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Mandare la fattura su WhatsApp: cosa vale come fattura e cosa è solo una copia

Perché conta

Il cliente chiede: «Mi manda la fattura su WhatsApp?». È la richiesta più normale del mondo, per un idraulico come per uno studio di grafica, e quasi tutti rispondono inviando un PDF. Il problema è che quel PDF, da solo, non è una fattura. In Italia la fattura tra operatori residenti e verso i consumatori si emette in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, e dal 1° gennaio 2024 l’obbligo vale per tutti i contribuenti in regime forfettario, come spiega la pagina dell’Agenzia «Fattura elettronica per i forfettari».

Quindi su WhatsApp viaggia una copia. Va benissimo, anzi in certi casi la copia è obbligatoria, ma bisogna sapere quando, cosa scriverci accanto e quali errori trasformano una comodità in un guaio: una fattura mai trasmessa, un documento mandato alla persona sbagliata, un bonifico finito sul conto di un truffatore.

Come funziona: le regole da conoscere

1. La fattura esiste solo se passa dallo SdI

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (n. 89757, testo coordinato pubblicato sul sito dell’Agenzia) stabilisce al punto 4.1 che la data di emissione è quella scritta nel campo «Data» del file, e che la fattura scartata dallo SdI «si considera non emessa». Un PDF fatto con un programma di videoscrittura e spedito in chat non è mai passato dallo SdI: per il fisco quella fattura non c’è. Prima si trasmette, poi si manda la copia.

2. Al cliente privato la copia va data comunque

Quando il cliente è un consumatore finale, lo SdI non gli recapita niente a casa: mette la fattura nella sua area riservata del sito dell’Agenzia. Per questo il punto 3.4, lettera c) del provvedimento dice che chi emette la fattura «consegna direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica», comunicando nello stesso momento che l’originale è disponibile nell’area riservata. Il provvedimento non nomina canali: che la copia informatica possa essere un PDF inviato su WhatsApp è una lettura nostra, la stessa che vale per l’email. Quello che conta è la frase accanto, che molti dimenticano.

3. Clienti con partita IVA senza codice destinatario

Se un cliente con partita IVA non ti ha dato codice destinatario né PEC, o è nel regime forfettario o di vantaggio, oppure è un produttore agricolo in regime di esonero, la fattura finisce nella sua area riservata. Lo stesso provvedimento (punto 3.4, lettere d ed e) ti chiede di avvisarlo tempestivamente «per vie diverse dal SdI», e precisa che l’avviso si può fare anche consegnando una copia della fattura. Anche qui un messaggio individuale è un modo pratico per farlo.

4. Le prestazioni sanitarie seguono un’altra strada

Le FAQ dell’Agenzia sugli esoneri spiegano che per le prestazioni sanitarie i cui dati vanno al Sistema Tessera Sanitaria resta il divieto di emettere la fattura elettronica tramite lo SdI. Per uno studio medico o un fisioterapista, quindi, il ragionamento di questo articolo non si applica così com’è: la forma del documento va decisa con il commercialista, e il fatto stesso di aver ricevuto una prestazione sanitaria è un dato delicato, da mandare solo al paziente e solo al numero che ha indicato lui.

Gli errori da evitare

• Mandare il PDF prima di trasmettere la fattura allo SdI, o al posto della trasmissione: la fattura risulta non emessa.
• Mandare la copia al cliente privato senza dirgli che l’originale è nella sua area riservata dell’Agenzia.
• Inviare la fattura nel gruppo del cantiere, della classe o del condominio: importo, nome e indirizzo li leggono tutti. La fattura va in chat individuale, come ricordiamo nella guida al GDPR con WhatsApp Business.
• Scrivere in chat «da oggi il nostro IBAN è cambiato». È il trucco preferito di chi si inserisce in una conversazione per dirottare i bonifici: l’IBAN si scrive nella fattura, e un cambio si conferma con una telefonata a un numero che il cliente già conosce.
• Sollecitare un pagamento con toni minacciosi o davanti ad altri: le regole del Garante su questo le abbiamo raccolte nel pezzo sui solleciti di pagamento e la privacy.
• Usare il numero personale e poi cambiare telefono: lo storico delle copie inviate rischia di restare sul vecchio apparecchio, mentre l’originale resta comunque nell’area riservata dell’Agenzia.

Un esempio concreto

Esempio illustrativo, non un caso reale. Marco fa l’idraulico in regime forfettario. Il giorno prima dell’intervento aveva mandato il preventivo in chat, con il metodo che descriviamo nella guida per recuperare i preventivi rimasti senza risposta. Finito il lavoro, emette la fattura elettronica dal suo programma, che la trasmette allo SdI. Poi scrive alla cliente, in chat individuale: «Buongiorno signora Rossi, le allego la copia della fattura n. 87 di 240 €. L’originale elettronico lo trova anche nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e corrispettivi. Il bonifico va all’IBAN indicato in fattura, scadenza 30 giorni. Grazie!».

Una settimana prima della scadenza parte un promemoria gentile, scritto come spieghiamo nella guida ai promemoria di pagamento su WhatsApp. Se il bonifico arriva prima, il promemoria non parte. Tre messaggi in tutto, ognuno con una ragione precisa.

Come lo fai con uno strumento come SendApp

Se le fatture le emetti con Fatture in Cloud, l’integrazione con SendApp legge in sola lettura le fatture emesse e l’anagrafica dei clienti (non crea, non modifica e non cancella niente) e ti fa impostare tre regole: messaggio alla fattura emessa, promemoria prima della scadenza, sollecito dopo. Per ogni regola scegli canale e testo, e su WhatsApp serve un template approvato da Meta, dove puoi già scrivere la frase sull’area riservata. Le condizioni sono scritte nella guida ufficiale: vale solo per le fatture emesse dal giorno del collegamento in poi e i solleciti in programma si annullano appena la fattura risulta pagata. Il piano Professional costa 19 € al mese (16 € con fatturazione annuale) per 1.000 contatti e 10.000 messaggi, più le tariffe Meta dei template, senza ricarichi. Se hai uno studio, dal commercialista al consulente, i casi d’uso più vicini al tuo lavoro sono nella pagina dedicata agli studi professionali.

Cosa fare adesso

• Controlla l’ordine: prima la trasmissione allo SdI, poi la copia in chat.
• Prepara una frase fissa per i clienti privati che dica dove trovano l’originale.
• Togli fatture e importi dai gruppi: solo chat individuali.
• Decidi una regola sull’IBAN e scrivila ai clienti: non lo cambiamo mai via messaggio.
• Se hai uno studio sanitario, chiedi al commercialista come consegnare i documenti prima di usare la chat.

Nella copia mandata in chat aggiungi il numero della fattura nel testo del messaggio, non solo nel PDF: quando il cliente cerca «fattura 87» nella chat la ritrova subito, e anche tu.

Ultima verifica: 12 ottobre 2026. Fonti: provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 n. 89757 (testo coordinato), pagina «Fattura elettronica per i forfettari» e FAQ sugli esoneri del sito dell’Agenzia, guida ufficiale dell’integrazione Fatture in Cloud di SendApp. Informazione generale, non consulenza fiscale: per il tuo caso senti il commercialista.