Wenn Arbeitgeber sich für die Fernarbeit entscheiden, ist eines der größten Hindernisse ihr geschäftliches Telefonsystem. Ein virtuelles Telefonsystem bietet Ihnen im Vergleich zum Festnetz viel mehr Funktionalität.
Old-fashioned phone systems are incompatible with this new normal. Team members aren’t in the office to take calls, nor do they necessarily have access to a desk phone.
Die Umstellung auf Remote- und verteiltes Arbeiten bedeutet, dass Unternehmen a virtuelle Telefonanlage.
So, can you run your business from a cloud-based phone system? Is it too difficult to set up? What features should I look for? We’ll cover all these and more in this comprehensive guide.
Was ist ein virtuelles Telefonsystem?
Ein virtuelles Telefonsystem ist eine Kommunikationsplattform, die Ihre geschäftlichen Anrufe über eine Internetverbindung abwickelt. Es ermöglicht Benutzern, eingehende Anrufe anzunehmen und ausgehende Anrufe auf einer Desktop-App, einem Mobiltelefon oder einem Tischtelefon zu tätigen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen, die nur an einem Ort funktionieren, können Sie Ihre verwenden vorhandene Hardware überall zu arbeiten. Wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen.
Der Hauptgrund, warum Unternehmen ihr Telefonsystem in die Cloud verlagern, ist die Nutzung der erweiterten Funktionen, die nur ein virtuelles Telefonsystem bieten kann. Es ermöglicht Unternehmen jeder Größe, die Produktivität zu steigern und ihr Team zu vergrößern.
Anbieter virtueller Telefonsysteme unterhalten eine skalierbare Kommunikationsinfrastruktur für Benutzer. Diese Anbieter unterhalten eine skalierbare Kommunikationsinfrastruktur für Benutzer. Zusätzlich zum VoIP-Telefondienst selbst implementieren sie erweiterte Funktionen wie SMS-Textnachrichten, geschäftliche Telefonnummern und Voicemail-Transkription.
Einfach ausgedrückt, ein virtuelles Telefonsystem ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihr gesamtes Team in Verbindung zu halten. Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass fast 40% von Unternehmen have team members that work remotely. You’ll need a phone system that works in and out of the office.
Wie funktioniert eine virtuelle Telefonanlage?
Ein virtuelles Telefonsystem verbindet Anrufe zwischen gebührenfreien und lokale Telefonnummern und Benutzer. Before your phone rings, there’s a lot of technological magic that happens.
These cloud phone services work by managing all the telecom infrastructure and relationships with the Public-Switched Telephone Network, better known as PSTN. That’s just for connectivity.
Voice over Internet Protocol (VoIP) existiert im Kern eines virtuellen Telefonsystems. Telefonnebenstellen existieren virtuell und nicht als physische Leitungen. Sie können alle vorhandenen geschäftlichen Telefonnummern verwenden, sogar Vanity-Nummern. Von dort wandelt es Ihre Telefongespräche in analogen Ton um VoIP-Codecs um eine überragende Gesprächsqualität zu erreichen.
Für eine optimale Leistung richten VoIP-Anbieter ein redundantes Netzwerk von Rechenzentren ein. Bei Unwettern wird die Kommunikation automatisch auf andere Server umgeschaltet, ohne einen Takt zu verpassen.
lokale Telefonnummern
Likewise, a virtual phone system doesn’t terminate at your building. It exists on the internet. You can forward calls from your office phone to your cell phone with ease. If you’re taking time off, you can direct calls to another colleague.
Am Front-End erhalten Benutzer eine Menge neuer Funktionen, um effektiv zu arbeiten und zusammenzuarbeiten. Sobald ein eingehender Anruf eintrifft, können Sie ihn an eine automatische Weitervermittlung weiterleiten, die manchmal auch als Telefonbaum bezeichnet wird. Sie können auch Textnachrichten mit Kunden über dieselbe Plattform wie ihr geschäftlicher Telefondienst austauschen.
Landlines work much differently. You’re confined to wherever the telephone company installs it. Connectivity can only be established over wired connections. You also can’t ignore the increasing tolls and monthly fees. VoIP lets you place calls anywhere you have internet access — it works well with a strong Wi-Fi signal.
Mit virtuellen Telefonsystemen können Sie und Ihr Team von erhöhter Zuverlässigkeit, besserer Anrufqualität und einer Fülle von erweiterten Funktionen profitieren, um besser zu arbeiten.
Unterschiede zwischen einer Telefonanlage und einem virtuellen Telefonsystem
If you’re not already using a VoIP phone service, you might be using a Private Branch Exchange (PBX) setup. It’s not fancy, but it works. Below is a breakdown of the key differences between a virtual phone system and a PBX.
| Funktion | Private Nebenstellenbörse | Virtuelles Telefonsystem |
|---|---|---|
| Anrufe zwischen den Büros |  | |
| PSTN-Anruf | | |
| Hardware-Anforderungen | | |
| Laufende Wartung | | |
| Transport | Analog, ISDN oder PRI | Internet (100 kbps pro Leitung) |
| Bereit für die Arbeit von zu Hause aus | | |
| Einfache Einrichtung | ★ | ★★★★★ |
| Voicemail-Transkription | | |
| Simsen | | |
| Skalierbarkeit | ★★ | ★★★★★ |
| Zuverlässigkeit | ★★★ | ★★★★★ |
| Kosten pro Benutzer | $$$ | $$ |
Vorteile der Verwendung eines virtuellen Telefonsystems
Not all business phone systems are made equal. You need more than standard phone service. Here’s why a virtual phone system is the preferred option for small businesses and enterprises.
1. Einfache Einrichtung
One of the top advantages of a virtual phone system is that it’s easy to set up and use.
Traditional phone systems are difficult to configure. You need to wait for an installer to run wires and cut holes all around the office. During this time, your team won’t be able to make or receive phone calls. Can you afford to halt business?
A virtual phone system works wherever you have a high-speed internet connection. Since phone hardware is optional, you can get started right away. And when you get your VoIP phones, all you need to do is plug them in. That’s it.
Nextiva’s VoIP-Telefondienst is ideal for remote employees and in the office. You can set it up yourself without the need for IT — it’s that easy.
2. Niedrigere Kosten
All too often, businesses pay for solutions and don’t use them to the fullest. This results in a lot of waste. A virtual phone system lets you select the right combination of features and lines that work for you.
Ob Sie eine komplette benötigen Telefonanlage im Büro Jetzt Telefonplan für kleine Unternehmen, erhalten Sie den größten Nutzen, wenn Sie virtuell arbeiten.
Nextiva’s virtual phone system provides a direct replacement for several business apps from day one. Don’t forget that you’ll save up to 65% compared to traditional phone systems. Built-in features save you even more. You will lower your costs with these premium features included:
- Automatische Assistenten und benutzerdefinierte Grüße
- Halten Sie Musik- und Komfortbotschaften
- Automatische Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftszeiten
- Anrufweiterleitung an verschiedene Telefondurchwahlen und Standorte
- Detaillierte Anrufprotokolle für eingehende und ausgehende Anruftrends
- Verwaltete Anrufer-ID um Ihre Handynummer geheim zu halten
- Anrufaufzeichnung für Mitarbeiterschulungen
- Erschwingliche internationale Anrufe
All of these features make a virtual phone system a superb option for every business. It’s a budget-friendly option for small businesses. Plus, it contains every calling feature that Unternehmen genießen seit Jahren.
3. On-Demand-Telefonnummern
If you have a remote team, it’s likely their phone numbers all have different area codes and inconsistent prefixes, making communication a hurdle. If it’s a challenge for you, just imagine how it is for your customers.
Virtual phone systems give your team a professional identity to level up their conversations. You have the option of using a toll-free number, picking out a local number, or even no direct-dial numbers altogether. It’s all up to you.
If you need to set up regionally focused phone numbers, you can. It’s a great way to make your Anrufkampagnen erfolgreicher.
Unabhängig vom Anwendungsfall kann Ihr Team immer die bevorzugte Telefonnummer verwenden. Die erweiterte Anrufweiterleitung kann Anrufe auf Wunsch an ihr Mobilgerät, ihre Voicemail oder eine andere Person weiterleiten.
Datenschutz ist für ein virtuelles Telefonsystem von zentraler Bedeutung. Ihre Mitarbeiter können ihre Anrufer-ID verbergen, um geschäftliche Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, ohne Mobiltelefonnummern preiszugeben. Außerdem werden Telefongespräche maximal verschlüsselt VoIP-Sicherheit.
4. Flexible Geräteoptionen
Wired phone systems require your team to take calls through a desk phone. That’s it. With Voice over IP, your team can communicate from a variety of devices.
Virtuelle Telefonsysteme verwenden offene, universelle Standards. Diese Interoperabilität bedeutet, dass Sie Anrufe von jedem IP-basierten Gerät und nicht nur von einem Tischtelefon entgegennehmen können. Beispielgeräte umfassen:
- Desktop- oder Laptop-Softphones
- iPads und Tablets
- Konferenztelefone
- Android- oder iOS-Apps
- Drahtlose VoIP-Telefone
Mit diesen Standards können Sie die richtige Hardware für Ihren individuellen Bedarf zusammenstellen und anpassen. Eine Führungskraft hat andere Bedürfnisse als ein Support-Mitarbeiter. Diese Geräte verlassen sich auf das Session Initiation Protocol (SCHLUCK) für zuverlässige geschäftliche Anrufe.
Der beste Teil? Unsere Recherchen haben ergeben, dass 59% bereits von Geschäftsleuten genutzt wird mindestens drei Geräte while at work. You don’t need to purchase any extra equipment. It works with the communications devices you already use.
5. Intelligentes Anrufrouting
Bearbeiten Sie eingehende Anrufe mit Leichtigkeit und leiten Sie sie an die richtigen Personen weiter. Wenn Ihr Team nur per Handy erreichbar ist, wissen Sie bereits, wie frustrierend es ist, Anrufe weiterzuleiten. Virtuelle Telefondienstanbieter beseitigen diesen Ärger.
Erstens können Sie geschäftliche Anrufe über eine automatische Telefonzentrale an Ihre Hauptnummer weiterleiten. Mit dieser Funktion können Anrufer die Abteilung oder Person auswählen, die sie erreichen möchten. Jedes Unternehmen sollte diese Einrichtung haben.
Zweitens können Sie eine automatische Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftszeiten einrichten. Wenn Sie einen Anrufbeantworter haben, können Sie diesen über eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Oberfläche an Ihren Zeitplan anpassen.
Drittens hat Ihr Team die Kontrolle über seine Verfügbarkeit. Benutzer können ihre Weiterleitung anpassen oder Anrufer an die Voicemail weiterleiten. Diese feinkörnige Kontrolle über den Telefonservice steigert die Kundenzufriedenheit und den Umsatz.
Für steilere Geschäftsanforderungen suchen Sie nicht weiter als a cloudbasiertes Callcenter. It lets you leverage advanced features like skills-based routing, artificial intelligence, call queuing, and interactive voice response (IVR) to handle any call volume. It’s all virtual, too!
6. Robuste Analysen und Berichte
Welche Wochentage sind die verkehrsreichsten? Wie sieht das Anrufaufkommen über die Feiertage aus? Müssen wir mehr Agenten einstellen? Diese Fragen können nur mit Echtzeit-Anrufanalysen und -berichten beantwortet werden.
Diese Dashboards können Ihnen helfen, das Anrufvolumen zu verwalten und sie mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen. In der Vergangenheit verfügten nur Organisationen in Unternehmensgröße über diese Funktionen. Jetzt können kleine Unternehmen Analysen zur Skalierung verwenden.
Virtual phone systems make this data easy and accessible. It’s instrumental if you’re managing call center agents. You can enhance the team’s one-on-one Leistungsbeurteilungen. You don’t need to manually keep track of their time nor micromanage their time on the phones.
Und das Beste: Sie können Echtzeitberichte und Anrufanalysen über eine Internetverbindung auf jedem Gerät anzeigen. Sie und Ihr Team werden auf derselben Seite sein.
7. Verstärkte Zusammenarbeit im Team
This is where the rubber meets the road for remote teams. Your remote team needs to answer questions promptly. You can’t let projects be held up due to communication breakdowns.
Instead of juggling multiple messaging and communication apps, you have one. Instead of dialing a colleague, you can send them a quick text message. It’s less formal than an email and faster, too. Plus, it doesn’t ping everyone else in your project management app.
Audio- und Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil jedes virtuellen Telefonsystems. Sie können Ihr Team mit einem Klick zusammenbringen und die Einwahl für diejenigen ohne starke VoIP-Verbindung bereitstellen. Für weitere Produktivitätssteigerungen können Sie Ihre Projekte und Teamzusammenarbeit zentralisieren Auffällig.
It’s not just for your internal team. You can set up a dedicated conference line for your clients so they can get the hands-on engagement they need. These virtual workspaces promote a collaborative approach to business communication.
Buyer’s checklist for your next phone system
It can be a bit overwhelming to think about upgrading your phone system. It’s easier than you think. Here are our recommendations to help select the right phone system.
- Akkreditierung – Does the business phone system meet industry standards? PCI, HIPAA, and SOC 2 are examples of trusted accreditations.
- Zuverlässigkeit – Any recent downtime in the last year or two? Check their status page as well as Downdetector for guidance on real-world uptime. Look for 99.999% uptime or better.
- Funktionalität – This is the big one. Identify which features you need versus want. There are hundreds of VoIP features available. Anticipate your needs over the next couple of years.
- Konfiguration – Determine if you can set up your phone service on your own or will you need an installer? Can you get up and running with no impact on routine operations?
- Unterstützung – What the availability and additional cost of support. How can you get help (phone, email, chat)?
- Ruf – Check out their online reviews. GetVoIP and G2 are good sources to check. Do most users enjoy their virtual phone service?
- Kosten – Cost is almost always a factor, so get clear on the monthly fees, one-time charges, and add-ons. Consider the cost savings from getting rid of your on-premise PBX, too.
- Hardware – Can you select ready-to-use VoIP phones and have them shipped to your team? Is it from a reputable manufacturer?
Häufig gestellte Fragen zum virtuellen Telefonsystem
We’ve answered the most common questions about virtual phone systems below. Of course, if you have more specific questions, Lass uns wissen!
Was ist das beste virtuelle Telefonsystem?
Von neun virtuellen Telefonsystemen bewertete US News & World Report Nextiva mit #1. Nextiva erzielte die höchste Punktzahl in Bezug auf Leistung, Zuverlässigkeit, Funktionsumfang und Kundensupport. Außerdem ist Nextiva das am besten bewertete Telefonsystem, das auf GetVoIP aus über 1.600 Kundenbewertungen aufgeführt ist.
Wie richte ich eine virtuelle Telefonanlage ein?
In nur vier Schritten können Sie eine virtuelle Telefonanlage einrichten:
- Wählen Sie einen Business-Telefonplan.
- Weisen Sie Ihre Telefonnummern zu.
- Zeichnen Sie Ihre Telefonbegrüßungen auf.
- Beginnen Sie mit dem Tätigen und Beantworten von Anrufen.
Welche Telefonnummern kann ich verwenden?
Ein virtuelles Telefonsystem unterstützt alle zugewiesenen Telefonnummern, die Sie besitzen. Um Ihre vorhandene geschäftliche Telefonnummer zu verwenden, müssen Sie sie durch einen Prozess übertragen, der als bekannt ist portieren. Es dauert ca. 1-4 Wochen, abhängig von Ihrem aktuellen Telefonanbieter.
Sie können auch eine auswählen virtuelle Telefonnummer beim Hinzufügen oder Ändern von Telefondurchwahlen. Ebenso können Sie diese Telefonnummern verwenden oder löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Sie können auch gebührenfreie Nummern mit einem virtuellen Telefonsystem verwenden, aber die Übertragung dauert etwas länger. Erkundigen Sie sich bei Ihrem VoIP-Anbieter nach Portierungsanforderungen.
Was kostet eine virtuelle Telefonanlage?
A virtual phone system’s cost ranges from $17 to $80 monthly per user, depending on the features. VoIP desk phones cost between $75 and $350 each based on their capabilities.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen gibt es keine Wartungsverträge, IT-Kosten, Wetterausfälle und veraltete Hardware, die gewartet werden muss. Unternehmen können bis zu 65% bei ihren Geschäftskommunikationskosten sparen.
Was sind die wichtigsten Funktionen eines virtuellen Telefonsystems?
Es gibt Hunderte von Funktionen in einem virtuellen Telefonsystem, aber hier sind die wichtigsten Funktionen für Geschäftsanwender:
- Mobile und Desktop-Apps
- Erweiterte Anrufverwaltung
- Dynamische Anrufweiterleitung
- Ablehnung anonymer Anrufe
- Automatischer Teilnehmer
- Simsen
- Anrufanalyse
- Anrufweiterleitung
- One-Click-Konferenzen
- E911 Treue
Kann eine virtuelle Telefonanlage zu Hause genutzt werden?
Ein virtuelles Telefonsystem kann von zu Hause und im Büro verwendet werden, ohne dass Hardware eingerichtet werden muss. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung, um Anrufe von Ihrer Geschäftsleitung zu tätigen und zu empfangen. Nahezu alle Kabel- und DSL-Anschlüsse können die Anforderungen einer modernen VoIP-Telefonanlage unterstützen.
Virtual phone systems give remote employees the freedom to work anywhere using only their laptop, mobile device, or desk phone. Customers and coworkers won’t notice a difference. Pair it with your CRM for an added boost to your productivity and workflow.
Folgen Sie unserer praktischen Anleitung auf wie man VoIP einrichtet um zu sehen, wie einfach es sein kann.
What’s the difference between a PBX and virtual phone system?
Eine Nebenstellenanlage ist ein traditionelles Telefonsystem, das analoge Signale verwendet. Virtuelle Telefonsysteme wandeln analoge Signale in digitale um und übertragen sie über das Internet. Beide bieten Telefonfunktionen, jedoch auf unterschiedliche Weise.
Die Hauptunterschiede zwischen einer PBX und einem virtuellen Telefonsystem bestehen darin, wie Anrufe bearbeitet werden und wie sie sich mit dem öffentlichen Telefonnetz verbinden. Virtuelle Telefonsysteme kosten viel weniger und sind viel besser skalierbar als eine herkömmliche Telefonanlage.
Erfahren Sie mehr in unserem ausführlichen PBX- und VoIP-Vergleichsleitfaden. Es bricht alles für Sie zusammen.
Können Startups ein virtuelles Telefonsystem nutzen?
Unternehmen in der Anfangsphase werden am meisten von einem virtuellen Telefonsystem profitieren. Wenn Sie Vertriebs- und Servicerollen hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team erreichbar und für Team-Huddles verfügbar ist. Startups können Funktionen hinzufügen und anpassen, um sie an ihre Geschäftsanforderungen anzupassen, z. B. Anrufweiterleitung, Anrufverfolgung und Anrufaufzeichnung.
Neugierig auf wie viele Telefonleitungen Sie benötigen? It’s more than you might think.
Das beste virtuelle Telefonsystem ist hier
Unsere Arbeitsweise hat sich verändert. Selbst wenn alle wieder ins Büro zurückkehren, wollen Sie wirklich zu einem eingeschränkten, veralteten Telefonsystem zurückkehren? Unwahrscheinlich.
Your team is ready for you to select a phone system made for remote employees. You don’t have time for games or sharing GIFs. You need it to handle incoming calls with the utmost reliability. It also needs to be dead-simple for everyone to use.
danke für den blog