Conectar AlfaDocs con SendApp: recordatorios y avisos de revisión automáticos para la clínica

Es para clínicas dentales, odontólogos, policlínicas y centros médicos que ya trabajan con AlfaDocs y quieren reducir las ausencias sin cambiar de hábitos. La forma de trabajar no cambia: la agenda sigue en AlfaDocs y se sigue reservando allí. SendApp tiene acceso de solo lectura.

La agenda llega a SendApp

Cada cita se convierte en una fila de la Agenda de SendApp, con nombre del paciente, fecha, hora, tipo de prestación y médico. Si una cita se mueve en AlfaDocs, se mueve también aquí; si se anula, se anula también aquí.

Los recordatorios salen solos

Hasta cinco reglas. Ejemplo típico: una plantilla de WhatsApp el día antes y un SMS dos horas antes. Cuando la visita se mueve, el recordatorio se mueve con ella; cuando se anula, el recordatorio se anula. El paciente nunca recibe un recordatorio de una visita que ya no existe.

Los avisos hacen volver a los pacientes

Quien no viene desde hace seis meses y no tiene citas futuras recibe una invitación a reservar, con un tope diario para no saturar la recepción y respetando el consentimiento de marketing leído en la ficha del paciente.

La agenda de contactos se rellena sola

Nombre, teléfono, email y fecha de nacimiento acaban en los Contactos de SendApp con la etiqueta AlfaDocs, listos para campañas y automatizaciones.

Hace falta una clave API de AlfaDocs. La genera la clínica en un minuto.

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   Crea la clave en AlfaDocs

   En AlfaDocs ve a Ajustes → Clínica → Claves y pulsa el botón + para generar una nueva. AlfaDocs muestra la clave una sola vez: cópiala de inmediato; si cierras la ventana tendrás que generar otra.

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   Pégala en SendApp

   En SendApp ve a Aplicaciones → AlfaDocs → Conectar ahora. Pega la clave y elige la zona horaria de la clínica: sirve para decidir cuándo sale un recordatorio.

   
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   La primera sincronización

   SendApp comprueba la clave, reconoce la clínica y empieza a leer la agenda. Las primeras citas aparecen en pocos segundos; el historial continúa en segundo plano.

   

La clave vale para un solo archivo. Si la clínica tiene más de uno, hay que crearla desde el archivo cuyas citas quieres sincronizar, y conectar cada archivo a una cuenta SendApp distinta.

Se añaden desde Recordatorios antes de la visita → Añadir regla. Para cada regla eliges tres cosas:

En el texto usas los marcadores, que SendApp sustituye para cada paciente: {first_name}, {name}, {appointment_date}, {appointment_time}, {operator}. Ejemplo: “Hola {first_name}, te esperamos el {appointment_date} a las {appointment_time} en Studio Sorriso.”

La vista previa muestra el mensaje tal como lo recibirá el paciente y el botón de prueba lo envía a un número elegido: úsalo antes de activar la regla. También hay un interruptor para saltar a los pacientes a los que AlfaDocs ya envía el recordatorio por SMS o email, así nadie lo recibe dos veces.

Una regla que caería en el pasado se salta. Si configuras “un día antes” y la visita es dentro de dos horas, ese recordatorio no sale: llegaría tarde y el paciente lo leería como un error.

Sirven para hacer volver a quien lleva tiempo sin venir. Se activan desde Avisos.

1. Las cifras de arriba: citas sincronizadas, cuántas en los próximos 7 días, recordatorios programados, avisos. Si siguen a cero tras unos minutos, algo falla.
2. Las próximas citas: la lista de las próximas visitas leídas de AlfaDocs, con los recordatorios previstos para cada una. Aquí ves enseguida si las reglas enganchan las citas correctas.
3. El historial de sincronizaciones: cada pasada, con lo que se ha leído, creado, actualizado o anulado. Si hay un problema aparece aquí, con un mensaje claro.

En la Agenda cada cita importada lleva la insignia AlfaDocs, así se distingue de las introducidas a mano.

• Solo lectura: no se puede reservar desde SendApp en AlfaDocs.
• Una clave, un archivo: las clínicas con varios archivos se conectan por separado.
• Hasta 5 reglas de recordatorio por clínica.
• No es instantáneo: AlfaDocs no avisa cuando algo cambia, así que SendApp comprueba cada pocos minutos. Una cita reservada ahora aparece en la siguiente pasada.
• Los recordatorios ya pasados no se recuperan: al activar la integración hoy, las visitas de mañana por la mañana podrían no recibir el recordatorio “un día antes”.