Virtuelles Telefonsystem: Was ist es und wie funktioniert es?

Wenn Arbeitgeber sich für die Fernarbeit entscheiden, ist eines der größten Hindernisse ihr geschäftliches Telefonsystem. Ein virtuelles Telefonsystem bietet Ihnen im Vergleich zum Festnetz viel mehr Funktionalität.

Altmodische Telefonsysteme sind mit dieser neuen Normalität nicht kompatibel. Teammitglieder sind nicht im Büro, um Anrufe entgegenzunehmen, und sie haben auch nicht unbedingt Zugang zu einem Tischtelefon.

Die Umstellung auf Remote- und verteiltes Arbeiten bedeutet, dass Unternehmen a virtuelle Telefonanlage.

Können Sie Ihr Unternehmen über ein Cloud-basiertes Telefonsystem steuern? Ist die Einrichtung zu schwierig? Auf welche Funktionen sollte ich achten? All diese und weitere Informationen finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden.

Was ist ein virtuelles Telefonsystem?

Ein virtuelles Telefonsystem ist eine Kommunikationsplattform, die Ihre geschäftlichen Anrufe über eine Internetverbindung abwickelt. Es ermöglicht Benutzern, eingehende Anrufe anzunehmen und ausgehende Anrufe auf einer Desktop-App, einem Mobiltelefon oder einem Tischtelefon zu tätigen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen, die nur an einem Ort funktionieren, können Sie Ihre verwenden vorhandene Hardware überall zu arbeiten. Wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen.

Der Hauptgrund, warum Unternehmen ihr Telefonsystem in die Cloud verlagern, ist die Nutzung der erweiterten Funktionen, die nur ein virtuelles Telefonsystem bieten kann. Es ermöglicht Unternehmen jeder Größe, die Produktivität zu steigern und ihr Team zu vergrößern.

Anbieter virtueller Telefonsysteme unterhalten eine skalierbare Kommunikationsinfrastruktur für Benutzer. Diese Anbieter unterhalten eine skalierbare Kommunikationsinfrastruktur für Benutzer. Zusätzlich zum VoIP-Telefondienst selbst implementieren sie erweiterte Funktionen wie SMS-Textnachrichten, geschäftliche Telefonnummern und Voicemail-Transkription.

Einfach ausgedrückt, ein virtuelles Telefonsystem ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihr gesamtes Team in Verbindung zu halten. Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass fast 40% von Unternehmen Wenn Sie Teammitglieder haben, die remote arbeiten, benötigen Sie ein Telefonsystem, das im Büro und außerhalb funktioniert.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonanlage?

Ein virtuelles Telefonsystem verbindet Anrufe zwischen gebührenfreien und lokale Telefonnummern und Benutzer. Bevor Ihr Telefon klingelt, geschieht eine Menge technologischer Magie.

Diese Cloud-Telefondienste funktionieren, indem sie die gesamte Telekommunikationsinfrastruktur und die Verbindungen zum öffentlichen Telefonnetz (PSTN) verwalten. Das dient lediglich der Konnektivität.

Voice over Internet Protocol (VoIP) existiert im Kern eines virtuellen Telefonsystems. Telefonnebenstellen existieren virtuell und nicht als physische Leitungen. Sie können alle vorhandenen geschäftlichen Telefonnummern verwenden, sogar Vanity-Nummern. Von dort wandelt es Ihre Telefongespräche in analogen Ton um VoIP-Codecs um eine überragende Gesprächsqualität zu erreichen.

Für eine optimale Leistung richten VoIP-Anbieter ein redundantes Netzwerk von Rechenzentren ein. Bei Unwettern wird die Kommunikation automatisch auf andere Server umgeschaltet, ohne einen Takt zu verpassen.

lokale Telefonnummern

Ebenso endet ein virtuelles Telefonsystem nicht in Ihrem Gebäude. Es existiert im Internet. Sie können Anrufe von Ihrem Bürotelefon problemlos auf Ihr Mobiltelefon weiterleiten. Wenn Sie sich eine Auszeit nehmen, können Sie Anrufe an einen anderen Kollegen weiterleiten.

Am Front-End erhalten Benutzer eine Menge neuer Funktionen, um effektiv zu arbeiten und zusammenzuarbeiten. Sobald ein eingehender Anruf eintrifft, können Sie ihn an eine automatische Weitervermittlung weiterleiten, die manchmal auch als Telefonbaum bezeichnet wird. Sie können auch Textnachrichten mit Kunden über dieselbe Plattform wie ihr geschäftlicher Telefondienst austauschen.

Festnetzanschlüsse funktionieren ganz anders. Sie sind auf den Standort des Telefonanbieters beschränkt. Die Verbindung kann nur über Kabel hergestellt werden. Auch die steigenden Gebühren und monatlichen Gebühren sind nicht zu vernachlässigen. Mit VoIP können Sie überall dort telefonieren, wo Sie Internetzugang haben – ein starkes WLAN-Signal ist ausreichend.

Mit virtuellen Telefonsystemen können Sie und Ihr Team von erhöhter Zuverlässigkeit, besserer Anrufqualität und einer Fülle von erweiterten Funktionen profitieren, um besser zu arbeiten.

Unterschiede zwischen einer Telefonanlage und einem virtuellen Telefonsystem

Wenn Sie noch keinen VoIP-Telefondienst nutzen, verwenden Sie möglicherweise eine Nebenstellenanlage (PBX). Das ist zwar nicht besonders aufwendig, funktioniert aber. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Unterschiede zwischen einem virtuellen Telefonsystem und einer PBX.

Vorteile der Verwendung eines virtuellen Telefonsystems

Nicht alle Geschäftstelefonsysteme sind gleich. Sie benötigen mehr als nur einen Standard-Telefondienst. Hier erfahren Sie, warum ein virtuelles Telefonsystem die bevorzugte Option für kleine Unternehmen und Großkonzerne ist.

1. Einfache Einrichtung

Einer der größten Vorteile eines virtuellen Telefonsystems besteht darin, dass es einfach einzurichten und zu verwenden ist.

Herkömmliche Telefonsysteme sind schwierig zu konfigurieren. Sie müssen warten, bis ein Installateur Kabel verlegt und Löcher im ganzen Büro gebohrt hat. Während dieser Zeit kann Ihr Team weder Anrufe tätigen noch empfangen. Können Sie sich eine Geschäftsunterbrechung leisten?

Ein virtuelles Telefonsystem funktioniert überall dort, wo Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen. Da die Telefonhardware optional ist, können Sie sofort loslegen. Sobald Sie Ihre VoIP-Telefone erhalten, müssen Sie sie nur noch anschließen. Das war’s.

Nextivas VoIP-Telefondienst Es ist ideal für Mitarbeiter an entfernten Standorten und im Büro. Sie können es selbst einrichten, ohne dass Sie die IT-Abteilung benötigen – so einfach ist das.

2. Niedrigere Kosten

Allzu oft zahlen Unternehmen für Lösungen, nutzen diese aber nicht voll aus. Das führt zu viel Verschwendung. Mit einem virtuellen Telefonsystem können Sie die passende Kombination aus Funktionen und Leitungen auswählen, die für Sie geeignet ist.

Ob Sie eine komplette benötigen Telefonanlage im Büro Jetzt Telefonplan für kleine Unternehmen, erhalten Sie den größten Nutzen, wenn Sie virtuell arbeiten.

Das virtuelle Telefonsystem von Nextiva ersetzt vom ersten Tag an zahlreiche Business-Apps. Sparen Sie bis zu 651 TP3T im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen. Integrierte Funktionen sparen Ihnen noch mehr. Mit diesen Premium-Funktionen senken Sie Ihre Kosten:

• Automatische Assistenten und benutzerdefinierte Grüße
• Halten Sie Musik- und Komfortbotschaften
• Automatische Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftszeiten
• Anrufweiterleitung an verschiedene Telefondurchwahlen und Standorte
• Detaillierte Anrufprotokolle für eingehende und ausgehende Anruftrends
• Verwaltete Anrufer-ID um Ihre Handynummer geheim zu halten
• Anrufaufzeichnung für Mitarbeiterschulungen
• Erschwingliche internationale Anrufe

All diese Funktionen machen ein virtuelles Telefonsystem zu einer hervorragenden Option für jedes Unternehmen. Es ist eine budgetfreundliche Option für kleine Unternehmen. Außerdem enthält es alle Anruffunktionen, die Unternehmen genießen seit Jahren.

3. On-Demand-Telefonnummern

Wenn Ihr Team an verschiedenen Standorten arbeitet, haben die Telefonnummern wahrscheinlich alle unterschiedliche Vorwahlen und inkonsistente Vorwahlen, was die Kommunikation erschwert. Wenn das für Sie eine Herausforderung ist, stellen Sie sich vor, wie es für Ihre Kunden sein muss.

Virtuelle Telefonsysteme verleihen Ihrem Team eine professionelle Identität und verbessern so die Kommunikation. Sie haben die Wahl zwischen einer gebührenfreien Nummer, einer lokalen Nummer oder sogar ganz ohne Durchwahlnummern. Sie haben die Wahl.

Wenn Sie regional ausgerichtete Telefonnummern einrichten müssen, können Sie das. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Anrufkampagnen erfolgreicher.

Unabhängig vom Anwendungsfall kann Ihr Team immer die bevorzugte Telefonnummer verwenden. Die erweiterte Anrufweiterleitung kann Anrufe auf Wunsch an ihr Mobilgerät, ihre Voicemail oder eine andere Person weiterleiten.

Datenschutz ist für ein virtuelles Telefonsystem von zentraler Bedeutung. Ihre Mitarbeiter können ihre Anrufer-ID verbergen, um geschäftliche Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, ohne Mobiltelefonnummern preiszugeben. Außerdem werden Telefongespräche maximal verschlüsselt VoIP-Sicherheit.

4. Flexible Geräteoptionen

Bei kabelgebundenen Telefonsystemen muss Ihr Team Anrufe über ein Tischtelefon entgegennehmen. Das ist alles. Mit Voice over IP kann Ihr Team von einer Vielzahl von Geräten aus kommunizieren.

Virtuelle Telefonsysteme verwenden offene, universelle Standards. Diese Interoperabilität bedeutet, dass Sie Anrufe von jedem IP-basierten Gerät und nicht nur von einem Tischtelefon entgegennehmen können. Beispielgeräte umfassen:

• Desktop- oder Laptop-Softphones
• iPads und Tablets
• Konferenztelefone
• Android- oder iOS-Apps
• Drahtlose VoIP-Telefone

Mit diesen Standards können Sie die richtige Hardware für Ihren individuellen Bedarf zusammenstellen und anpassen. Eine Führungskraft hat andere Bedürfnisse als ein Support-Mitarbeiter. Diese Geräte verlassen sich auf das Session Initiation Protocol (SCHLUCK) für zuverlässige geschäftliche Anrufe.

Der beste Teil? Unsere Recherchen haben ergeben, dass 59% bereits von Geschäftsleuten genutzt wird mindestens drei Geräte während der Arbeit. Sie müssen keine zusätzliche Ausrüstung kaufen. Es funktioniert mit den Kommunikationsgeräten, die Sie bereits verwenden.

5. Intelligentes Anrufrouting

Bearbeiten Sie eingehende Anrufe mit Leichtigkeit und leiten Sie sie an die richtigen Personen weiter. Wenn Ihr Team nur per Handy erreichbar ist, wissen Sie bereits, wie frustrierend es ist, Anrufe weiterzuleiten. Virtuelle Telefondienstanbieter beseitigen diesen Ärger.

Erstens können Sie geschäftliche Anrufe über eine automatische Telefonzentrale an Ihre Hauptnummer weiterleiten. Mit dieser Funktion können Anrufer die Abteilung oder Person auswählen, die sie erreichen möchten. Jedes Unternehmen sollte diese Einrichtung haben.

Zweitens können Sie eine automatische Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftszeiten einrichten. Wenn Sie einen Anrufbeantworter haben, können Sie diesen über eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Oberfläche an Ihren Zeitplan anpassen.

Drittens hat Ihr Team die Kontrolle über seine Verfügbarkeit. Benutzer können ihre Weiterleitung anpassen oder Anrufer an die Voicemail weiterleiten. Diese feinkörnige Kontrolle über den Telefonservice steigert die Kundenzufriedenheit und den Umsatz.

Für steilere Geschäftsanforderungen suchen Sie nicht weiter als a cloudbasiertes Callcenter. Sie können erweiterte Funktionen wie kompetenzbasiertes Routing, künstliche Intelligenz, Anrufwarteschlangen und interaktive Sprachantwort (IVR) nutzen, um jedes Anrufvolumen zu bewältigen. Und das alles virtuell!

6. Robuste Analysen und Berichte

Welche Wochentage sind die verkehrsreichsten? Wie sieht das Anrufaufkommen über die Feiertage aus? Müssen wir mehr Agenten einstellen? Diese Fragen können nur mit Echtzeit-Anrufanalysen und -berichten beantwortet werden.

Diese Dashboards können Ihnen helfen, das Anrufvolumen zu verwalten und sie mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen. In der Vergangenheit verfügten nur Organisationen in Unternehmensgröße über diese Funktionen. Jetzt können kleine Unternehmen Analysen zur Skalierung verwenden.

Virtuelle Telefonsysteme machen diese Daten einfach und zugänglich. Sie sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie Callcenter-Agenten verwalten. Sie können die persönliche Kommunikation des Teams verbessern Leistungsbeurteilungen. Sie müssen weder ihre Zeit manuell erfassen noch ihre Telefonzeit im Detail verwalten.

Und das Beste: Sie können Echtzeitberichte und Anrufanalysen über eine Internetverbindung auf jedem Gerät anzeigen. Sie und Ihr Team werden auf derselben Seite sein.

7. Verstärkte Zusammenarbeit im Team

Hier kommt es für Remote-Teams auf die Praxis an. Ihr Remote-Team muss Fragen umgehend beantworten. Sie können nicht zulassen, dass Projekte aufgrund von Kommunikationsproblemen aufgehalten werden.

Anstatt mit mehreren Messaging- und Kommunikations-Apps zu jonglieren, haben Sie eine einzige. Anstatt einen Kollegen anzurufen, können Sie ihm eine kurze SMS schicken. Das ist weniger förmlich als eine E-Mail und auch schneller. Außerdem werden nicht alle anderen in Ihrer Projektmanagement-App benachrichtigt.

Audio- und Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil jedes virtuellen Telefonsystems. Sie können Ihr Team mit einem Klick zusammenbringen und die Einwahl für diejenigen ohne starke VoIP-Verbindung bereitstellen. Für weitere Produktivitätssteigerungen können Sie Ihre Projekte und Teamzusammenarbeit zentralisieren Auffällig.

Es ist nicht nur für Ihr internes Team gedacht. Richten Sie eine dedizierte Konferenzleitung für Ihre Kunden ein, damit diese die nötige praktische Interaktion erhalten. Diese virtuellen Arbeitsbereiche fördern einen kollaborativen Ansatz in der Geschäftskommunikation.

Checkliste für den Käufer Ihres nächsten Telefonsystems

Die Modernisierung Ihres Telefonsystems kann überwältigend sein. Es ist einfacher als Sie denken. Hier sind unsere Empfehlungen zur Auswahl des richtigen Telefonsystems.

• Akkreditierung – Erfüllt das Telefonsystem Ihres Unternehmens die Branchenstandards? PCI, HIPAA und SOC 2 sind Beispiele für vertrauenswürdige Akkreditierungen.
• Zuverlässigkeit – Gab es in den letzten ein oder zwei Jahren Ausfälle? Überprüfen Sie die Statusseite sowie den Downdetector, um Informationen zur tatsächlichen Betriebszeit zu erhalten. Achten Sie auf eine Betriebszeit von 99,999% oder besser.
• Funktionalität – Das ist der entscheidende Punkt. Finden Sie heraus, welche Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Es gibt Hunderte von VoIP-Funktionen. Planen Sie Ihren Bedarf für die nächsten Jahre.
• Konfiguration – Stellen Sie fest, ob Sie Ihren Telefondienst selbst einrichten können oder ob Sie einen Installateur benötigen. Können Sie ihn ohne Beeinträchtigung des Routinebetriebs in Betrieb nehmen?
• Unterstützung – Wie ist die Verfügbarkeit und die zusätzlichen Kosten des Supports? Wie können Sie Hilfe erhalten (Telefon, E-Mail, Chat)?
• Ruf – Lesen Sie Online-Bewertungen. GetVoIP und G2 sind gute Quellen dafür. Sind die meisten Nutzer mit dem virtuellen Telefondienst zufrieden?
• Kosten – Die Kosten spielen fast immer eine Rolle. Informieren Sie sich daher über die monatlichen Gebühren, einmaligen Kosten und Zusatzleistungen. Bedenken Sie auch die Kosteneinsparungen, die sich durch den Verzicht auf Ihre lokale Telefonanlage ergeben.
• Hardware – Können Sie betriebsbereite VoIP-Telefone auswählen und an Ihr Team versenden lassen? Stammen sie von einem seriösen Hersteller?

Häufig gestellte Fragen zum virtuellen Telefonsystem

Nachfolgend haben wir die häufigsten Fragen zu virtuellen Telefonanlagen beantwortet. Sollten Sie noch spezifischere Fragen haben, Lass uns wissen!

Was ist das beste virtuelle Telefonsystem?

Von neun virtuellen Telefonsystemen bewertete US News & World Report Nextiva mit #1. Nextiva erzielte die höchste Punktzahl in Bezug auf Leistung, Zuverlässigkeit, Funktionsumfang und Kundensupport. Außerdem ist Nextiva das am besten bewertete Telefonsystem, das auf GetVoIP aus über 1.600 Kundenbewertungen aufgeführt ist.

Wie richte ich eine virtuelle Telefonanlage ein?

In nur vier Schritten können Sie eine virtuelle Telefonanlage einrichten:

1. Wählen Sie einen Business-Telefonplan.
2. Weisen Sie Ihre Telefonnummern zu.
3. Zeichnen Sie Ihre Telefonbegrüßungen auf.
4. Beginnen Sie mit dem Tätigen und Beantworten von Anrufen.

Welche Telefonnummern kann ich verwenden?

Ein virtuelles Telefonsystem unterstützt alle zugewiesenen Telefonnummern, die Sie besitzen. Um Ihre vorhandene geschäftliche Telefonnummer zu verwenden, müssen Sie sie durch einen Prozess übertragen, der als bekannt ist portieren. Es dauert ca. 1-4 Wochen, abhängig von Ihrem aktuellen Telefonanbieter.

Sie können auch eine auswählen virtuelle Telefonnummer beim Hinzufügen oder Ändern von Telefondurchwahlen. Ebenso können Sie diese Telefonnummern verwenden oder löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Sie können auch gebührenfreie Nummern mit einem virtuellen Telefonsystem verwenden, aber die Übertragung dauert etwas länger. Erkundigen Sie sich bei Ihrem VoIP-Anbieter nach Portierungsanforderungen.

Was kostet eine virtuelle Telefonanlage?

Die Kosten für ein virtuelles Telefonsystem liegen je nach Ausstattung zwischen 1,4 Milliarden und 1,4 Milliarden Dollar pro Monat und Benutzer. VoIP-Tischtelefone kosten je nach Leistungsfähigkeit zwischen 1,4 Milliarden und 3,5 Milliarden Dollar.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen gibt es keine Wartungsverträge, IT-Kosten, Wetterausfälle und veraltete Hardware, die gewartet werden muss. Unternehmen können bis zu 65% bei ihren Geschäftskommunikationskosten sparen.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines virtuellen Telefonsystems?

Es gibt Hunderte von Funktionen in einem virtuellen Telefonsystem, aber hier sind die wichtigsten Funktionen für Geschäftsanwender:

1. Mobile und Desktop-Apps
2. Erweiterte Anrufverwaltung
3. Dynamische Anrufweiterleitung
4. Ablehnung anonymer Anrufe
5. Automatischer Teilnehmer
6. Simsen
7. Anrufanalyse
8. Anrufweiterleitung
9. One-Click-Konferenzen
10. E911 Treue

Kann eine virtuelle Telefonanlage zu Hause genutzt werden?

Ein virtuelles Telefonsystem kann von zu Hause und im Büro verwendet werden, ohne dass Hardware eingerichtet werden muss. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung, um Anrufe von Ihrer Geschäftsleitung zu tätigen und zu empfangen. Nahezu alle Kabel- und DSL-Anschlüsse können die Anforderungen einer modernen VoIP-Telefonanlage unterstützen.

Virtuelle Telefonsysteme ermöglichen es Mitarbeitern, überall mit Laptop, Mobilgerät oder Tischtelefon zu arbeiten. Kunden und Kollegen merken keinen Unterschied. Kombinieren Sie es mit Ihrem CRM für eine zusätzliche Steigerung Ihrer Produktivität und Ihres Workflows.

Folgen Sie unserer praktischen Anleitung auf wie man VoIP einrichtet um zu sehen, wie einfach es sein kann.

Was ist der Unterschied zwischen einer PBX und einem virtuellen Telefonsystem?

Eine Nebenstellenanlage ist ein traditionelles Telefonsystem, das analoge Signale verwendet. Virtuelle Telefonsysteme wandeln analoge Signale in digitale um und übertragen sie über das Internet. Beide bieten Telefonfunktionen, jedoch auf unterschiedliche Weise.

Die Hauptunterschiede zwischen einer PBX und einem virtuellen Telefonsystem bestehen darin, wie Anrufe bearbeitet werden und wie sie sich mit dem öffentlichen Telefonnetz verbinden. Virtuelle Telefonsysteme kosten viel weniger und sind viel besser skalierbar als eine herkömmliche Telefonanlage.

Erfahren Sie mehr in unserem ausführlichen PBX- und VoIP-Vergleichsleitfaden. Es bricht alles für Sie zusammen.

Können Startups ein virtuelles Telefonsystem nutzen?

Unternehmen in der Anfangsphase werden am meisten von einem virtuellen Telefonsystem profitieren. Wenn Sie Vertriebs- und Servicerollen hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team erreichbar und für Team-Huddles verfügbar ist. Startups können Funktionen hinzufügen und anpassen, um sie an ihre Geschäftsanforderungen anzupassen, z. B. Anrufweiterleitung, Anrufverfolgung und Anrufaufzeichnung.

Neugierig auf wie viele Telefonleitungen Sie benötigen? Es ist mehr, als Sie vielleicht denken.

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Unsere Arbeitsweise hat sich verändert. Selbst wenn alle wieder ins Büro zurückkehren, wollen Sie wirklich zu einem eingeschränkten, veralteten Telefonsystem zurückkehren? Unwahrscheinlich.

Ihr Team ist bereit, ein Telefonsystem für Remote-Mitarbeiter auszuwählen. Sie haben keine Zeit für Spiele oder das Teilen von GIFs. Sie benötigen ein System, das eingehende Anrufe mit höchster Zuverlässigkeit verarbeitet. Außerdem muss es für alle Mitarbeiter kinderleicht zu bedienen sein.