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Caparra o acconto per chi prenota in chat: la parola che decide cosa succede se il cliente non viene

Perché conta

Un tavolo da dodici il sabato sera, una seduta di tre ore dal tatuatore, un trattamento lungo in un centro estetico: quando il cliente non si presenta, il posto resta vuoto e nessuno lo paga. Molte attività hanno cominciato a chiedere un anticipo a chi prenota, e oggi la richiesta passa quasi sempre dalla chat: «Per confermare le chiediamo 50 € di anticipo». È una mossa sensata, che si affianca ai promemoria e non li sostituisce (il fenomeno ha anche un nome, no-show).

Il punto che quasi tutti trascurano è la parola. «Anticipo», «acconto», «caparra» sembrano sinonimi, e invece per il codice civile portano a conseguenze diverse proprio nel momento che ti interessa: quando il cliente non viene, o quando sei tu a dover annullare. Il messaggio che mandi in chat è anche il testo che, in caso di discussione, dice che cosa avevate concordato.

Come funziona: acconto, caparra confirmatoria, caparra penitenziale

1. L’acconto è solo una parte del prezzo

L’acconto è un pagamento anticipato di una parte di quello che il cliente ti dovrà. Il codice civile non gli dà una funzione propria: se la prestazione salta, la lettura corrente è che va di regola restituito, e l’eventuale danno subito va chiesto e dimostrato secondo le norme generali. Se scrivi «acconto» pensando di poterlo tenere quando il cliente sparisce, stai probabilmente scrivendo la parola sbagliata.

2. La caparra confirmatoria vale nei due sensi

L’articolo 1385 del codice civile dice che la caparra versata alla conclusione del contratto, se tutto va come previsto, si restituisce o si scala dal prezzo. Se è inadempiente chi l’ha versata, l’altra parte può recedere e trattenerla; se invece è inadempiente chi l’ha ricevuta, l’altra parte può recedere ed esigere il doppio. Tradotto: se il cliente non si presenta tieni i 50 €, ma se sei tu a cancellare la prenotazione il cliente può chiederti 100 €. La Corte costituzionale, nell’ordinanza n. 248 del 2013, ricorda richiamando le Sezioni unite della Cassazione (sentenza n. 533 del 2009) che serve un inadempimento imputabile e di non scarsa importanza: un ritardo di dieci minuti non basta.

3. La caparra penitenziale è il prezzo della disdetta

L’articolo 1386 prevede un’altra strada: se nel contratto è previsto il diritto di recedere, la caparra ha «la sola funzione di corrispettivo del recesso». Chi recede perde la caparra data, oppure restituisce il doppio di quella ricevuta. È la formula adatta quando vuoi dire chiaramente al cliente: puoi disdire quando vuoi, il costo della disdetta è questo.

4. Con i consumatori ci sono due limiti in più

Quando il cliente è un privato si applica anche il Codice del consumo. L’articolo 33, comma 2, considera vessatorie fino a prova contraria le clausole che ti permettono di trattenere una somma se il consumatore non conclude il contratto o recede, «senza prevedere il diritto del consumatore di esigere» il doppio se sei tu a non adempiere (lettera e), e quelle che impongono una penale «manifestamente eccessiva» (lettera f). Nella stessa ordinanza la Corte costituzionale ricorda che il giudice può rilevare anche d’ufficio la nullità di una clausola gravemente sbilanciata. In pratica: la regola del doppio va scritta, e l’importo deve stare in proporzione al danno che un posto vuoto ti causa davvero.

5. Il recesso di 14 giorni non vale per tutto

Una prenotazione fatta in chat è un contratto a distanza, e per quelli il consumatore ha di norma 14 giorni per ripensarci. L’articolo 59, comma 1, lettera n) del Codice del consumo esclude però, tra gli altri, i servizi di catering e quelli «riguardanti le attività del tempo libero» quando il contratto prevede una data o un periodo specifici. Una cena di gruppo o un evento con data fissa rientrano verosimilmente nell’esclusione; per altri servizi, come un trattamento estetico o una seduta da un professionista, la risposta non è scontata ed è meglio chiederla al proprio consulente.

Gli errori da evitare

• Scrivere solo «anticipo» senza dire che cosa succede se la prenotazione salta: in caso di discussione il messaggio non aiuta nessuno.
• Chiedere una caparra a un privato senza scrivere che, se annulli tu, gli restituisci il doppio.
• Fissare un importo pari o vicino al prezzo intero per un servizio che puoi rivendere facilmente: è il genere di cifra che rischia di essere giudicata eccessiva.
• Mandare le condizioni dopo il pagamento. Il cliente deve leggerle prima di pagare, nello stesso messaggio in cui chiedi la somma.
• Pubblicare l’IBAN nel gruppo dell’evento o cambiarlo con un messaggio: è il varco preferito dalle truffe, come spieghiamo anche a proposito della fattura mandata su WhatsApp.
• Trattenere la caparra per un ritardo minimo o per una disdetta arrivata con largo anticipo, se le condizioni che hai scritto non lo prevedono.

Un esempio concreto

Esempio illustrativo, non un caso reale. Una trattoria riceve in chat la richiesta per un tavolo da dodici il sabato alle 20:30. Per i gruppi oltre le otto persone chiede una caparra di 10 € a testa, e lo scrive così, prima di inviare i dati per il pagamento: «Per confermare il tavolo le chiediamo una caparra confirmatoria di 120 €, che scaleremo dal conto. Se il gruppo non si presenta o disdice dopo giovedì alle 18, la tratteniamo. Se dovessimo annullare noi, le restituiamo il doppio. Disdetta gratuita fino a giovedì alle 18, con restituzione dell’intera caparra. Se è d’accordo le mando i dati per il bonifico».

Il cliente risponde «d’accordo», paga, e la conferma resta scritta nella stessa conversazione. Il giovedì mattina parte un promemoria che ricorda l’orario e la scadenza della disdetta gratuita, con il metodo descritto nella guida ai promemoria degli appuntamenti su WhatsApp. Il giorno dopo la cena, il ringraziamento. Per chi preferisce pagare con un link invece del bonifico, abbiamo raccolto le opzioni nel pezzo sui pagamenti in chat.

Come lo fai con uno strumento come SendApp

In SendApp le prenotazioni stanno nell’Agenda: puoi condividere un link di prenotazione (sul sito, nella bio di Instagram o in chat), ritrovare ogni appuntamento con contatto, data, ora e note, e impostare un promemoria automatico prima dell’appuntamento sul canale che preferisci, anche sincronizzando Google Calendar. La caparra la incassi con il tuo strumento di pagamento abituale; il testo con le condizioni lo puoi salvare tra le risposte rapide della casella, così è sempre lo stesso per tutti. Il piano Professional costa 19 € al mese (16 € con fatturazione annuale) e comprende 1.000 contatti e 10.000 messaggi; sui messaggi WhatsApp si aggiungono le tariffe Meta, senza ricarichi. Se hai un locale, gli altri casi d’uso sono nella pagina dedicata alla ristorazione.

Cosa fare adesso

• Decidi se ti serve una caparra confirmatoria o penitenziale, e usa quella parola nel messaggio.
• Scrivi una volta sola il testo delle condizioni: importo, quando si perde, il doppio se annulli tu, fino a quando la disdetta è gratuita.
• Tieni l’importo proporzionato al danno reale di un posto vuoto.
• Manda le condizioni prima dei dati di pagamento e aspetta un «sì» scritto.
• Aggiungi un promemoria che ricordi anche la scadenza della disdetta gratuita.

Metti la scadenza della disdetta gratuita in giorno e ora («entro giovedì alle 18»), non in ore di anticipo («48 ore prima»): il cliente non deve fare calcoli, e nessuno discute su quando scadevano le 48 ore.

Ultima verifica: 13 ottobre 2026. Fonti: articoli 1385 e 1386 del codice civile; articoli 33 e 59 del Codice del consumo (d.lgs. 206/2005) su Normattiva; ordinanza della Corte costituzionale n. 248 del 2013. Informazione generale, non consulenza legale: per le condizioni della tua attività senti un avvocato o la tua associazione di categoria.