À medida que os empregadores adotam o trabalho remoto, um dos maiores obstáculos é o sistema telefônico comercial. Um sistema de telefone virtual oferece muito mais funcionalidade em comparação com telefones fixos.
Sistemas telefônicos antigos são incompatíveis com este novo normal. Os membros da equipe não estão no escritório para atender chamadas, nem necessariamente têm acesso a um telefone fixo.
A mudança para o trabalho remoto e distribuído significa que as empresas precisam de um sistema de telefone virtual.
Então, você consegue administrar seu negócio a partir de um sistema telefônico baseado em nuvem? É muito difícil de configurar? Quais recursos devo procurar? Abordaremos tudo isso e muito mais neste guia completo.
O que é um sistema telefônico virtual?
Um sistema de telefonia virtual é uma plataforma de comunicação que lida com suas chamadas comerciais por meio de uma conexão com a Internet. Ele permite que os usuários aceitem e façam chamadas em um aplicativo de desktop, telefone celular ou telefone de mesa.
Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais que funcionam apenas em um local, você pode usar o seu hardware existente para trabalhar em qualquer lugar. Se você tiver uma conexão com a Internet, poderá fazer e receber chamadas.
O maior motivo pelo qual as empresas mudam seu sistema de telefonia para a nuvem é tirar proveito dos recursos avançados que apenas um sistema de telefonia virtual pode fornecer. Ele permite que empresas de todos os tamanhos aumentem a produtividade e aumentem sua equipe.
Os provedores de sistema de telefonia virtual mantêm uma infraestrutura de comunicação escalonável para os usuários. Esses provedores mantêm uma infraestrutura de comunicação escalonável para os usuários. Além do serviço de telefone VoIP em si, eles implementam recursos avançados como mensagens de texto SMS, números de telefone comerciais e transcrição de correio de voz.
Simplificando, um sistema de telefonia virtual é uma maneira econômica de manter toda a sua equipe conectada. Uma nova pesquisa sugere que quase 40% de empresas Tenha membros da equipe trabalhando remotamente. Você precisará de um sistema telefônico que funcione dentro e fora do escritório.
Como funciona um sistema telefônico virtual?
Um sistema de telefonia virtual conecta chamadas gratuitas e números de telefone locais e usuários. Antes do seu telefone tocar, muita mágica tecnológica acontece.
Esses serviços de telefonia em nuvem funcionam gerenciando toda a infraestrutura de telecomunicações e os relacionamentos com a Rede Telefônica Pública Comutada, mais conhecida como PSTN. Isso é apenas para conectividade.
Voice over Internet Protocol (VoIP) existe no núcleo de um sistema de telefone virtual. As extensões de telefone existem virtualmente e não como linhas físicas. Você pode usar qualquer número de telefone comercial existente, até mesmo números personalizados. A partir daí, ele converte suas chamadas de som analógico com Codecs VoIP para obter uma qualidade de chamada superior.
Para um desempenho ideal, os provedores de VoIP configuram uma rede redundante de data centers. Em caso de mau tempo, as comunicações passam automaticamente por failover para outros servidores sem perder o ritmo.
números de telefone locais
Da mesma forma, um sistema telefônico virtual não se limita ao seu prédio. Ele existe na internet. Você pode encaminhar chamadas do seu telefone comercial para o seu celular com facilidade. Se estiver de folga, pode encaminhar chamadas para outro colega.
No front-end, os usuários obtêm muitos novos recursos para trabalhar e colaborar com eficácia. A partir do momento em que uma chamada de entrada chega, você pode encaminhá-la para um atendedor automático, que às vezes é chamado de árvore telefônica. Eles também podem trocar mensagens de texto com clientes na mesma plataforma de seu serviço de telefone comercial.
Os telefones fixos funcionam de forma bem diferente. Você fica confinado ao local onde a operadora o instala. A conectividade só pode ser estabelecida por meio de conexões cabeadas. Você também não pode ignorar o aumento das tarifas e mensalidades. O VoIP permite que você faça chamadas em qualquer lugar com acesso à internet — funciona bem com um sinal Wi-Fi forte.
Os sistemas de telefonia virtual permitem que você e sua equipe aproveitem a maior confiabilidade, melhor qualidade de chamada e uma variedade de recursos avançados para trabalhar melhor.
Diferenças entre um PBX e um sistema de telefone virtual
Se você ainda não usa um serviço de telefonia VoIP, talvez esteja usando uma configuração de PABX (Private Branch Exchange). Não é sofisticado, mas funciona. Abaixo, detalhamos as principais diferenças entre um sistema telefônico virtual e um PABX.
| Função | Troca de Filiais Privadas | Sistema de Telefone Virtual |
|---|---|---|
| Chamada entre escritórios |  | |
| PSTN chamando | | |
| Requisitos de hardware | | |
| Em manutenção | | |
| Transporte | Analógico, ISDN ou PRI | Internet (100 kbps por linha) |
| Pronto para trabalhar em casa | | |
| Fácil de configurar | ★ | ★★★★★ |
| Transcrição de correio de voz | | |
| Mensagem de texto | | |
| Escalabilidade | ★★ | ★★★★★ |
| Confiabilidade | ★★★ | ★★★★★ |
| Custo por usuário | $$$ | $$ |
Benefícios de usar um sistema de telefone virtual
Nem todos os sistemas telefônicos empresariais são iguais. Você precisa de mais do que um serviço telefônico padrão. Veja por que um sistema telefônico virtual é a opção preferida para pequenas e grandes empresas.
1. Fácil configuração
Uma das principais vantagens de um sistema telefônico virtual é que ele é fácil de configurar e usar.
Sistemas telefônicos tradicionais são difíceis de configurar. Você precisa esperar que um instalador passe os fios e faça furos por todo o escritório. Durante esse período, sua equipe não poderá fazer ou receber chamadas telefônicas. Você pode se dar ao luxo de interromper os negócios?
Um sistema telefônico virtual funciona onde quer que você tenha uma conexão de internet de alta velocidade. Como o hardware do telefone é opcional, você pode começar imediatamente. E quando você tiver seus telefones VoIP, tudo o que precisa fazer é conectá-los. Pronto.
Nextiva's Serviço de telefone VoIP É ideal para funcionários remotos e no escritório. Você pode configurá-lo sozinho, sem precisar de TI — é muito fácil.
2. Custos mais baixos
Muitas vezes, as empresas pagam por soluções e não as utilizam ao máximo. Isso resulta em muito desperdício. Um sistema telefônico virtual permite que você selecione a combinação certa de recursos e linhas que funcionam para você.
Se você precisa de um completo sistema de telefone do escritório Agora plano de telefone para pequenas empresas, você obtém o máximo valor ao se tornar virtual.
O sistema de telefonia virtual da Nextiva oferece uma substituição direta para diversos aplicativos empresariais desde o primeiro dia. Não se esqueça de que você economizará até 65% em comparação com os sistemas de telefonia tradicionais. Os recursos integrados economizam ainda mais. Você reduzirá seus custos com estes recursos premium incluídos:
- Atendentes automáticos e saudações personalizadas
- Segure música e mensagens de conforto
- Roteamento automático de chamadas com base no horário comercial
- Encaminhamento de chamadas para diferentes extensões de telefone e locais
- Registros de chamadas detalhados tendências de chamadas de entrada e saída
- Identificador de chamadas gerenciado para manter seu número de celular privado
- Gravação de chamadas para treinamento de pessoal
- Chamadas internacionais acessíveis
Todos esses recursos fazem de um sistema telefônico virtual uma opção excelente para qualquer empresa. É uma opção econômica para pequenas empresas. Além disso, ele contém todos os recursos de chamada que você precisa. empreendimentos desfrutei durante anos.
3. Números de telefone sob demanda
Se você tem uma equipe remota, é provável que os números de telefone tenham DDDs diferentes e prefixos inconsistentes, o que dificulta a comunicação. Se isso é um desafio para você, imagine para os seus clientes.
Os sistemas de telefonia virtual conferem à sua equipe uma identidade profissional para aprimorar as conversas. Você tem a opção de usar um número gratuito, escolher um número local ou até mesmo não usar números de discagem direta. A escolha é sua.
Se precisar configurar números de telefone com foco regional, você pode. É uma ótima maneira de fazer o seu campanhas de chamada mais bem sucedido.
Não importa o caso de uso, sua equipe sempre pode usar o número de telefone de sua preferência. O roteamento de chamada avançado pode direcionar chamadas para seu dispositivo móvel, correio de voz ou outra pessoa, se desejado.
A privacidade é fundamental para um sistema telefônico virtual. Seus funcionários podem ocultar o identificador de chamadas para fazer e receber chamadas comerciais sem revelar números de telefone celular. Além disso, ele criptografa chamadas para o máximo Segurança VoIP.
4. Opções de dispositivos flexíveis
Sistemas telefônicos com fio exigem que sua equipe atenda chamadas por meio de um telefone fixo. É isso aí. Com Voz sobre IP, sua equipe pode se comunicar a partir de diversos dispositivos.
Os sistemas de telefonia virtual adotam padrões abertos e universais. Essa interoperabilidade significa que você pode receber chamadas de qualquer dispositivo baseado em IP, em vez de apenas um telefone de mesa. Dispositivos de exemplo incluem:
- Softphones para desktop ou laptop
- iPads e tablets
- Telefones de conferência
- Aplicativos Android ou iOS
- Telefones VoIP sem fio
Esses padrões permitem que você combine e combine o hardware certo para o seu indivíduo. Um executivo tem necessidades diferentes de um representante de suporte. Esses dispositivos contam com o Protocolo de Iniciação de Sessão (trago) para ligações comerciais confiáveis.
A melhor parte? Nossa pesquisa mostrou que 59% de profissionais de negócios já usam em pelo menos três dispositivos enquanto estiver no trabalho. Você não precisa comprar nenhum equipamento extra. Funciona com os dispositivos de comunicação que você já usa.
5. Roteamento inteligente de chamadas
Trate as chamadas telefônicas com facilidade e encaminhe-as para as pessoas certas. Se sua equipe só tem acesso pelo celular, você já sabe como é frustrante transferir ligações. Os provedores de serviços de telefonia virtual eliminam esse incômodo.
Primeiro, você pode direcionar chamadas telefônicas comerciais para seu número principal por meio de um atendedor automático. Esta função permite que os chamadores escolham o departamento ou pessoa que desejam contatar. Cada empresa deve ter essa configuração.
Em segundo lugar, você pode configurar o encaminhamento automático de chamadas com base no horário comercial. Se você tiver um serviço de atendimento ao cliente, poderá ajustá-lo de acordo com sua programação a partir de uma interface amigável e direta.
Terceiro, sua equipe está no controle de sua disponibilidade. Os usuários podem ajustar seu encaminhamento ou enviar chamadores para o correio de voz. Esse controle refinado sobre o serviço telefônico aumenta a satisfação do cliente e as vendas.
Para necessidades de negócios mais íngremes, não procure mais do que um call center baseado na nuvem. Ele permite que você aproveite recursos avançados como roteamento baseado em habilidades, inteligência artificial, fila de chamadas e resposta de voz interativa (URA) para lidar com qualquer volume de chamadas. E tudo virtual!
6. Análise e relatórios robustos
Quais dias da semana são mais movimentados? Como é o volume de chamadas durante as férias? Precisamos contratar mais agentes? Essas perguntas só podem ser respondidas com análises e relatórios de chamadas em tempo real.
Esses painéis podem ajudá-lo a gerenciar o volume de chamadas e vinculá-las aos resultados de negócios. Historicamente, apenas organizações de porte corporativo tinham esses recursos. Agora, as pequenas empresas podem usar análises para escalar.
Os sistemas de telefonia virtual tornam esses dados fáceis e acessíveis. É fundamental se você gerencia agentes de call center. Você pode aprimorar o atendimento individual da equipe. análises de desempenho. Você não precisa controlar manualmente o tempo deles nem microgerenciar o tempo que eles passam no telefone.
E a melhor parte: você pode visualizar relatórios em tempo real e análises de chamadas por meio de uma conexão com a Internet em qualquer dispositivo. Você e sua equipe estarão na mesma página.
7. Maior colaboração da equipe
É aqui que a teoria se torna prática para equipes remotas. Sua equipe remota precisa responder a perguntas prontamente. Você não pode deixar os projetos serem interrompidos por falhas de comunicação.
Em vez de ficar lidando com vários aplicativos de mensagens e comunicação, você tem um. Em vez de ligar para um colega, você pode enviar uma mensagem de texto rápida. É menos formal que um e-mail e também mais rápido. Além disso, não precisa avisar ninguém no seu aplicativo de gerenciamento de projetos.
A conferência de áudio e vídeo é um componente básico de qualquer sistema telefônico virtual. Você pode reunir sua equipe com um clique e fornecer o dial-in para aqueles que não têm uma conexão VoIP forte. Para obter mais ganhos de produtividade, você pode centralizar seus projetos e colaboração de equipe em Conspícuo.
Não é só para sua equipe interna. Você pode configurar uma linha de conferência dedicada para seus clientes, para que eles possam ter o engajamento prático necessário. Esses espaços de trabalho virtuais promovem uma abordagem colaborativa à comunicação empresarial.
Lista de verificação do comprador para seu próximo sistema telefônico
Pode ser um pouco assustador pensar em atualizar seu sistema telefônico. É mais fácil do que você imagina. Aqui estão nossas recomendações para ajudar você a escolher o sistema telefônico certo.
- Acreditação – O sistema telefônico comercial atende aos padrões do setor? PCI, HIPAA e SOC 2 são exemplos de credenciamentos confiáveis.
- Confiabilidade – Houve algum tempo de inatividade recente nos últimos um ou dois anos? Consulte a página de status deles e o Downdetector para obter orientações sobre o tempo de atividade em condições reais. Procure por um tempo de atividade de 99.999% ou superior.
- Funcionalidade – Este é o ponto principal. Identifique quais recursos você precisa e quais você deseja. Existem centenas de recursos de VoIP disponíveis. Antecipe suas necessidades para os próximos anos.
- Configurar – Determine se você consegue configurar seu serviço telefônico sozinho ou se precisará de um instalador? Você consegue começar a operar sem afetar as operações de rotina?
- Apoio, suporte – Qual a disponibilidade e o custo adicional do suporte? Como posso obter ajuda (telefone, e-mail, chat)?
- Reputação – Confira as avaliações online. GetVoIP e G2 são boas fontes para consultar. A maioria dos usuários gosta do serviço de telefone virtual?
- Custo – O custo é quase sempre um fator, então esclareça as taxas mensais, as cobranças únicas e os adicionais. Considere também a economia de custos ao se livrar do seu PABX local.
- Hardware – Você pode selecionar telefones VoIP prontos para uso e enviá-los para sua equipe? É de um fabricante confiável?
Perguntas frequentes do sistema de telefone virtual
Respondemos às perguntas mais comuns sobre sistemas de telefonia virtual abaixo. Claro, se você tiver perguntas mais específicas, nos informe!
Qual é o melhor sistema de telefone virtual?
De nove sistemas telefônicos virtuais, o US News & World Report avaliou o Nextiva #1. Nextiva obteve a pontuação mais alta em desempenho, confiabilidade, variedade de recursos e suporte ao cliente. Além disso, Nextiva é o sistema de telefonia mais bem avaliado listado no GetVoIP em mais de 1.600 avaliações de clientes.
Como faço para configurar um sistema telefônico virtual?
Você pode configurar um sistema de telefone virtual em apenas quatro etapas:
- Escolha um plano de telefone comercial.
- Atribua seus números de telefone.
- Grave as saudações do seu telefone.
- Comece a fazer e atender chamadas.
Quais números de telefone posso usar?
Um sistema de telefone virtual oferece suporte a qualquer número de telefone atribuído de sua propriedade. Para usar seu número de telefone comercial existente, você precisará transferi-lo por meio de um processo conhecido como portar. Demora cerca de 1 a 4 semanas, dependendo do seu provedor de serviços telefônicos atual.
Você também pode escolher um numero de telefone virtual ao adicionar ou alterar extensões de telefone. Da mesma forma, você pode usar ou descartar esses números de telefone se não quiser mais.
Você também pode usar números gratuitos com um sistema de telefone virtual, mas a transferência leva um pouco mais de tempo. Verifique com seu provedor de VoIP os requisitos de portabilidade.
Quanto custa um sistema de telefonia virtual?
O custo de um sistema telefônico virtual varia de $17 a $80 mensais por usuário, dependendo dos recursos. Telefones fixos VoIP custam entre $75 e $350 cada, dependendo de suas capacidades.
Ao contrário dos sistemas telefônicos tradicionais, não há contratos de serviço, custos de TI, interrupções climáticas e hardware obsoleto para manter. As empresas podem economizar até 65% em seus custos de comunicação empresarial.
Quais são os principais recursos de um sistema de telefonia virtual?
Existem centenas de recursos em um sistema de telefone virtual, mas aqui estão os principais recursos para usuários empresariais:
- Aplicativos para celular e desktop
- Gerenciamento avançado de chamadas
- Roteamento de chamada dinâmico
- Rejeição de chamada anônima
- Auto atendimento
- Mensagem de texto
- Análise de chamadas
- Encaminhamento de chamadas
- Conferência com um clique
- Fidelidade E911
Um sistema de telefone virtual pode ser usado em casa?
Um sistema de telefonia virtual pode ser usado em casa e no escritório sem nenhum hardware para configurar. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet para fazer e receber chamadas de sua linha comercial. Quase todas as conexões a cabo e DSL podem atender às necessidades de um sistema telefônico VoIP moderno.
Os sistemas de telefonia virtual oferecem aos funcionários remotos a liberdade de trabalhar em qualquer lugar usando apenas seu laptop, dispositivo móvel ou telefone fixo. Clientes e colegas de trabalho não notarão a diferença. Combine-o com seu CRM para impulsionar ainda mais sua produtividade e fluxo de trabalho.
Siga nosso guia prático sobre como configurar o VoIP para ver como pode ser fácil.
Qual é a diferença entre um PABX e um sistema telefônico virtual?
A Private Branch Exchange é um sistema telefônico tradicional que usa sinais analógicos. Os sistemas de telefonia virtual convertem sinais analógicos em digitais e os transmitem pela Internet. Ambos fornecem funcionalidade de telefone, mas de maneiras diferentes.
As principais diferenças entre um PBX e um sistema telefônico virtual são como as chamadas são tratadas e como ele se conecta à rede telefônica pública comutada. Os sistemas de telefonia virtual custam muito menos e têm muito mais escalabilidade do que um PBX tradicional.
Saiba mais em nosso detalhado Guia de comparação de PBX e VoIP. Ele quebra tudo para você.
As startups podem usar um sistema de telefonia virtual?
As empresas em estágio inicial são as que mais se beneficiam de um sistema telefônico virtual. À medida que adiciona funções de vendas e serviços, você precisa garantir que sua equipe esteja acessível e disponível para reuniões de equipe. As startups podem adicionar e ajustar recursos para atender às suas necessidades de negócios, como encaminhamento de chamadas, rastreamento de chamadas e gravação de chamadas.
Curioso sobre quantas linhas de telefone você precisa? É mais do que você imagina.
O melhor sistema de telefone virtual está aqui
A forma como trabalhamos mudou. Mesmo quando todos voltam para o escritório, você realmente deseja voltar para um sistema telefônico limitado e obsoleto? Não é provável.
Sua equipe está pronta para que você escolha um sistema telefônico feito para funcionários remotos. Você não tem tempo para jogos ou compartilhamento de GIFs. Você precisa que ele lide com as chamadas recebidas com a máxima confiabilidade. Ele também precisa ser extremamente simples para todos usarem.
obrigado pelo blog