Collegare AlfaDocs a SendApp: promemoria e richiami automatici per lo studio

Serve a studi dentistici, odontoiatri, poliambulatori e centri medici che già lavorano con AlfaDocs e vogliono ridurre le assenze senza cambiare abitudini. Non cambia il modo di lavorare dello studio: l’agenda resta su AlfaDocs, si continua a prenotare lì. SendApp ha un accesso in sola lettura.

L’agenda arriva in SendApp

Ogni appuntamento diventa una riga nell’Agenda SendApp, con nome del paziente, data, ora, tipo di prestazione e medico. Se un appuntamento viene spostato su AlfaDocs si sposta anche qui; se viene annullato, viene annullato anche qui.

I promemoria partono da soli

Fino a cinque regole. Esempio tipico: un template WhatsApp il giorno prima e un SMS due ore prima. Quando la visita si sposta, il promemoria si sposta con lei; quando viene annullata, il promemoria viene annullato. Il paziente non riceve mai un promemoria per una visita che non c’è più.

I richiami fanno tornare i pazienti

Chi non viene da sei mesi e non ha appuntamenti futuri riceve un invito a prenotare, con un tetto giornaliero per non intasare la reception e nel rispetto del consenso marketing letto dalla scheda del paziente.

La rubrica si popola da sola

Nome, telefono, email e data di nascita finiscono nei Contatti SendApp con il tag AlfaDocs, pronti per campagne e automazioni.

Serve una chiave API di AlfaDocs. La genera lo studio, in un minuto.

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   Crea la chiave in AlfaDocs

   In AlfaDocs vai su Impostazioni → Studio → Chiavi e premi il pulsante + per generarne una nuova. AlfaDocs mostra la chiave una volta sola: copiala subito, se chiudi la finestra devi generarne un’altra.

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   Incollala in SendApp

   In SendApp vai su Applicazioni → AlfaDocs → Collega ora. Incolla la chiave e scegli il fuso orario dello studio: serve a decidere quando parte un promemoria.

   
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   La prima sincronizzazione

   SendApp verifica la chiave, riconosce lo studio e comincia a leggere l’agenda. I primi appuntamenti compaiono in pochi secondi; lo storico continua in background.

   

La chiave vale per un solo archivio. Se lo studio ne ha più di uno, va creata dall’archivio di cui vuoi sincronizzare gli appuntamenti, e ogni archivio va collegato a un account SendApp separato.

Si aggiungono da Promemoria prima della visita → Aggiungi regola. Per ogni regola scegli tre cose:

Nel testo usi i segnaposto, che SendApp sostituisce per ogni paziente: {first_name}, {name}, {appointment_date}, {appointment_time}, {operator}. Esempio: “Ciao {first_name}, ti aspettiamo il {appointment_date} alle {appointment_time} allo Studio Sorriso.”

L’anteprima mostra il messaggio come lo riceverà il paziente e il pulsante di prova lo invia a un numero scelto: usalo prima di attivare la regola. C’è anche un interruttore per saltare i pazienti a cui AlfaDocs manda già il promemoria via SMS o email, così nessuno lo riceve due volte.

Una regola che cadrebbe nel passato viene saltata. Se imposti “un giorno prima” e la visita è tra due ore, quel promemoria non parte: arriverebbe in ritardo e il paziente lo leggerebbe come un errore.

Servono a far tornare chi non si vede da un po’. Si attivano da Richiami.

1. I numeri in alto: appuntamenti sincronizzati, quanti nei prossimi 7 giorni, promemoria programmati, richiami. Se sono a zero dopo qualche minuto, qualcosa non va.
2. I prossimi appuntamenti: l’elenco delle prossime visite lette da AlfaDocs, con i promemoria previsti per ciascuna. Qui vedi subito se le regole agganciano gli appuntamenti giusti.
3. Lo storico sincronizzazioni: ogni passaggio, con cosa è stato letto, creato, aggiornato o annullato. Se c’è un problema compare qui, con un messaggio in italiano.

In Agenda ogni appuntamento importato porta il badge AlfaDocs, così si distingue da quelli inseriti a mano.

• Sola lettura: non si può prenotare da SendApp su AlfaDocs.
• Una chiave, un archivio: studi con più archivi vanno collegati separatamente.
• Fino a 5 regole promemoria per studio.
• Non è istantaneo: AlfaDocs non avvisa quando qualcosa cambia, quindi SendApp controlla ogni pochi minuti. Un appuntamento preso adesso compare entro il giro successivo.
• I promemoria già passati non si recuperano: attivando l’integrazione oggi, le visite di domani mattina potrebbero non ricevere il promemoria “un giorno prima”.