Virtuelles Telefonsystem: Was ist es und wie funktioniert es?

Wenn Arbeitgeber sich für die Fernarbeit entscheiden, ist eines der größten Hindernisse ihr geschäftliches Telefonsystem. Ein virtuelles Telefonsystem bietet Ihnen im Vergleich zum Festnetz viel mehr Funktionalität.

Altmodische Telefonsysteme sind mit dieser neuen Normalität nicht kompatibel. Teammitglieder sind weder im Büro, um Anrufe entgegenzunehmen, noch haben sie unbedingt Zugang zu einem Tischtelefon.

Die Umstellung auf Remote- und verteiltes Arbeiten bedeutet, dass Unternehmen a virtuelle Telefonanlage.

Können Sie Ihr Unternehmen also von einem Cloud-basierten Telefonsystem aus führen? Ist der Aufbau zu schwierig? Auf welche Funktionen sollte ich achten? Wir werden all dies und mehr in diesem umfassenden Leitfaden behandeln.

Was ist ein virtuelles Telefonsystem?

Ein virtuelles Telefonsystem ist eine Kommunikationsplattform, die Ihre geschäftlichen Anrufe über eine Internetverbindung abwickelt. Es ermöglicht Benutzern, eingehende Anrufe anzunehmen und ausgehende Anrufe auf einer Desktop-App, einem Mobiltelefon oder einem Tischtelefon zu tätigen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen, die nur an einem Ort funktionieren, können Sie Ihre verwenden vorhandene Hardware überall zu arbeiten. Wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen.

Der Hauptgrund, warum Unternehmen ihr Telefonsystem in die Cloud verlagern, ist die Nutzung der erweiterten Funktionen, die nur ein virtuelles Telefonsystem bieten kann. Es ermöglicht Unternehmen jeder Größe, die Produktivität zu steigern und ihr Team zu vergrößern.

Anbieter virtueller Telefonsysteme unterhalten eine skalierbare Kommunikationsinfrastruktur für Benutzer. Diese Anbieter unterhalten eine skalierbare Kommunikationsinfrastruktur für Benutzer. Zusätzlich zum VoIP-Telefondienst selbst implementieren sie erweiterte Funktionen wie SMS-Textnachrichten, geschäftliche Telefonnummern und Voicemail-Transkription.

Einfach ausgedrückt, ein virtuelles Telefonsystem ist eine kostengünstige Möglichkeit, Ihr gesamtes Team in Verbindung zu halten. Neue Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass fast 40% von Unternehmen Teammitglieder haben, die remote arbeiten. Sie benötigen ein Telefonsystem, das innerhalb und außerhalb des Büros funktioniert.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonanlage?

Ein virtuelles Telefonsystem verbindet Anrufe zwischen gebührenfreien und lokale Telefonnummern und Benutzer. Bevor Ihr Telefon klingelt, passiert eine Menge technologischer Magie.

Diese Cloud-Telefondienste funktionieren, indem sie die gesamte Telekommunikationsinfrastruktur und die Beziehungen zum öffentlich geschalteten Telefonnetz, besser bekannt als PSTN, verwalten. Das ist nur für die Konnektivität.

Voice over Internet Protocol (VoIP) existiert im Kern eines virtuellen Telefonsystems. Telefonnebenstellen existieren virtuell und nicht als physische Leitungen. Sie können alle vorhandenen geschäftlichen Telefonnummern verwenden, sogar Vanity-Nummern. Von dort wandelt es Ihre Telefongespräche in analogen Ton um VoIP-Codecs um eine überragende Gesprächsqualität zu erreichen.

Für eine optimale Leistung richten VoIP-Anbieter ein redundantes Netzwerk von Rechenzentren ein. Bei Unwettern wird die Kommunikation automatisch auf andere Server umgeschaltet, ohne einen Takt zu verpassen.

lokale Telefonnummern

Ebenso endet ein virtuelles Telefonsystem nicht in Ihrem Gebäude. Es existiert im Internet. Sie können Anrufe von Ihrem Bürotelefon ganz einfach auf Ihr Mobiltelefon umleiten. Wenn Sie sich frei nehmen, können Sie Anrufe an einen anderen Kollegen weiterleiten.

Am Front-End erhalten Benutzer eine Menge neuer Funktionen, um effektiv zu arbeiten und zusammenzuarbeiten. Sobald ein eingehender Anruf eintrifft, können Sie ihn an eine automatische Weitervermittlung weiterleiten, die manchmal auch als Telefonbaum bezeichnet wird. Sie können auch Textnachrichten mit Kunden über dieselbe Plattform wie ihr geschäftlicher Telefondienst austauschen.

Festnetz funktioniert ganz anders. Sie sind darauf beschränkt, wo immer die Telefongesellschaft es installiert. Die Konnektivität kann nur über kabelgebundene Verbindungen hergestellt werden. Auch die steigenden Maut- und Monatsgebühren sind nicht zu übersehen. Mit VoIP können Sie überall dort telefonieren, wo Sie Internetzugang haben – es funktioniert gut mit einem starken Wi-Fi-Signal.

Mit virtuellen Telefonsystemen können Sie und Ihr Team von erhöhter Zuverlässigkeit, besserer Anrufqualität und einer Fülle von erweiterten Funktionen profitieren, um besser zu arbeiten.

Unterschiede zwischen einer Telefonanlage und einem virtuellen Telefonsystem

Wenn Sie noch keinen VoIP-Telefondienst verwenden, verwenden Sie möglicherweise eine private Nebenstellenanlage (PBX). Es ist nicht schick, aber es funktioniert. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Unterschiede zwischen einem virtuellen Telefonsystem und einer Telefonanlage.

Vorteile der Verwendung eines virtuellen Telefonsystems

Nicht alle geschäftlichen Telefonsysteme sind gleich. Sie brauchen mehr als einen Standard-Telefondienst. Aus diesem Grund ist ein virtuelles Telefonsystem die bevorzugte Option für kleine Unternehmen und Unternehmen.

1. Einfache Einrichtung

Einer der Hauptvorteile eines virtuellen Telefonsystems besteht darin, dass es einfach einzurichten und zu verwenden ist.

Herkömmliche Telefonsysteme sind schwierig zu konfigurieren. Sie müssen darauf warten, dass ein Installateur überall im Büro Kabel verlegt und Löcher schneidet. Während dieser Zeit kann Ihr Team keine Anrufe tätigen oder entgegennehmen. Können Sie es sich leisten, das Geschäft einzustellen?

Ein virtuelles Telefonsystem funktioniert überall dort, wo Sie eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung haben. Da die Telefonhardware optional ist, können Sie sofort loslegen. Und wenn Sie Ihre VoIP-Telefone erhalten, brauchen Sie sie nur noch anzuschließen. Das ist es.

Nextivas VoIP-Telefondienst ist ideal für entfernte Mitarbeiter und im Büro. Sie können es ohne IT selbst einrichten - so einfach ist es.

2. Niedrigere Kosten

Allzu oft bezahlen Unternehmen für Lösungen und nutzen sie nicht in vollem Umfang. Dadurch entsteht viel Abfall. Mit einem virtuellen Telefonsystem können Sie die richtige Kombination aus Funktionen und Leitungen auswählen, die für Sie geeignet sind.

Ob Sie eine komplette benötigen Telefonanlage im Büro Jetzt Telefonplan für kleine Unternehmen, erhalten Sie den größten Nutzen, wenn Sie virtuell arbeiten.

Das virtuelle Telefonsystem von Nextiva bietet vom ersten Tag an einen direkten Ersatz für mehrere Business-Apps. Vergessen Sie nicht, dass Sie im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen bis zu 651 TP2T sparen. Integrierte Funktionen sparen Ihnen noch mehr. Mit diesen enthaltenen Premium-Features senken Sie Ihre Kosten:

• Automatische Assistenten und benutzerdefinierte Grüße
• Halten Sie Musik- und Komfortbotschaften
• Automatische Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftszeiten
• Anrufweiterleitung an verschiedene Telefondurchwahlen und Standorte
• Detaillierte Anrufprotokolle für eingehende und ausgehende Anruftrends
• Verwaltete Anrufer-ID um Ihre Handynummer geheim zu halten
• Anrufaufzeichnung für Mitarbeiterschulungen
• Erschwingliche internationale Anrufe

All diese Funktionen machen ein virtuelles Telefonsystem zu einer hervorragenden Option für jedes Unternehmen. Es ist eine budgetfreundliche Option für kleine Unternehmen. Außerdem enthält es alle Anruffunktionen, die Unternehmen genießen seit Jahren.

3. On-Demand-Telefonnummern

Wenn Sie ein Remote-Team haben, ist es wahrscheinlich, dass alle Telefonnummern unterschiedliche Vorwahlen und inkonsistente Präfixe haben, was die Kommunikation zu einer Hürde macht. Wenn es für Sie eine Herausforderung ist, stellen Sie sich einfach vor, wie es für Ihre Kunden ist.

Virtuelle Telefonsysteme verleihen Ihrem Team eine professionelle Identität, um ihre Gespräche zu verbessern. Sie haben die Möglichkeit, eine gebührenfreie Nummer zu verwenden, eine lokale Nummer auszuwählen oder sogar ganz auf Direktwahlnummern zu verzichten. Es liegt alles bei dir.

Wenn Sie regional ausgerichtete Telefonnummern einrichten müssen, können Sie das tun. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre zu machen Anrufkampagnen erfolgreicher.

Unabhängig vom Anwendungsfall kann Ihr Team immer die bevorzugte Telefonnummer verwenden. Die erweiterte Anrufweiterleitung kann Anrufe auf Wunsch an ihr Mobilgerät, ihre Voicemail oder eine andere Person weiterleiten.

Datenschutz ist für ein virtuelles Telefonsystem von zentraler Bedeutung. Ihre Mitarbeiter können ihre Anrufer-ID verbergen, um geschäftliche Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, ohne Mobiltelefonnummern preiszugeben. Außerdem werden Telefongespräche maximal verschlüsselt VoIP-Sicherheit.

4. Flexible Geräteoptionen

Kabelgebundene Telefonsysteme erfordern, dass Ihr Team Anrufe über ein Tischtelefon entgegennimmt. Das ist es. Mit Voice over IP kann Ihr Team von einer Vielzahl von Geräten aus kommunizieren.

Virtuelle Telefonsysteme verwenden offene, universelle Standards. Diese Interoperabilität bedeutet, dass Sie Anrufe von jedem IP-basierten Gerät und nicht nur von einem Tischtelefon entgegennehmen können. Beispielgeräte umfassen:

• Desktop- oder Laptop-Softphones
• iPads und Tablets
• Konferenztelefone
• Android- oder iOS-Apps
• Drahtlose VoIP-Telefone

Mit diesen Standards können Sie die richtige Hardware für Ihren individuellen Bedarf zusammenstellen und anpassen. Eine Führungskraft hat andere Bedürfnisse als ein Support-Mitarbeiter. Diese Geräte verlassen sich auf das Session Initiation Protocol (SCHLUCK) für zuverlässige geschäftliche Anrufe.

Der beste Teil? Unsere Recherchen haben ergeben, dass 59% bereits von Geschäftsleuten genutzt wird mindestens drei Geräte während der Arbeit. Sie müssen keine zusätzliche Ausrüstung kaufen. Es funktioniert mit den Kommunikationsgeräten, die Sie bereits verwenden.

5. Intelligentes Anrufrouting

Bearbeiten Sie eingehende Anrufe mit Leichtigkeit und leiten Sie sie an die richtigen Personen weiter. Wenn Ihr Team nur per Handy erreichbar ist, wissen Sie bereits, wie frustrierend es ist, Anrufe weiterzuleiten. Virtuelle Telefondienstanbieter beseitigen diesen Ärger.

Erstens können Sie geschäftliche Anrufe über eine automatische Telefonzentrale an Ihre Hauptnummer weiterleiten. Mit dieser Funktion können Anrufer die Abteilung oder Person auswählen, die sie erreichen möchten. Jedes Unternehmen sollte diese Einrichtung haben.

Zweitens können Sie eine automatische Anrufweiterleitung basierend auf Geschäftszeiten einrichten. Wenn Sie einen Anrufbeantworter haben, können Sie diesen über eine benutzerfreundliche und unkomplizierte Oberfläche an Ihren Zeitplan anpassen.

Drittens hat Ihr Team die Kontrolle über seine Verfügbarkeit. Benutzer können ihre Weiterleitung anpassen oder Anrufer an die Voicemail weiterleiten. Diese feinkörnige Kontrolle über den Telefonservice steigert die Kundenzufriedenheit und den Umsatz.

Für steilere Geschäftsanforderungen suchen Sie nicht weiter als a cloudbasiertes Callcenter. Sie können erweiterte Funktionen wie fertigkeitsbasiertes Routing, künstliche Intelligenz, Anrufwarteschlangen und interaktive Sprachantwort (IVR) nutzen, um jedes Anrufvolumen zu bewältigen. Es ist auch alles virtuell!

6. Robuste Analysen und Berichte

Welche Wochentage sind die verkehrsreichsten? Wie sieht das Anrufaufkommen über die Feiertage aus? Müssen wir mehr Agenten einstellen? Diese Fragen können nur mit Echtzeit-Anrufanalysen und -berichten beantwortet werden.

Diese Dashboards können Ihnen helfen, das Anrufvolumen zu verwalten und sie mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen. In der Vergangenheit verfügten nur Organisationen in Unternehmensgröße über diese Funktionen. Jetzt können kleine Unternehmen Analysen zur Skalierung verwenden.

Virtuelle Telefonsysteme machen diese Daten einfach und zugänglich. Es ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie Callcenter-Agenten verwalten. Sie können das Eins-zu-eins-Team des Teams verbessern Leistungsbeurteilungen. Sie müssen ihre Zeit nicht manuell verfolgen oder ihre Zeit auf den Telefonen im Mikromanagement verwalten.

Und das Beste: Sie können Echtzeitberichte und Anrufanalysen über eine Internetverbindung auf jedem Gerät anzeigen. Sie und Ihr Team werden auf derselben Seite sein.

7. Verstärkte Zusammenarbeit im Team

Hier trifft der Gummi auf die Straße für Remote-Teams. Ihr Remote-Team muss Fragen umgehend beantworten. Sie können nicht zulassen, dass Projekte aufgrund von Kommunikationsausfällen aufgehalten werden.

Anstatt mit mehreren Messaging- und Kommunikations-Apps zu jonglieren, haben Sie eine. Anstatt einen Kollegen anzurufen, können Sie ihm eine kurze SMS schicken. Es ist weniger formell als eine E-Mail und auch schneller. Außerdem pingt es nicht alle anderen in Ihrer Projektmanagement-App an.

Audio- und Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil jedes virtuellen Telefonsystems. Sie können Ihr Team mit einem Klick zusammenbringen und die Einwahl für diejenigen ohne starke VoIP-Verbindung bereitstellen. Für weitere Produktivitätssteigerungen können Sie Ihre Projekte und Teamzusammenarbeit zentralisieren Auffällig.

Es ist nicht nur für Ihr internes Team. Sie können eine dedizierte Konferenzleitung für Ihre Kunden einrichten, damit sie das praktische Engagement erhalten, das sie benötigen. Diese virtuellen Arbeitsbereiche fördern einen kooperativen Ansatz in der Geschäftskommunikation.

Käufer-Checkliste für Ihr nächstes Telefonsystem

Es kann ein bisschen überwältigend sein, über ein Upgrade Ihres Telefonsystems nachzudenken. Es ist einfacher als Sie denken. Hier sind unsere Empfehlungen zur Auswahl der richtigen Telefonanlage.

• Akkreditierung - Entspricht das geschäftliche Telefonsystem den Industriestandards? PCI, HIPAA und SOC 2 sind Beispiele für vertrauenswürdige Akkreditierungen.
• Zuverlässigkeit - Irgendwelche aktuellen Ausfallzeiten in den letzten ein oder zwei Jahren? Überprüfen Sie die Statusseite sowie den Downdetector, um Hinweise zur tatsächlichen Betriebszeit zu erhalten. Suchen Sie nach einer Betriebszeit von 99,9991 TP2T oder besser.
• Funktionalität - Das ist der Große. Identifizieren Sie, welche Funktionen Sie benötigen und welche Funktionen Sie möchten. Es stehen Hunderte von VoIP-Funktionen zur Verfügung. Antizipieren Sie Ihre Anforderungen in den nächsten Jahren.
• Konfiguration - Stellen Sie fest, ob Sie Ihren Telefondienst selbst einrichten können oder ob Sie einen Installateur benötigen? Können Sie ohne Beeinträchtigung des Routinebetriebs in Betrieb gehen?
• Unterstützung - Was die Verfügbarkeit und die zusätzlichen Kosten des Supports angeht. Wie können Sie Hilfe bekommen (Telefon, E-Mail, Chat)?
• Ruf - Schauen Sie sich ihre Online-Bewertungen an. GetVoIP und G2 sind gute Quellen zum Überprüfen. Genießen die meisten Benutzer ihren virtuellen Telefondienst?
• Kosten - Die Kosten sind fast immer ein Faktor, machen Sie sich also klar über die monatlichen Gebühren, einmaligen Gebühren und Add-Ons. Berücksichtigen Sie auch die Kosteneinsparungen durch die Abschaffung Ihrer lokalen Telefonanlage.
• Hardware - Können Sie einsatzbereite VoIP-Telefone auswählen und an Ihr Team liefern lassen? Ist es von einem seriösen Hersteller?

Häufig gestellte Fragen zum virtuellen Telefonsystem

Nachfolgend haben wir die häufigsten Fragen zu virtuellen Telefonsystemen beantwortet. Natürlich, wenn Sie speziellere Fragen haben, Lass uns wissen!

Was ist das beste virtuelle Telefonsystem?

Von neun virtuellen Telefonsystemen bewertete US News & World Report Nextiva mit #1. Nextiva erzielte die höchste Punktzahl in Bezug auf Leistung, Zuverlässigkeit, Funktionsumfang und Kundensupport. Außerdem ist Nextiva das am besten bewertete Telefonsystem, das auf GetVoIP aus über 1.600 Kundenbewertungen aufgeführt ist.

Wie richte ich eine virtuelle Telefonanlage ein?

In nur vier Schritten können Sie eine virtuelle Telefonanlage einrichten:

1. Wählen Sie einen Business-Telefonplan.
2. Weisen Sie Ihre Telefonnummern zu.
3. Zeichnen Sie Ihre Telefonbegrüßungen auf.
4. Beginnen Sie mit dem Tätigen und Beantworten von Anrufen.

Welche Telefonnummern kann ich verwenden?

Ein virtuelles Telefonsystem unterstützt alle zugewiesenen Telefonnummern, die Sie besitzen. Um Ihre vorhandene geschäftliche Telefonnummer zu verwenden, müssen Sie sie durch einen Prozess übertragen, der als bekannt ist portieren. Es dauert ca. 1-4 Wochen, abhängig von Ihrem aktuellen Telefonanbieter.

Sie können auch eine auswählen virtuelle Telefonnummer beim Hinzufügen oder Ändern von Telefondurchwahlen. Ebenso können Sie diese Telefonnummern verwenden oder löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Sie können auch gebührenfreie Nummern mit einem virtuellen Telefonsystem verwenden, aber die Übertragung dauert etwas länger. Erkundigen Sie sich bei Ihrem VoIP-Anbieter nach Portierungsanforderungen.

Was kostet eine virtuelle Telefonanlage?

Die Kosten für ein virtuelles Telefonsystem reichen von $17 bis $80 monatlich pro Benutzer, abhängig von den Funktionen. VoIP-Tischtelefone kosten je nach Leistungsfähigkeit zwischen $75 und $350.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen gibt es keine Wartungsverträge, IT-Kosten, Wetterausfälle und veraltete Hardware, die gewartet werden muss. Unternehmen können bis zu 65% bei ihren Geschäftskommunikationskosten sparen.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines virtuellen Telefonsystems?

Es gibt Hunderte von Funktionen in einem virtuellen Telefonsystem, aber hier sind die wichtigsten Funktionen für Geschäftsanwender:

1. Mobile und Desktop-Apps
2. Erweiterte Anrufverwaltung
3. Dynamische Anrufweiterleitung
4. Ablehnung anonymer Anrufe
5. Automatischer Teilnehmer
6. Simsen
7. Anrufanalyse
8. Anrufweiterleitung
9. One-Click-Konferenzen
10. E911 Treue

Kann eine virtuelle Telefonanlage zu Hause genutzt werden?

Ein virtuelles Telefonsystem kann von zu Hause und im Büro verwendet werden, ohne dass Hardware eingerichtet werden muss. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung, um Anrufe von Ihrer Geschäftsleitung zu tätigen und zu empfangen. Nahezu alle Kabel- und DSL-Anschlüsse können die Anforderungen einer modernen VoIP-Telefonanlage unterstützen.

Virtuelle Telefonsysteme geben Mitarbeitern an entfernten Standorten die Freiheit, überall nur mit ihrem Laptop, Mobilgerät oder Tischtelefon zu arbeiten. Kunden und Mitarbeiter werden keinen Unterschied bemerken. Koppeln Sie es mit Ihrem CRM für eine zusätzliche Steigerung Ihrer Produktivität und Ihres Arbeitsablaufs.

Folgen Sie unserer praktischen Anleitung auf wie man VoIP einrichtet um zu sehen, wie einfach es sein kann.

Was ist der Unterschied zwischen einer Telefonanlage und einem virtuellen Telefonsystem?

Eine Nebenstellenanlage ist ein traditionelles Telefonsystem, das analoge Signale verwendet. Virtuelle Telefonsysteme wandeln analoge Signale in digitale um und übertragen sie über das Internet. Beide bieten Telefonfunktionen, jedoch auf unterschiedliche Weise.

Die Hauptunterschiede zwischen einer PBX und einem virtuellen Telefonsystem bestehen darin, wie Anrufe bearbeitet werden und wie sie sich mit dem öffentlichen Telefonnetz verbinden. Virtuelle Telefonsysteme kosten viel weniger und sind viel besser skalierbar als eine herkömmliche Telefonanlage.

Erfahren Sie mehr in unserem ausführlichen PBX- und VoIP-Vergleichsleitfaden. Es bricht alles für Sie zusammen.

Können Startups ein virtuelles Telefonsystem nutzen?

Unternehmen in der Anfangsphase werden am meisten von einem virtuellen Telefonsystem profitieren. Wenn Sie Vertriebs- und Servicerollen hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team erreichbar und für Team-Huddles verfügbar ist. Startups können Funktionen hinzufügen und anpassen, um sie an ihre Geschäftsanforderungen anzupassen, z. B. Anrufweiterleitung, Anrufverfolgung und Anrufaufzeichnung.

Neugierig auf wie viele Telefonleitungen Sie benötigen? Es ist mehr als Sie vielleicht denken.

Das beste virtuelle Telefonsystem ist hier

Unsere Arbeitsweise hat sich verändert. Selbst wenn alle wieder ins Büro zurückkehren, wollen Sie wirklich zu einem eingeschränkten, veralteten Telefonsystem zurückkehren? Unwahrscheinlich.

Ihr Team ist bereit für Sie, ein Telefonsystem auszuwählen, das speziell für Remote-Mitarbeiter entwickelt wurde. Sie haben keine Zeit für Spiele oder das Teilen von GIFs. Sie brauchen es, um eingehende Anrufe mit höchster Zuverlässigkeit abzuwickeln. Es muss auch für jeden kinderleicht zu bedienen sein.