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WhatsApp per amministratori di condominio: cosa si può scrivere, a chi, e cosa no

Perché conta

Per un amministratore di condominio WhatsApp è già il canale principale, che lo voglia o no. I condomini scrivono alle undici di sera per l’ascensore fermo, mandano la foto della macchia sul soffitto, chiedono quando scade la rata. Spesso esiste un gruppo del palazzo, creato da qualcuno anni fa, dove l’amministratore è stato aggiunto e dove finisce di tutto: avvisi utili, lamentele sul vicino, a volte il nome di chi non paga.

Il problema è che nel condominio valgono due regole precise che WhatsApp non conosce. La prima è nel Codice civile: certe comunicazioni hanno una forma obbligata, e se la sbagli la delibera si può impugnare. La seconda è la privacy: il Garante ha spiegato da tempo che cosa può stare in uno spazio comune e cosa no, e un gruppo con quaranta condomini assomiglia molto più alla bacheca dell’androne che a una telefonata.

Come funziona: le regole da conoscere

1. La convocazione dell’assemblea non passa da WhatsApp

L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, nel testo vigente su Normattiva, dice che l’avviso di convocazione va comunicato almeno cinque giorni prima della prima convocazione «a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano», con ordine del giorno, luogo e ora oppure, se l’assemblea è in videoconferenza, la piattaforma e l’ora. Una convocazione omessa, tardiva o incompleta rende la delibera annullabile su richiesta di chi è stato convocato male. WhatsApp non è nell’elenco: un messaggio può ricordare l’assemblea, ma non sostituisce l’avviso.

Lo stesso articolo ammette l’assemblea in videoconferenza, anche se il regolamento non la prevede, con il consenso della maggioranza dei condomini. Il verbale va poi trasmesso a tutti con le stesse formalità della convocazione: di nuovo, non con un messaggio in chat.

2. Il gruppo del palazzo è una bacheca

Il vademecum del Garante «Il condominio e la privacy» dice che la bacheca serve per gli avvisi di carattere generale, come un guasto agli impianti, e non per le comunicazioni che riguardano un singolo condomino. Gli esempi vietati sono chiari: «il sig. Rossi è pregato di passare per le quote», l’invito alla signora Bianchi a non far giocare i figli in cortile, la targa e il posto auto di qualcuno. Per le comunicazioni personali servono modi che non le facciano conoscere agli altri. Il vademecum non parla di WhatsApp, perché è del 2013: applicare le stesse regole al gruppo è una nostra lettura, ma il criterio è lo stesso, cioè quante persone leggono il messaggio.

3. I morosi: in assemblea e nel rendiconto, non in chat

Sempre secondo il Garante, le morosità si possono comunicare agli altri condomini nel rendiconto annuale, su richiesta di un condomino che esercita il suo diritto di controllo, oppure discuterne in assemblea. Non si possono esporre avvisi di mora negli spazi comuni accessibili a terzi, e i dati dei morosi si danno all’esterno solo nei casi previsti dalla legge, come ai creditori del condominio che li chiedono. Il sollecito al singolo si fa a lui, in privato: sul tono e sul contenuto di un sollecito trovi i dettagli nel nostro pezzo sul vademecum del Garante per il recupero crediti.

4. Il numero di cellulare va usato con misura

Il vademecum ammette l’uso di telefono ed email dei condomini se sono negli elenchi pubblici o se la persona li ha dati, ma chiede proporzionalità su frequenza e orari: bene per necessità e urgenze, «massimo discernimento» per le attività ordinarie, e mai comunicarli a terzi. Il documento è anteriore al GDPR, quindi va letto con le regole attuali, che per chi usa WhatsApp in un’attività abbiamo raccolto nella guida al GDPR con WhatsApp Business.

Gli errori da evitare

• Mandare la convocazione solo su WhatsApp e considerarla fatta: la delibera resta impugnabile.
• Scrivere nel gruppo «chi non ha ancora pagato la rata di settembre» seguito dall’elenco dei nomi.
• Rispondere nel gruppo a una richiesta personale, per esempio sul saldo di un condomino o sul suo contratto d’affitto.
• Usare il gruppo del palazzo per discutere decisioni di spesa al posto dell’assemblea.
• Aggiungere al gruppo chi ha chiesto di non esserci, o chi ha venduto ed è andato via: se qualcuno chiede di non ricevere più messaggi, la richiesta va rispettata, come spieghiamo nel pezzo su cosa fare quando il cliente scrive «STOP».
• Scrivere ai condomini a qualsiasi ora per cose che possono aspettare il giorno dopo.

Un esempio concreto

L’esempio è illustrativo: non racconta un caso reale. Uno studio che amministra dodici palazzi riceve ogni settimana decine di messaggi sul numero personale dell’amministratore. Decide di separare i canali. Per ogni palazzo apre un canale WhatsApp in sola lettura, dove pubblica solo avvisi generali: «Giovedì 16 dalle 9 alle 13 manca l’acqua per la sostituzione della colonna». Nei canali, come ha spiegato WhatsApp nel blog dell’8 giugno 2023, i follower non vedono il numero degli altri follower né quello dell’amministratore, e nessuno può rispondere sotto l’avviso: niente discussioni né nomi esposti. Visto che il link di un canale può girare anche fuori dal palazzo, lo studio lo tratta come la bacheca dell’androne e non ci mette mai dati di una persona.

Le domande dei singoli arrivano invece al numero dello studio, in chat privata. La segretaria risponde alle cose semplici (orari dell’ufficio, IBAN del condominio, dove trovare il regolamento), passa all’amministratore i guasti urgenti, e quando un condomino chiede del proprio debito risponde solo a lui. Per le assemblee resta la PEC o la raccomandata, con un promemoria in chat due giorni prima. Le chat restano allo studio anche quando cambia la persona che le segue.

Come lo fai con uno strumento come SendApp

Uno strumento come SendApp Agent si collega al numero dello studio tramite l’API ufficiale di Meta, anche in coesistenza con l’app WhatsApp Business, e mette i messaggi di tutti i palazzi in una casella condivisa fra più persone, dove una conversazione si può passare dalla segretaria all’amministratore. Ogni collaboratore entra come operatore con i suoi permessi, come descrive la guida a operatori e permessi, quindi nessuno usa il telefono di un altro. Le domande fisse, come gli orari dell’ufficio o il codice IBAN, si possono affidare a risposte automatiche a parole chiave, e un tag per palazzo aiuta a ritrovare le chat. Il piano Professional costa 19 euro al mese (16 con fatturazione annuale) con un operatore; il Business 49 euro al mese (40 annuale) con 5 operatori. Si prova per 7 giorni senza carta di credito.

Cosa fare adesso

• Controlla come mandi le convocazioni: se una sola è partita solo in chat, rimandala con uno dei mezzi dell’articolo 66.
• Rileggi l’ultimo mese del gruppo di ogni palazzo e togli i messaggi con nomi, importi o targhe.
• Scrivi tre righe di regole per il gruppo: avvisi generali sì, questioni personali in privato, decisioni in assemblea.
• Separa il numero personale da quello dello studio, così le chat non si perdono quando cambia chi le segue.
• Prepara due o tre risposte pronte per le domande che arrivano sempre: orari, IBAN, come segnalare un guasto.

Prima di premere invio nel gruppo del palazzo, chiediti se attaccheresti lo stesso foglio nell’androne. Se la risposta è no, quel messaggio va in chat privata.

Fonti: Regio decreto 30 marzo 1942, n. 318, disposizioni di attuazione del Codice civile, art. 66, testo vigente su Normattiva; Garante per la protezione dei dati personali, vademecum «Il condominio e la privacy» (doc. web 2680240, settembre 2013), che il Garante stesso indica come anteriore al GDPR e da leggere tenendone conto; blog WhatsApp, «Introducing WhatsApp Channels», 8 giugno 2023. Questo articolo è un’informazione generale, non una consulenza legale. Ultima verifica: 10 ottobre 2026.