-Mail als Spam kennzeichnen können, wenn die IP-Adresse oder Webdomäne des Absenders als nicht vertrauenswürdig gilt oder wenn die Nachricht selbst bestimmte Merkmale aufweist, die sie mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam identifizieren.
Bei dieser Art der Auswertung werden Hunderte verschiedener Parameter berücksichtigt. Und genau wie beim Suchalgorithmus von Google, der die Ergebnisse in einer bestimmten Reihenfolge hervorhebt, reicht kein einzelner Faktor aus, um eine E-Mail zu blockieren. Allerdings kennt niemand die genaue „Geheimformel“ des Filtersystems.

Die zweite Instanz ist der E-Mail-Client oder -Reader. Viele dieser Programme kennzeichnen Nachrichten oft als Spam, wenn sie diese als irrelevant, unerwünscht oder belästigend einstufen. Die Programme, die unsere E-Mails verwalten, werden täglich mit einer Flut von Inhalten bombardiert – viele davon völlig nutzlos – und sind so konzipiert, dass sie lernen, Unnötiges zu verwerfen (auch wenn ihnen dabei manchmal Fehler unterlaufen). Wenn beispielsweise eine bestimmte Art von Nachricht zu häufig erscheint, wird Ihr Reader sein Bestes tun, um Sie nicht zu belästigen, indem er sie vor der Anzeige in den Papierkorb wirft.
Glücklicherweise können die neuesten Marketing-Automatisierungstools das Auftreten solcher Ereignisse hervorheben, sodass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Problem richten und es lösen können.

Die häufigsten Fehler im E-Mail-Marketing

Um solche Verschwendung zu vermeiden und die Effizienz und Effektivität von E-Mail-Kampagnen zu verbessern, ist es wichtig, die Ursachen des Problems zu verstehen und die Gründe zu identifizieren, die den Versand von Marketingnachrichten per E-Mail verhindern könnten.
Daher ist es notwendig, Prozesse auf Schwachstellen zu überwachen, diese zu erkennen und zu beheben, bevor sie unserem Ruf schaden.
Nachfolgend sind fünf der häufigsten Fehler aufgeführt, die dazu führen können, dass unsere Marketing-E-Mails als Spam eingestuft werden.

1. Unzureichende Berechtigungen

Für den Versand von E-Mails benötigen Sie die Einwilligung des Empfängers, der sich mit dem Erhalt regelmäßiger Marketing-Mitteilungen einverstanden erklärt hat. Ohne diese Einwilligung versenden wir im Grunde unerwünschte Nachrichten, was die Wahrscheinlichkeit, dass diese von einem Spam-Filter erfasst werden, deutlich erhöht.

E-Mail-Dienstanbieter (einschließlich derer, die von Marketing-Automatisierungstools verwendet werden) haben in letzter Zeit ihre Fähigkeit zur Erkennung von Berechtigungen verbessert. Wenn Sie beispielsweise eine Massen-E-Mail an eine von einem Drittanbieter erworbene Kontaktliste senden, würde jeder ISP misstrauisch werden.
Die Verwendung dieser Art von Liste ist daher oft der beste Weg, um als Spammer.

Ein weiterer Fall unzureichender Einwilligung liegt vor, wenn wir eine Nachricht an jemanden senden, der uns zwar seine E-Mail-Adresse mitgeteilt hat, aber nicht ausdrücklich angegeben hat, dass er Werbebotschaften oder Newsletter erhalten möchte. Dies geschieht häufig bei Kunden, die nur Mitteilungen über gekaufte Produkte oder ähnliche Waren erhalten dürfen.

Viele E-Mail-Marketing-Dienste erfordern heute ein „Double-Opt-in“-Verfahren. Das bedeutet, dass ein Benutzer, der sich für den Erhalt von E-Mails angemeldet hat, zunächst eine Bestätigungsnachricht erhält, in der er auf einen speziellen Link klicken muss. Tut er dies nicht, erhält er keine weiteren Nachrichten.

2. Senden von E-Mails mit gefährdeten Inhalten

Der gesamte Inhalt unserer E-Mails, einschließlich Nachrichtentext, Links, Bilder und Header, kann Elemente enthalten, die – wenn wir nicht aufpassen – als Spam eingestuft werden könnten. Hier sind einige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• häufige Sonderzeichen, die von Spammern zum „Maskieren“ von Text verwendet werden (zum Beispiel: vendit@ pr0m0zi0n@le)
• Links zu verdächtigen Internetadressen
• irreführender Nachrichtenbetreff, der beispielsweise „Re“ (Antwort) oder „Fwd“ (Weiterleiten) enthält, wenn es sich um die erste gesendete E-Mail handelt
• unordentlicher HTML-Code oder Code mit unnötig komplexer Formatierung
• zu viele Bilder in Bezug auf den Text oder kein Text
• zu viele Großbuchstaben – lässt die Nachricht übermäßig „ermahnend“ und daher verdächtig erscheinen

3. Verstöße und Ungenauigkeiten

Die Datenschutzgesetze (insbesondere in Italien) sind sehr restriktiv und legen die Regeln für den ordnungsgemäßen Versand kommerzieller E-Mails fest. ISPs ergreifen naturgemäß maximale Vorsichtsmaßnahmen, um potenzielle rechtliche Risiken zu vermeiden und blockieren den Versand von Werbebotschaften, die gegen das Gesetz verstoßen könnten – ganz zu schweigen vom Risiko (einschließlich Reputationsschäden) für das sendende Unternehmen.
Hier sind einige wichtige Punkte zu überprüfen:

• Jede E-Mail muss eine Option zum Abbestellen (Opt-out) enthalten, damit der Empfänger in Zukunft keine ähnlichen Nachrichten mehr erhalten kann.
• Der Absender ist verpflichtet, einem etwaigen Wunsch des Empfängers, sich aus dem Verteiler austragen zu lassen (Abmeldung), unverzüglich nachzukommen.
• Die Absenderadresse muss korrekt sein
• Der Betreff der Nachricht muss relevant und mit dem Inhalt übereinstimmen
• Es empfiehlt sich, die Daten des Absenderunternehmens inklusive der Postanschrift anzugeben.

4. Absender nicht authentifiziert

Dieses Problem kann auftreten, wenn eine Agentur oder ein Unternehmen E-Mails über den eigenen Mailserver versendet. ISPs authentifizieren in der Regel die Identität des Absenders, um sicherzustellen, dass die Nachricht von einer legitimen Quelle stammt. Wird die Nachricht über einen Dienst, beispielsweise ein cloudbasiertes Marketing-Automatisierungstool, versendet, übernimmt dieser die Authentifizierung selbst.
Leider lassen sich Authentifizierungsstandards wie DKIM und SPF nur schwer manuell einrichten, was dazu führen kann, dass Nachrichten von Ihrem Unternehmensserver blockiert werden.

Wichtig ist außerdem, Absenderadressen zu verwenden, die glaubwürdig erscheinen und keinen Anlass zu Zweifeln geben.

5. Beiträge von geringer Relevanz

Nach einigen Untersuchungen erlauben zwei Drittel der Vermarkter ihren Kontakten nicht, die Art der E-Mail auszuwählen, die sie erhalten möchten, und nur ein Drittel erlaubt ihren Gesprächspartnern, anzugeben, wie oft sie kontaktiert werden möchten.

Wie bereits erläutert, sind die von den E-Mail-Dienstanbietern implementierten Filter nicht die einzigen Tools, die unsere Korrespondenz in Spam verwandeln können. Das andere Element, das eingehende E-Mails blockieren kann, sind die Empfänger selbst (Kunden, Interessenten, Leads und sogar einfache Kontakte).
Um nicht abgelehnt zu werden, müssen Marketingbotschaften ihre Relevanz und ihren Wert beweisen und dem Empfänger das verständlich machen. Deshalb:

• Senden Sie keine Werbeangebote an Personen, die wir seit mehr als acht Monaten nicht kontaktiert haben (nach so langer Zeit müssen wir prüfen, ob noch Interesse besteht).
• Bestehen Sie nicht darauf, Mitteilungen an diejenigen zu senden, die sie systematisch in den Papierkorb werfen (d. h. niemals öffnen).
• Vermeiden Sie zu häufiges Versenden von E-Mails (drei- bis viermal pro Woche) – insbesondere, wenn in der Opt-in-Klausel „gelegentliches Versenden“ angegeben ist.
• Nutzen Sie das Feld „Betreff“ gut, indem Sie kurze, klare und prägnante Texte verwenden

Es gibt viele Gründe, warum eine legitime, selbst gut formulierte E-Mail im Spam landen kann. Aus diesem Grund verwenden viele Unternehmen für ihre E-Mail-Marketingkampagnen Marketing-Automatisierungstools, um Nachrichten zu analysieren, Autorisierung und Authentifizierung zu überprüfen und Fehler zu vermeiden.

Die gute Nachricht: Wenn Sie aussagekräftige und ausdrücklich angeforderte Nachrichten senden, ist es sehr unwahrscheinlich, dass Sie blockiert werden. Anstatt also Zeit und Energie darauf zu verschwenden, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails sicher in Ihrem Posteingang landen, sollten Sie sich lieber auf die Erstellung hochwertiger Nachrichten konzentrieren, die Ihre Leser interessieren und fesseln.