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Solleciti di pagamento e privacy: cosa dice il nuovo vademecum del Garante

Cosa succede

Il 30 settembre 2026, con la newsletter n. 552, il Garante privacy ha messo online la versione aggiornata del vademecum «Privacy e recupero crediti», datato settembre 2026. È una guida di dodici pagine pensata per società di recupero, banche, finanziarie, compagnie telefoniche ed energetiche. I principi che richiama, però, sono quelli del GDPR e valgono per chiunque tratti i dati di un cliente: anche per il negozio, la palestra o lo studio che manda da sé un promemoria per una fattura scaduta.

Il punto di partenza è una buona notizia per chi deve incassare. Il vademecum ricorda che chiedere il pagamento è un trattamento lecito anche senza consenso, perché si basa sul legittimo interesse del creditore (articolo 6, comma 1, lettera f del GDPR). Il limite è la dignità del debitore: il ritardo può dipendere da una difficoltà o da una dimenticanza, e non deve diventare un fatto noto ad altri.

Cosa è vietato e cosa è lecito

Il Garante elenca come illecite queste modalità di contatto e sollecito:

• comunicare il mancato pagamento a familiari, conviventi, colleghi o vicini, e fare pressioni indebite sul debitore;
• visite a casa o sul posto di lavoro in cui si parla del debito con altre persone;
• telefonate di sollecito preregistrate, senza un operatore, perché può rispondere qualcun altro e venire a sapere del debito;
• cartoline o buste con scritto all’esterno «recupero crediti» o formule simili;
• avvisi di mora attaccati alla porta di casa o nell’androne del condominio.

È lecito invece cercare il debitore, anche al lavoro, senza nominare il debito: il vademecum porta l’esempio «cerchiamo il Sig. X per pratiche amministrative che lo riguardano». I dati da usare sono quelli necessari: anagrafica, codice fiscale o partita Iva, importo, condizioni di pagamento e recapiti, anche telefonici. Se affidi il recupero a un’agenzia o a un avvocato, devi passare i dati dei soli debitori, non l’intero archivio clienti, e controllare periodicamente come li usano.

Due precisazioni sui diritti del debitore sono utili a chiunque. La cancellazione dei dati non è assoluta: puoi conservarli anche a recupero concluso, per obblighi di legge o per difenderti in caso di reclamo. E il diritto di opposizione non serve a scegliere il canale: secondo il Garante non si può usare per chiedere di essere contattati solo via email o solo tramite il proprio avvocato. Vale invece, per esempio, se il numero intestato al debitore è usato da un’altra persona.

Cosa è verificato e cosa no

Verificato alla fonte: il testo del vademecum (PDF del Garante, doc. web n. 10300613, settembre 2026) e la newsletter n. 552 del 30 settembre 2026, letti il 1° ottobre 2026. Il vademecum richiama il provvedimento generale del 30 novembre 2005 e decisioni fino al 28 maggio 2026. Non c’è nel testo: nessuna regola specifica su WhatsApp, email o chat, né limiti di orario o di numero di solleciti. Il sottotitolo della newsletter cita gli sms tra le prassi invasive, ma il vademecum non li tratta in un punto a parte. Quello che scriviamo qui sotto sulle chat è la nostra applicazione dei principi del Garante, non una sua indicazione.

Chi riguarda

• Chi fattura a clienti privati e sollecita da sé: studi professionali, palestre, scuole, artigiani, noleggi.
• Chi manda promemoria automatici di pagamento da un gestionale o da una piattaforma di messaggistica.
• Chi affida le pratiche scadute a un’agenzia di recupero o a un legale.
• Chi usa chiamate automatiche o voci registrate per avvisare i clienti.

La soluzione: un sollecito che arriva solo al debitore

Il criterio del Garante è uno: l’informazione sul debito deve arrivare solo alla persona interessata. In una chat si traduce in pochi accorgimenti pratici. Scrivi al numero che il cliente ti ha dato per il contratto, mai in un gruppo e mai a un parente. Tieni l’anteprima neutra: la prima riga di un messaggio compare spesso sullo schermo bloccato, quindi «Un aggiornamento sulla tua pratica» è meglio di «Fattura scaduta: 180 euro». Se il numero risponde qualcun altro, fermati e non spiegare il motivo, come nell’esempio della «pratica amministrativa». Lo stesso ragionamento vale per le chiamate automatiche: la ragione del divieto, cioè che può rispondere un’altra persona, non cambia se la voce è registrata o sintetica.

Sul tono e sui tempi resta valida la scaletta in tre messaggi che abbiamo descritto a febbraio: promemoria gentile alla scadenza, sollecito qualche giorno dopo, ultimo avviso fermo ma educato, e stop appena il cliente risponde con un accordo. Ricorda anche il vincolo tecnico di WhatsApp: se il cliente non ti ha scritto nelle ultime 24 ore, puoi contattarlo solo con un modello approvato da Meta (come spiega la guida sulla finestra di 24 ore), e il modello va registrato nella categoria giusta tra quelle descritte nella pagina sulle categorie dei messaggi WhatsApp.

Se fatturi con Fatture in Cloud e usi SendApp, l’integrazione con Fatture in Cloud manda la fattura su WhatsApp quando la emetti e programma i promemoria prima e dopo la scadenza, con i modelli che scegli tu; quando la fattura risulta pagata, i promemoria in coda vengono annullati. Le condizioni scritte nella guida: accesso in sola lettura, valgono solo le fatture create dopo il collegamento, e servono modelli WhatsApp approvati. Il testo dei modelli lo decidi tu: è lì che metti in pratica l’anteprima neutra.

Cosa fare adesso

• Rileggi i modelli di sollecito che usi: togli importi e parole come «insoluto» dalla prima riga.
• Controlla che i promemoria partano solo verso il numero del cliente, mai verso gruppi o numeri di familiari.
• Se usi chiamate automatiche per i solleciti, sostituiscile con un operatore o con un messaggio scritto.
• Se lavori con un’agenzia di recupero, passale solo i dati dei clienti in ritardo e chiedi un resoconto periodico.
• Distingui chi chiede di non ricevere promozioni da chi contesta un sollecito: sono due richieste diverse, come spiega l’articolo sul cliente che scrive «STOP».
• Se sei un professionista, trovi altri esempi di messaggi per clienti e scadenze nella guida WhatsApp per avvocati e commercialisti.

Prima di mandare un sollecito, chiediti: se lo leggesse un’altra persona dallo schermo del telefono, capirebbe che il cliente ti deve dei soldi? Se la risposta è sì, riscrivi la prima riga.

Fonti: Garante per la protezione dei dati personali, vademecum «Privacy e recupero crediti», settembre 2026 (doc. web n. 10300613); newsletter n. 552 del 30 settembre 2026. Ultima verifica delle fonti: 1° ottobre 2026.